Размер суточных при командировках и их расчет

В 2021 году командировочные удостоверения не выписывают, их отменили несколько лет тому назад. Сейчас фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Для направления работника в командировку достаточно оформить приказ директора и подготовить авансовый отчет о командировке, который и будет подтверждать даты начала и окончания командировки.

Но организация вправе по своему желанию оформлять командировочные удостоверения. Бланк можно разработать самостоятельно или использовать ранее действовавшую форму Т-10.

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.

Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).

Как учесть расходы суточных при оплате налогов?

Работодатель с суточных, не превышающих лимит, не удерживает НДФЛ, а также не отражает их в налоговых декларациях.

С превышающих пределы денежных средств необходимо исчислить налог и взносы в ПФР и ФСС (за исключением взносов на травматизм). Они подлежат отражению в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Таблица 2. Налогообложение суточных сверх нормы в 2020 году:

Расчеты должны быть произведены в конце месяца представления работником авансового отчета по итогам командировки. К нему прилагаются все подтверждающие понесенные расходы в связи с исполнением служебного задания. Это:

• любой из подтверждающих наем жилого помещения документ (гостиничный счет, квитанции об оплате жилья, договор с частным лицом), где должно быть указано количество дней пребывания в этом помещении и стоимость одного дня проживания;
• проездные документы, выданные командированному по пути следования до места назначения и обратно (билеты, талоны и т.д.);
• иные документы в подтверждение понесенных расходов в связи с поездкой.

Согласно письма ФНС от 03.12.2009 № 3-2-09/362, расходование суточных не требуется подтверждать документально.

Суммы суточных, выплаченные сверх установленного лимита, облагаются НДФЛ и взносами. Работодатель обязан их исчислить и уплатить в бюджет. При неисполнении этого требования, налоговый орган применяет штрафные санкции в размере 20 % от недополученного размера налога и взносов (ст. 122, 123 НК РФ).

Суточные

Согласно п. 11 Постановления №749 суточные подлежат выплате:

• за каждый день нахождения сотрудника в командировке;
• за дни командировки, приходящиеся на выходные и праздники;
• за дни нахождения в пути и дни вынужденной остановки в пути;
• за дни больничного, если работник заболел во время командировки.

Специальных требований или ограничений на трату суточных нет.

Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 норма суточных за каждый день командировки для учреждений государственного сектора составляет 100 руб.

Однако существуют нормативы, при которых суточные не признаются доходом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Норма суточных не подлежащая обложению НДФЛ и страховыми взносами по территории РФ — 700 руб., по территории иностранного государства — 2 500 руб.

Пример.

Сотрудники отправлен в командировку на 4 дня в пределах РФ. Сотруднику за каждый день командировки положены суточные в размере 1000 руб.

Таким образом, всего сотруднику положено 4000 руб. (4 дня х 1 000 рублей). Из них: 2 800 руб. не являются доходом (4 для х 700 руб.), 1 200 руб. подлежат исчислению НДФЛ и страховых взносов.

Если работник направлен в однодневную командировку, работодатель производить компенсацию суточных не обязан. Суточные не выплачиваются, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

Продолжительность командировок

2.1. Продолжительность командировки работника (работников) определяется руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом), а в отношении руководителя учреждения – учредителем на основании целей и задач, которые предстоит решить работнику (работникам).
2.2. Продление срока командировки работника (работников) допускается в случае производственной необходимости на основании приказа руководителя учреждения (иного уполномоченного лица).

Отмена предстоящей командировки по причинам, не зависящим от работника, также оформляется приказом.

2.3. Досрочное возвращение работника из командировки ввиду различных причин согласовывается с непосредственным руководителем.

Оплата командировочных расходов производится за время фактического нахождения в командировке.

2.4. Фактическое время пребывания работника (работников) в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки, включая выходные и праздничные дни, приходящиеся на время командировки.

Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

2.5. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, вылета самолета, отхода автобуса, иного транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Время убытия и время прибытия транспортного средства определяется по местному времени.

2.6. Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути следования по независящим от него причинам и время на пересадки.

Факт задержки командированного в пути следования по не зависящим от него причинам должен быть заверен штампом и подписью должностного лица вокзала, станции, пристани, аэропорта.

2.7. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Вопрос о явке на работу в день отъезда и в день прибытия из командировки, равно как вопрос о предоставлении другого дня отдыха в случае отъезда работника в командировку по распоряжению руководителя в выходной день, решается по договоренности с непосредственным руководителем.

2.8. В случае временной нетрудоспособности работников во время командировки дни временной нетрудоспособности в продолжительность командировки не засчитываются. Факт временной нетрудоспособности, послуживший причиной несвоевременного прибытия работника из командировки, должен быть удостоверен в установленном порядке (выписан больничный лист). При временной нетрудоспособности работника в период командировки ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы на наем жилого помещения (за исключением того времени, когда работник находился на лечении в стационаре) в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.

Проезд

Работодатель компенсирует затраты на проезд командированного сотрудника в случаях:

• передвижения к месту командирования и обратно;
• передвижения между разными населенными пунктами в пределах командировки;
• передвижения к месту командирования от аэропорта, станции, пристани и обратно в случае нахождения их за чертой населенного пункта.

Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта, кроме такси. Но учреждение может установить ограничения или рекомендации в локальных нормативных актах по выбору транспорта.

Вывод

Командировка – это выполнение работником трудовых обязанностей за пределами обычного рабочего места.

Для направления работника в командировку необходимо издать приказ. Финансовые итоги поездки подводятся на основании авансового отчета.

Все экономически обоснованные и подтвержденные документами командировочные расходы уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль и аналогичным обязательным платежам. Если в затратах выделен НДС, то работодатель может взять его к вычету.

Некоторые командировочные выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Речь, в первую очередь, идет о сверхнормативных суточных и неподтвержденных документами затратах на жилье.

Отчитываемся за командировочные расходы

По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.

Также сотрудник должен предоставить следующие документы:

• по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
• по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;
• по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;
• суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.

Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).

Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег (письмо Минфина России от 22.01.16 № 03-03-06/1/2318; см. «Минфин напомнил, как определить курс валюты в целях учета затрат на оплату проживания в загранкомандировке»);
• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347; см. «Минфин: курс валюты, приобретенной работником в загранкомандировке, определяется по документам на ее покупку»);
• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях (письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836; см. «Как пересчитать валюту в рубли, если командированный работник не представил документы на ее покупку»).

Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.

ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно

Отражение в бухгалтерском учете

Счет

Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Приказ Минфина от 08.06.2018 №132н):

• суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
• компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
• проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

КОСГУ

Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2021 г. N 209н)

• 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
• 667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:

• 212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;
• 222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;
• 226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.

КВР

В части кодов вида расхода применяются следующие:

• КВР 112 — бюджетные учреждения;
• КВР 122 — государственных (муниципальных) органов;
• КВР 134 — военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания;
• КВР 142 — внебюджетных фондов.

Проводки

В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие проводки, указанные в таблице 1.
Таблица 1. Проводки при учете командировочных

НДС

В состав расходов по принятию НДС включаются расходы по оплате проезда и найм жилого помещения (п. 7 статьи 171 НК России).
В государственных учреждениях при принятии НДС необходимо учитывать следующие особенности:

• казенные учреждения — входной НДС к вычету не принимается, учитывается в стоимости услуг (п. 2 ст. 146 НК РФ);
• бюджетные и автономные учреждения — если расходы произведены за счет средств приносящей доход деятельности и учитываются учреждением при расчете налога за прибыль, то входной НДС принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Документооборот при направлении работников в командировки

3.1. Основанием для направления работников в командировку является приказ руководителя учреждения (иного лица, уполномоченного соответствующей доверенностью).
3.2. Ответственность за подбор и подготовку работников, направляемых в командировки, в том числе групповые, несут руководители структурных подразделений (непосредственные руководители работников). При принятии решения о направлении подчиненного работника в командировку руководитель оценивает профессиональную подготовку работника для решения поставленных задач, его способность успешно выполнять служебные поручения и достойно представлять интересы организации.

3.3. Отдел кадров с учетом ст. 203, 259, 264 и 268 ТК РФ согласовывает приказ о направлении работника (работников) в командировку.

3.4. Руководитель структурного подразделения (непосредственный руководитель работника) ставит в известность работника о его направлении в командировку и проводит подробный инструктаж работника.

3.5. Служебное задание (унифицированная форма Т-10а) оформляется и утверждается руководителем отдела.

3.6. Отдел кадров готовит приказ и командировочное удостоверение о направлении работника в командировку (унифицированная форма Т-9 или Т-9а).

3.7. Приказ и командировочное удостоверение секретарь представляет на подпись руководителю предприятия.

3.8. Командировочное удостоверение (унифицированная форма Т-10) выписывается в одном экземпляре на основании утвержденного приказа и передается на подпись руководителю учреждения (иному уполномоченному лицу).

3.9. Подписанное руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом) и заверенное печатью организации командировочное удостоверение выдается работнику накануне планируемого выезда в командировку.

3.10. Денежный аванс перед отъездом работника в командировку выдается работнику за три рабочих дня до отправления работника в командировку в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов на наем жилого помещения и суточных, на основании командировочного удостоверения и приказа.

3.11. Авансовый отчет (ф. 0504049), заполненный с указанием перечня первичных документов, подтверждающих произведенные расходы (транспортные документы, квитанции, чеки ККТ, счета, счета-фактуры и т. д.), работник обязан представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

К авансовому отчету работником прилагаются:

– командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

– служебное задание и отчет о его выполнении;

– все подтверждающие первичные документы, пронумерованные в порядке записи в отчете.

Расходы на проезд воздушным транспортом подтверждаются маршрут-квитанцией, поскольку согласно Приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Посадочного талона для подтверждения расходов на проезд воздушным транспортом не требуется.

Расходы на проживание могут быть подтверждены работником не только формой 3Г, но и другими документами (договором найма жилого помещения и др.).

3.12. Остаток неиспользованного аванса сдается работником в кассу по приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) в течение трех рабочих дней с момента утверждения авансового отчета. А если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выплачивается работнику из кассы по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).