Образец приказа о назначении материально ответственных лиц

Понятие материальной ответственности

Материальная ответственность — это обязанность работника возместить работодателю причиненный прямой ущерб.

Под прямым действительным ущербом имеется ввиду:

• уничтожение имущества работодателя;
• порча имущества;
• затраты работодателя на восстановление имущества, которое было уничтожено или повреждено.

Не подлежит возмещению упущенная выгода работодателя — тот доход, который он мог бы получить, если бы имущество не было испорчено, но не получил фактически из-за действий работника.

Какие особенности есть у приказа

Если вам понадобилось составить приказ о возложении полной материальной ответственности, сначала ознакомьтесь с нашими советами и посмотрите образец документа.

В качестве вводной части немного общей информации. Этот приказ, как и все остальные распорядительные акты, не имеет унифицированного вида, а это означает, что писать его допускается в свободной форме или, если компании имеет свой утвержденный шаблон документа – по его типу. Текст может быть написан как от руки, так и набран на компьютере, при этом составлять распоряжение можно на простом листе любого удобного формата или на фирменном бланке организации.

Оформляя приказ, вам следует соблюсти лишь одно важное условие – он должен быть подписан директором предприятия (поскольку все приказы пишутся от его лица) или сотрудником, который в установленном порядке действует от имени руководителя. Кроме того, свои автографы под документом должны оставить и все перечисленные в нем сотрудники, а также те, кого он касается напрямую.

Следите за тем, чтобы приказ был составлен без ошибок, опечаток, помарок и исправлений. Удостоверять бланк приказа печатью строгой необходимости нет – это надо делать только тогда, когда правило по заверению локальных документов с помощью различного рода клише заложено в учетной политике предприятия.

Составляйте приказ в одном оригинальном экземпляре, а если надо будет сделать копии, просто подпишите их у ответственного сотрудника. По завершении не забудьте включить сведения о документе в журнал учета распорядительных бумаг.

После того, как приказ о полной материальной ответственности будет создан, подписан, выпущен и учтен, а все сотрудники, которых он коснулся, с ним ознакомятся, бланк надо вложить в отдельную папку с прочей распорядительной документацией. В ней документ следует держать весь период действия, который прописывается либо в самом документе, либо приравнивается к одному году с момента составления распоряжения.

Впоследствии бланк можно передать в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законе.

Виды материальной ответственности работника

Материальная ответственность классифицируется на:

1. Индивидуальную и коллективную. Индивидуальную ответственность несет конкретный сотрудник, коллективную — группа сотрудников или бригада. Коллективная ответственность имеет место, когда имущество работодателя передается для работы группе сотрудников, каждый из участников которой имеет доступ к нему. Фактически невозможно определить конкретного человека, который мог бы нести всю полноту ответственности;
2. Ограниченную и полную: ограниченная ответственность — это общее правило, в соответствии с которым каким бы не был ущерб, причиненный работодателю, сотрудник расплачивается в пределах среднемесячного заработка. Полная материальная ответственность обязывает работника полностью возместить прямой ущерб, причиненный работодателю, каким бы большим он ни был.

Требовать с работника полного возмещения причиненного ущерба работодатель вправе только в строго определенных Трудовым кодексом РФ случаях:

• между гражданином и организацией заключен договор, обязывающий гражданина нести полную ответственность;
• ущерб причинен умышленно;
• в момент причинения ущерба работник был пьян или находился в состоянии наркотического опьянения;
• ущерб причинен в результате совершенного гражданином уголовного преступления или административного правонарушения — для применения этого основания необходимо решение суда или органа, уполномоченного выносить постановления по соответствующим административным делам;
• ущерб причинен разглашением коммерческой, служебной или государственной тайны;
• в момент причинения ущерба гражданин не был при исполнении своих служебных обязанностей, причинил его не как работник организации, а как независимое лицо.

Назначаем материально ответственного

Д. Аборин, ведущий эксперт-консультант компании Правовест

Каждый работник так или иначе использует имущество работодателя. И если оно испортится или вовсе исчезнет, кто-то должен за это ответить. Поэтому материально ответственных лиц лучше назначить заранее.

Материальную ответственность устанавливают в трудовом договоре или в письменном соглашении, прилагаемом к нему (ст. 232 ТК РФ). К ответственности можно привлечь любого провинившегося работника. Такое право работодателю дает статья 22 Трудового кодекса. Для выяснения обстоятельств сотрудник обязан написать объяснение о причинах возникновения ущерба (ст. 247 ТК РФ). В статье 239 ТК РФ перечислены случаи, когда привлечь работника к материальной ответственности нельзя. В частности, если работодатель не обеспечил необходимых условий для хранения имущества, вверенного работнику, материальная ответственность последнего исключается. Например, кассир не отвечает за кражу денежных средств из кассы, если помещение не было оборудовано надлежащим образом (п. 29 Порядка ведения кассовых операций в РФ).
Ограниченная ответственность

Чаще всего работник несет ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). В этом случае деньги просто вычитают из зарплаты по распоряжению руководителя, которое нужно сделать в течение месяца со дня определения размера ущерба. Если этот срок истек, а работник не хочет расплачиваться добровольно, деньги возвращают через суд (ст. 248 ТК РФ).

Приведем самые распространенные ситуации, в результате которых возникает ограниченная материальная ответственность:

• работник испортил имущество по небрежности или неосторожности;
• из-за сотрудника фирма заплатила штраф;
• допущен брак в работе;
• утрачен или неправильно оформлен документ.

Документ считается утраченным, если его нельзя восстановить в нужные сроки и его отсутствие наносит прямой действительный ущерб. А обесцененным является документ, который потерял юридическую силу, в частности из-за того, что был неправильно оформлен. Например, работник ошибся при составлении акта приемки товаров, а поставщик из-за этого отказался вернуть фирме сумму недостачи.
Упущенную выгоду или неполученные доходы с работника взыскать нельзя (ст. 238 ТК РФ). А вот работодатель возмещает и реальный ущерб, и упущенную выгоду (ст. 234, 235 ТК РФ).

Полная ответственность

В некоторых случаях работник должен возместить ущерб полностью (ст. 243 ТК РФ). Например, если он умышленно испортил (уничтожил) имущество, потерял ценности (деньги), выданные ему под отчет или что-нибудь сломал в нерабочее время.

Рассмотрим несколько подобных ситуаций:

• работник причинил ущерб в состоянии опьянения. Отметим, что за одно только появление на работе в таком состоянии его можно уволить (подп. б п. 6 ст. 81 ТК РФ);
• ущерб возник в результате преступных действий работника. Виновный обязан все вернуть независимо от привлечения к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности (ст. 248 ТК РФ);
• сотрудник разгласил служебную, коммерческую или другую тайну, которая охраняется законом и т. д.

Некоторые случаи полной материальной ответственности четко прописаны в Трудовом кодексе или иных федеральных законах. Например, статья 277 ТК РФ устанавливает ответственность руководителя за прямой действительный ущерб, причиненный организации.
При этом следует иметь в виду, что работники до восемнадцати лет привлекаются к полной материальной ответственности только в случаях, предусмотренных статьей 242 Трудового кодекса.

Заключаем договор

Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 утверждены перечни работ и категорий работников, с которыми заключают договоры о материальной ответственности, и типовые формы таких договоров.

Договор о материальной ответственности заключается в двух экземплярах: один остается в организации, другой передают работнику. Перед этим его нужно под роспись ознакомить со всеми документами, за нарушение которых он понесет материальную ответственность. Например, для кассира таким документом является Порядок ведения кассовых операций в РФ и т. п.

Когда невозможно разграничить ответственность каждого работника, вводится коллективная (бригадная) материальная ответственность (ст. 245 ТК РФ). В этом случае договор заключается между работодателем и всеми членами коллектива. Чтобы освободиться от такой ответственности, работнику придется доказывать, что он не виноват.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности заключаются с работниками в возрасте от восемнадцати лет, которые обслуживают или используют денежные, товарные ценности или иное имущество (ст. 244 ТК РФ). Отказ работника от заключения договора о материальной ответственности обоснован, если такая необходимость возникла, когда трудовые отношения уже установлены (например, изменилось законодательство). В этом случае работодатель обязан предложить ему другую работу (ст. 73 ТК РФ). Коль скоро такой работы нет или работник от нее отказался, трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 Трудового кодекса.

В то же время, если работник отказывается заключать договор о полной материальной ответственности при приеме на такую работу, он нарушает свои трудовые обязанности (п. 36 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

Определяем размер ущерба

Размер ущерба и причины его возникновения определяет комиссия из профильных специалистов. Они проводят проверку, по результатам которой оформляют акт инвентаризации, дефектную ведомость и делают заключение. Сумма убытка равняется фактическим потерям исходя из рыночных цен на день причинения ущерба. В то же время она не может быть меньше стоимости утраченного имущества с учетом износа (ст. 246 ТК РФ).

Материальная ответственность наступает, если работник виноват и обязательно надо доказывать размер причиненного ущерба (ст. 233 ТК РФ). Изучив материалы дела, работодатель может полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного (ст. 240 ТК РФ). В этом случае при исчислении налога на прибыль суммы недостач в состав расходов не включаются.

С согласия работодателя можно передать для возмещения равноценное имущество или исправить поврежденное. Еще виновный работник может добровольно расплатиться (полностью или частично). По соглашению допускается рассрочка на основании письменного обязательства с указанием сроков платежей. Но если после этого работник уволится и откажется возместить ущерб, долг придется взыскивать через суд (ст. 248 ТК РФ).

Если договорились погашать сумму по частям, общий размер всех удержаний из каждой зарплаты не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 и 70 процентов (ст. 138 ТК РФ).

внимание
Материальную ответственность могут нести только штатные работники фирмы. И даже если работник уволится после причинения ущерба, это не избавит его от ответственности (ст. 232 ТК РФ). Если трудового договора нет, действует Гражданское законодательство.

Оформление материально ответственного лица, документы

Чтобы сотрудник нес полную материальную ответственность, необходимо заключить с ним договор. Порядок обременения сотрудников полной материальной ответственностью через договор урегулирован Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Этим документом:

• установлен перечень должностей, работая на которых граждане могут быть обременены договорами о полной индивидуальной материальной ответственности;
• перечень работ, на которых может заключаться договор о коллективной ответственности;
• типовые договоры как индивидуальной, так коллективной материальной ответственности.

Договор не только устанавливает полную ответственность работника за имущество работодателя, обязывает его вести учет этого имущества, принимать участие в инвентаризации и бережно относиться к ценностям. Договор закрепляет ряд обязанностей и за работодателем. Работодатель обязан создавать для работника условия для работы и сохранности имущества.

Помимо договора, работодатель издает приказ о назначении материально ответственного лица.

С какими работниками можно заключить договоры о полной материальной ответственности?

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (п.2 ч.1 ст.243 ТК РФ), могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст.244 ТК РФ).

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Кроме того, Минтруда и соцразвития РФ Постановлением от 31.12.2002 г. №85 утвержден Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности.

В частности, в соответствии с данным Перечнем письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества могут быть заключены с кассирами, контролерами, кассирами-контролерами, а также другими работниками, выполняющими обязанности кассиров (контролеров), лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек и др.

То есть договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с некоторыми категориями работников (ст.244 ТК РФ, Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85, письмо Роструда РФ от 19.10.2006 г. №1746-6-1).

Важно! Судебная практика также подтверждает незаконность заключения договоров о полной материальной ответственности со всеми без исключения работниками работодателя (Определение ВС РФ от 19.11.2009 г. №18-В09-72).

Кто может быть материально ответственным лицом

Полная материальная ответственность может быть возложена на сотрудника, достигшего восемнадцати лет и занимающего должность или осуществляющего работу, предусмотренную перечнем из указанного выше постановления. Так, полную материальную ответственность могут нести:

• кассиры;
• директора, заведующие, администраторы организаций торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц;
• заведующие складов, ломбардов, камер хранения;
• старшие медицинские сестры организаций здравоохранения;
• заведующие аптечных организаций, провизоры, технологи, фармацевты.
• лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек.

Кто составляет приказ

Непосредственная задача по составлению приказа о полной материальной ответственности может быть поручена любому работнику компании, знакомому с законодательством РФ (по части трудового и гражданского права), а также имеющему точное представление о том, как именно писать подобного рода распорядительные акты. Обычно эта функция входит в должностные обязанности юрисконсульта или секретаря.

В любом случае, независимо от того, кто именно будет занят составлением приказа, после окончательного его формирования, этот человек должен передать документ для удостоверения руководителю предприятия, т.к. без его подписи он не станет законным.

Обязанности материально ответственных лиц

Материально ответственные сотрудники обязаны:

• контролировать все перемещения вверенного имущества: прием, складирование, хранение, выдача для работы другим сотрудникам, возврат — каждое перемещение каждой единицы имущество необходимо фиксировать документально;
• принимать участие в инвентаризации вверенного имущества, которую организует работодатель, если это необходимо — требовать от работодателя проведения внеочередной или повторной инвентаризации;
• если речь идет о коллективной ответственности, каждый сотрудник внутри бригады обязан требовать исключения из состава группы лица, присутствие которого ставит под угрозу сохранность имущества, например, в силу его безответственного поведения;
• сообщать работодателю о всех ситуациях, явлениях, событиях, которые могут угрожать сохранности имущества.
• проводить самопроверки сохранности имущества;
• требовать от работодателя исполнения его обязанностей по обеспечению условий для сохранности имущества;
• обращаться с имуществом бережно.

Правила составления приказа

Установленной формы приказа о назначении материально ответственных лиц не имеется. Составляют приказ на основе принятой системы делопроизводства. Приказ может быть составлен на бланке предприятия установленной формы для распорядительных документов.

Структура приказа:

1. Наименование предприятия.
2. Наименование документа «Приказ».
3. Дата и место издания приказа.
4. Наименование приказа «О назначении материально ответственных лиц».
5. Преамбула приказа с указанием цели и основания назначения ответственных лиц.
6. Слово «Приказываю».
7. Текст о назначении конкретного сотрудника материально ответственным. Если коллективная ответственность, то указываются все работники списком. Указывается имущество.
8. Указываются лицо, контролирующее выполнение приказа.
9. Подпись руководителя с расшифровкой ФИО, заверенная печатью.
10. Отметка об ознакомлении с приказом лиц, в отношении которых издан данный приказ, ответственных за контроль с указанием должности, ФИО и даты ознакомления с приказом.