Регистрация документов – одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.
Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.
Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.
Основные принципы регистрации
Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2021 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.
Зарегистрировать документ можно только один раз
Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.
Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп
Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция
Соблюдать сроки
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.
Правило календарного года
Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.
Юридические аспекты
За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.
В 2021 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.
Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.
Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО
Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.
В самом общем виде это документы, которые:
- поступили из других организаций и от физических лиц;
- внутренние и отправляемые документы;
- требующие ответа;
- из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.
В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:
- приказы по личному составу;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- трудовые книжки работников;
- личные дела работников;
- уведомления работников;
- командировочные удостоверения;
- справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
- протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.
Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.
Перечень журналов, нужных для конкретной организации
Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.
Предприятия общественного питания
В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.
На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.
Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.
Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами
Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:
- Учета выбросов в атмосферу.
- Учета потребления воды и ее отведения.
- Книга движения отходов.
Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.
Единого перечня нерегистрируемых документов не существует
По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.
Как правило, к нерегистрируемым относятся:
- сводки и информация, присланные для сведения;
- копии приказов руководителя по основной деятельности;
- копии распорядительных документов вышестоящей организации;
- формы статистической отчетности;
- графики, наряды, заявки;
- прейскуранты, прайс-листы,
- технические условия;
- поздравительные письма и телеграммы;
- пригласительные билеты;
- рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
- учебные планы, программы;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
- корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.
В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.
Требования к Журналу проверок
Основное требования ФЗ РФ №294 к этому документу это его:
- нумерация;
- прошивка;
- удостоверение подписью первого руководителя и печатью организации.
Все страницы нумеруются, прошивают так, чтобы вырвать или заменить ее было невозможно. На последнем листе нити прошивки связываются, закрепляются мастичной печатью и заверяются подписью владельца ИП или директора ООО. Требований о его регистрации в каких-либо органах закон не выдвигает.
Регистрационные журналы, книги, карточки
Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.
Журналы (книги) регистрации
Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.
В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.
В произвольной форме ведутся:
- Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
- Журнал учета входящей корреспонденции;
- Журнал учета исходящей корреспонденции;
- Журнал учета личных дел;
- Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- Журнал регистрации приказов по личному составу;
- Журнал регистрации приказов на отпуск;
- Журнал регистрации должностных инструкций;
- Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.
Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
- Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.
Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:
- Журнал регистрации вводного инструктажа;
- Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
С полным списком журналов, ведение которых обязательно, рекомендовано или не предусмотрено законодательством РФ, можно ознакомиться в сводной таблице.
ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.
Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.
Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.
Регистрационные карточки
К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.
Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.
Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.
Кому и зачем нужен такой журнал?
Такой журнал, прежде всего, нужен самому владельцу/руководителю предприятия. Основная роль, отводимая данному документу:
- документирование самого факта проверки;
- фиксация ее целей, задач и результатов.
Ведение этого документа позволяет руководству компании или ее собственнику своевременно знакомиться с результатами проверки и действовать сообразно им. Заполняет журнал проверяющий инспектор собственной рукой.
Ответственным лицом за наличие и ведение журнала является собственник (для ИП) или первый руководитель компании (для ООО), если приказом не назначено другое лицо.
При наличии этого журнала и правильном его заполнении ни одна из сторон не может отказаться от факта проведения проверочных мероприятий.
Кто должен вести регистрацию документов
В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.
Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.
ИСТОЧНИК: https://naar.ru/articles/registratcionnye-formy-dokumentov-obiazatelnye-rekomendovannye-proizvolnye/
Как выглядит журнал проверок?
Можно приобрести печатный вариант журнала, правильно разграфленный и разделенный на страницы. Образец бланков можно посмотреть здесь.
Выглядит журнал довольно просто. Он состоит из 2 частей:
- титульный лист;
- сведения о проверках.
Титул
На титульном листе указываются:
- название организации (полное и сокращенное),
- форма собственности;
- юридический адрес предприятия;
- ОГРН;
- ФИО руководителя (полностью);
- ФИО ответственного лица, если таковое было назначено.
Ответственное лицо назначается первым руководителем официально (приказом по предприятию).
Сведения о проверках
При проведении проверок инспектор в вашем журнале должен оставить следующие данные:
- название органа, осуществляющего проверку;
- цели проверки, ее основные задачи и предмет;
- основания (законодательный акт, допускающий/предписывающий данный вид контрольных действий);
- дату и время начала процедуры и ее окончания;
- результаты (наличие нарушений, выданные указания/предписания);
- ФИО и подпись лиц/лица, осуществляющих/осуществляющего проверку.
Если при наличии журнала эти данные не были указаны или были искажены это является нарушением. Если на момент проверки журнал не был предоставлен инспектору, проверку это не отменяет. В составленном после проверки акте этот момент обязательно указывается.
