Прием на работу на время декретного отпуска основного работника: правила оформления и образец приказа

Особенности соглашения

Работодатель может устроить на место декретницы нового работника, временно перевести на её должность кого-то из её коллег либо предложить кому-то выполнять её обязанности по совместительству.

Первый вариант — самый распространённый. В этом случае сотрудника устраивают по срочному трудовому договору. Эти трудовые отношения регулирует статья 59 Трудового кодекса Российской Федерации. Работа по внутреннему совместительству возможна только за дополнительную плату и в соответствии со статьей 60.2 Трудового кодекса.

Для заключения срочного трудового договора человеку, который станет временно исполнять обязанности декретницы, нужно подать заявление о приеме на работу. Затем работодатель издаёт приказ о зачислении нового сотрудника на должность, и заключается срочный трудовой договор.

Нюансы оформления временнного сотрудника

Сформулировать определение декретной ставки, которое поможет понять, что это такое, можно так: временная вакансия, образовавшаяся после ухода основной сотрудницы в декрет. На этот период для выполнения ее трудовых обязанностей руководитель имеет право принять нового работника или перевести с другой должности человека, работающего в организации.

Прием сотрудника на декретную ставку включает такие этапы:

• заключение срочного трудового соглашения;
• выдача приказа о приеме на работу;
• внесение записи в трудовую книжку;
• оформление личной карточки.

Если переводится сотрудник компании с сохранением его основного места, заключается дополнительное соглашение. В нем следует указать, что новые обязанности работник будет выполнять до окончания отпуска декретницы.

От трудоустройства в обычном порядке оформление на декретную ставку отличается периодом, в течение которого будут длиться трудовые отношения с работником. Заранее определить его продолжительность сложно. Постоянная сотрудница может прервать отпуск в любой момент: как спустя несколько месяцев, так и после рождения следующего ребенка.

Заключая трудовой договор на декретную должность, рекомендуется следовать некоторым правилам:

• не указывать конкретную дату окончания;
• использовать формулировки «до выхода штатного сотрудника из отпуска по уходу за ребенком» или «на период временного отсутствия»;
• указать должность, ФИО декретницы.

Как оформить соглашение на время декрета?

Основные правила оформления документа те же, что и для обычного трудового договора. В соглашении указывают:

1. сведения о сторонах (ФИО работника и наименование работодателя);
2. паспортные данные;
3. ИНН работодателя;
4. место и дату заключения документа, основания для его заключения;
5. трудовые обязанности и условия оплаты труда;
6. дату, с которой сотрудник приступает к работе;
7. сведения о трудовом распорядке и отдыхе.

Содержимое договора зависит от конкретного работодателя.

Обычно в документе указывают, что договор заключается на период временного отсутствия основного сотрудника в связи с рождением ребенка и уходом за ним.

«Работника принимают на работу на период отсутствия Бегловой К.Н., которая находится в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком.…»

Во временном договоре нужно обязательно указать срок его действия, при этом формулировка должна соответствовать Трудовому кодексу РФ.

Причину заключения договора и его прекращения нужно выбрать из перечня статьи 59 Трудового кодекса РФ и указать их в договоре.

Также в договоре желательно прописать процедуру расторжения соглашения. Поскольку в обычных случаях работодатель предупреждает работников об увольнении за три дня, в ситуации, когда основной сотрудник захочет раньше выйти из декрета, этот срок соблюсти, скорее всего, не получится.

В трудовую книжку сотрудника запись о приёме на работу по срочному трудовому договору вносится без указания на эту особенность. Запись будет такая же, как и для постоянного работника.

Оформляем трудовые отношения с другим работником

Исполнение обязанностей временно ушедшего работника можно оформить по-разному: совмещение, временный перевод, срочный трудовой договор. Рассмотрим часто используемые на практике варианты.

1 способ — совмещение.

В этом случае функции декретницы выполняет его коллега, продолжая при этом заниматься своими основными обязанностями, прописанными в трудовом договоре (ст. 60.2 ТК РФ). Естественно, работая «за себя и за того парня», сотрудник вправе рассчитывать на увеличение заработной платы. Размеры таких доплат устанавливаются по соглашению сторон трудового договора. Этот способ удобен при уходе сотрудника в краткосрочный отпуск, поскольку влечет за собой большую нагрузку на оставшегося работника, который к тому же может заболеть.

2 способ — заключение срочного трудового договора.

В этом случае функции декретницы будет исполнять временный работник, который специально принимается на эту должность. Например, работник компании или человек со стороны.

Это самый оптимальный способ замещения, ведь работник может полноценно заменить декретницу.

А какие гарантии есть у временного работника?

Во-первых, нужно определиться с датой окончания срочного трудового договора.

Согласно письму Минтруда РФ от 07.03.2019 г. № 14-2/В-139, при заключении таких договоров дата определяется:

• конкретным сроком;
• периодом отсутствия основного работника.

Определять срок договора конкретной датой неудобно, поскольку точно подсчитать дни нахождения женщины в декрете невозможно. Например, роды могут быть осложненными, тогда в расчет нужно принимать не 140 дней, а 194 дня. Тогда придется оформлять новые бумаги на продление с сотрудником трудовых отношений.

Поэтому удобнее в договоре указать не конкретную дату его окончания, а период наступления события — окончание отпуска по беременности и родам основной работницы (п.3 ст.79 ТК РФ). Здесь уже дата окончания срочного договора не привязана к дате и не придется оформлять лишние кадровые бумаги.

Но после окончания отпуска по беременности и родам наступает отпуск по уходу за ребенком. Декретница может выйти на работу на условиях неполного рабочего времени или вообще прервать досрочно отпуск и потом снова уйти в отпуск по уходу за ребенком.

Самым непроблемным вариантом является оформление сразу двух отпусков. Тогда не нужно перезаключать договор с временным работником. На временного работника распространяются все те же гарантии, что и на отсутствующего: оплата отпуска, больничных листов и т.п.

А какие подводные камни для работника таит в себе декретная ставка?

Конечно, «человек предполагает, а Бог располагает» и планы декретницы могут поменяться.

Декретница может выйти на работу на полный или неполный рабочий день в любое время. Сейчас многие женщины или родственники, оформившие отпуск, выходят на работу на неполный рабочий день. В этом случае сохраняется пособие и выплачивается зарплата.

Вся беда в том, что у декретницы нет обязанности сообщать о своем желании вновь влиться в трудовой строй своему работодателю. А, как мы уже отмечали, по выходу из отпуска по уходу за ребенком работодатель обязан предоставить декретнице работу по прежней должности и обеспечить рабочим местом для исполнения трудовых обязанностей.

Зачастую внезапный выход сотрудника сродни «снега на голову», ведь надо в этот же день кадровикам оформить необходимые бумаги — расторгнуть срочный договор с замещающим работником, издать приказ о выходе на работу в связи с окончанием отпуска по уходу за ребенком. При этом работодатель не может отказать женщине в ее праве в любое время выйти из отпуска. Судебная практика также на стороне женщины (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 17.10.2019 г. № 33-18820/2019).

Для временного работника это означает внезапное окончание срочного трудового договора.

Более года назад Минтрудом были разработаны поправки, которые предусматривали обязанность декретницы не менее чем за 5 рабочих дней уведомлять работодателя о своем досрочном выходе. Но пока они не приняты.

На какой период можно заключить?

Не рекомендуют прописывать в срочном договоре срок его действия конкретной датой. Неизвестно, на сколько точно дней женщина уйдёт в отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за малышом.

Также основная работница может вообще не брать отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет или взять, но прекратить его в любой момент.

Верный способ — в условиях о сроке соглашения указать, что период отсутствия основной работницы — отпуск по беременности и отпуск по уходу за ребенком.

Последний день работы временного сотрудника в случае выхода из декрета основной сотрудницы — день, предшествующий её выходу из декрета. Эта дата также будет датой увольнения (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6).

Как правильно оформить распоряжение?

Приказ о приеме на работу оформляется на унифицированном бланке №Т-1, утвержденном Постановлением Госкомстата России №1 от 5 января 2004 года. Если используется бланк №Т-1, тогда лицу, ответственному за составление распоряжение, достаточно будет заполнить пустые ячейки и строки.

Сделать это можно вручную, используя шариковую синюю ручку, либо при помощи печатной техники.

Особенности заполнения формы Т-1 приведены ниже:

• название работодателя указывают согласно учредительным документам. Обязательно отражается код ОКУД;
• дату окончания действия распоряжения не отмечают либо пишут в соответствующей ячейке такой текст: «до выхода основного работника»;
• информацию о должности и подразделении вносят согласно штатному расписанию;
• условия и характер работы указывают в соответствии с заключенным трудовым контрактом;
• если руководитель не может подписать приказ лично, то это делает должностное лицо, временно его замещающее. При этом обязательно дается ссылка на документ, который указывает полномочия человека на утверждение распоряжения;
• данные об испытательном сроке и его продолжительности указывают только при условии, что трудовым контрактом предусмотрена стажировка.

Мнение эксперта

Петров Григорий Владимирович

Практикующий юрист с 6-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Также может использоваться фирменный бланк, утвержденный на локальном уровне. При разработке такого шаблона рекомендуется придерживаться определенной структуры и правил.

READ Договор бытового подряда: в какой форме заключается договор бытового подряда

Документ должен состоять из таких частей:

1. шапка. Располагается в самом верху листа. Приводятся реквизиты компании;
2. наименование. Указывают по центру листа с небольшим отступом от шапки. Заглавными буквами пишут слово «ПРИКАЗ» и далее отмечают его номер. Ниже можно кратко описать, какому вопросу посвящено распоряжение;
3. место и дата составления. Указываются под названием документа в ряд;
4. главный блок. С новой строки приводится текст, в котором отражаются основания и условия приема на работу временного сотрудника, даются указания исполнительным лицам;
5. заключительная часть. Располагается под главным блоком. Ставятся подписи с расшифровками лиц, указанных в распоряжении.

В приказе о приеме на работу сотрудника на декретную должность необходимо отразить такую информацию:

• организационно-правовая форма и наименование компании;
• реквизиты фирмы;
• дата приема на работу;
• фамилия, имя и отчество временного сотрудника;
• наименование документа и его порядковый номер;
• тарифная ставка, оклад на декретной должности, надбавки;
• структурное подразделение, в котором будет работать подчиненный;
• должность временного сотрудника;
• наличие испытательного срока, его продолжительность;
• характер трудовой деятельности, условия приема на работу;
• должность руководителя организации, его фамилия и инициалы;
• дата и место составления документа;
• реквизиты трудового срочного договора (дата и номер);
• подписи.

При оформлении распоряжения о приеме на работу сотрудника на декретную должность рекомендуется придерживаться таких правил:

1. не делать сокращений;
2. писать в деловом стиле, кратко и по сути;
3. не допускать ошибок;
4. не делать исправлений корректором, ручкой.

Сколько будут платить?

В период декрета основной сотрудницы выплаты получает и она, и тот, кто временно исполняет её обязанности. Только будущей матери платят из федерального бюджета, а новому сотруднику — работодатель.

Основному работнику

Женщина в декретном отпуске получает декретные деньги — пособие по беременности и родам и пособие по уходу за ребёнком. Обе выплаты нужно оформлять в бухгалтерии работодателя.

В течение 10 дней после получения заявления от женщины работодатель должен перечислить субсидию. Затем деньги будут приходить в дни зарплаты в организации.

Для работающих размер пособия по беременности и родам равен 100% от среднего заработка за два последних года, выплата по уходу равна 40% от среднего заработка за предыдущие два года.

Пособие по беременности и родам считают так: доходы за два последних года делят на количество дней в этом периоде и умножают на количество дней декрета.

Выплату по уходу за малышом рассчитывают по формуле:

средняя зарплата за день × 30,4 × 40%.

• Средняя зарплата за день — сумма доходов за два года перед декретом / 730 — количество дней, когда сотрудник не работал из-за временной нетрудоспособности.
• 30,4 — среднемесячное количество дней в расчете на год (365/12).

Размер минимальной и максимальной выплаты ограничивает размеры пособия. Эти размеры ежегодно индексируют (Закон №81-ФЗ от 19.05.1995 г.). В 2021 году следующий минимум и максимум:

• минимальное пособие на первенца — 4852 рублей;
• минимальное пособие на второго и последующих — 6751,54 рублей;
• максимальное пособие — 27984,66 рублей.

Если женщина решила досрочно прервать декретный отпуск, она может выйти на работу на неполный рабочий день, заключить гражданско-правовой договор или выполнять обязанности на дому.

Если женщина в декрете по уходу за ребенком выйдет работать на неполный день, вместе с зарплатой она продолжит получать ежемесячное пособие до полутора лет.

Время неполного рабочего дня в законе не установлено. Можно работать по четыре часа в день три дня в неделю, а можно – по семь часов пять дней в неделю, оба варианта будут считаться неполным рабочим днем. Главное, все согласовать с работодателем.

Однако на практике проверяющие органы считают, что рабочий день надо сокращать более чем на час. Иначе пособие могут отменить.

Работнику, замещающему по вакансии должность декретницы

Работник-срочник имеет право получать полную зарплату, которая полагается при его должности. Кроме этого, он также имеет право брать оплачиваемый больничный или уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением рабочего места и заработной платы (статья 114 Трудового кодекса Российской Федерации).

Статья 114 ТК РФ. Ежегодные оплачиваемые отпуска

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Берем на работу на время декрета в 2021 году

Собственно возможность трудоустройства вместо временно отсутствующего основного специалиста предусмотрена трудовым законодательством. Несмотря на временный характер работы, наниматель обязан оформить нового специалиста обычным порядком, который применяется при приеме граждан на постоянную работу.

В случае с оформлением данного лица на место работницы, ушедшей в декрет, речь идет именно о приеме на работу временного характера, а не замене основной сотрудницы.

К сведению, действие срочного трудового договора в отличие от бессрочного ограничено по времени. Поэтому именно этот вид соглашения используется при оформлении временного специалиста. Стандартно он заключается на определенный срок либо до момента наступления прописанных в договоре условий, т. е. до выхода из декрета сотрудницы.

Помимо этого, наниматель вправе поступить также следующим образом:

1. На место пребывающей в декретном отпуске сотрудницы оформить иного специалиста организации посредством временного перевода.
2. Поручить выполнение трудовых обязанностей временно отсутствующей сотрудницы иному специалисту организации по совмещению.

За основу во всех случаях берутся правовые нормы ТК РФ.

Испытательный срок для временных работников не предусмотрен, если они будут работать по специальности либо не более 2 месяцев. На них распространяются те же права, привилегии, которыми правомерно пользуются постоянные сотрудники.

Прием на работу на время декретного отпуска основного работника

Права женщин, которые уходят в декрет, защищены государством. Руководитель обязан сохранить рабочее место, пока женщина не вернется из декретного отпуска. Когда отпуск по уходу за ребенком закончится, она может вернуться на сохраненное за ней место.

Законодательством предусмотрено, что на время отсутствия основной сотрудницы начальство может взять временного работника на эту должность.

Есть несколько вариантов:

• заключить срочный трудовой договорс новым сотрудником;
• перевести на освободившуюся должность кого-то из штата;
• поручить другому работнику часть или все обязанности ушедшей в декрет женщины по совместительству.

Наиболее популярны на практике первые два варианта: это связано с тем, что отпуск по уходу за ребенком может составить до трех лет.

Подробнее об особенностях оформления и увольнения временного сотрудника далее в статье.

Выплата пособия

Выплата пособия беременной сотруднице, оформленной по срочному трудовому договору, возможна, если:

• она вышла в декретный отпуск ранее, еще во время функционирования срочного договора (до возвращения на рабочее место основного сотрудника);
• трудовой договор был продлен.

В таком случае пособие по беременности и родам выплачивается в полном объеме за весь период декрета. А пособие по уходу за ребенком будет выплачиваться до дня расторжения договора.

Какую запись делают в трудовой книжке

При оформлении лица на временное исполнение обязанностей отсутствующей работницы, помимо документа, удостоверяющего личность, и диплома, потребуется трудовая книжка.

Если она отсутствует, то работодатель должен завести новую (в том случае, если срок трудового соглашения не меньше 5 дней).

Запись в трудовой содержит дату и номер приказа о назначении.

Запомните! О том, что заключен срочный договор, в документе не указывают. После выхода основного сотрудника из декрета временного могут перевести на другую должность, не прекращая при этом трудовых отношений. И договор на временной основе становится бессрочным.

Тот факт, что лицо заменяет основного работника, указывают в личном деле.

Посмотрите видео. Срочный трудовой договор: