Согласно новым правилам, для всех граждан РФ, трудоустраивающихся впервые после 1 января 2021 года обязательно наличие не бумажной, а исключительно электронной трудовой книжки (ЭТК), таковы требования п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ (далее — закон № 439-ФЗ).
В случае, если сотрудник был трудоустроен до вступления в силу данного закона, гражданин имеет право отказаться от перехода на ЭТК, а работодатель при этом обязан продолжить ведение бумажной трудовой для такого сотрудника. В случае необходимости оформления дубликата, например, при утере или порче трудовой, его оформят на новом бланке. Такое правило вступит в силу с 1 сентября. При этом следует обратить внимание на список сведений, которые необходимо внести в дубликат в обязательном порядке. Полный перечень содержится в п. 28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного комментируемым приказом (далее — Порядок № 320н).
Нововведения в правила заполнения трудовой книжки сотрудника
Изменения коснулись отдельных вопросов заполнения трудовой книжки сотрудника. Каждый случай рассмотрим более подробно ниже.
Сотрудник на «удалёнке»
Согласно обновлённым правилам заполнения трудовой, в неё допустимо вносить сведения о трудовой деятельности сотрудника, работающего удалённо. С этой целью сотрудник, ведущий свою трудовую деятельность дистанционно обязан предоставить работодателю трудовую книжку. При этом допустима отправка трудовой по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Штампы и печати, допустимые в трудовой
Согласно действующим правилам заполнения трудовой, записи в ней допустимо делать исключительно от руки, используя при этом чернила чёрного, синего или фиолетового цвета. Начиная с 1 сентября 2021 года будет разрешено вносить записи в трудовую сотрудника при помощи «технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)».
Сроки внесения записей в трудовую
Нововведения коснутся также и сроков внесения в трудовую книжку сотрудника записей. В случае приёма на работу, переводе на другую работу, квалификацию, при вручении награждения необходимо будет сделать соответствующую запись не позднее, чем через 5 рабочих дней.
Необходимость заверения записи об увольнении
В случае увольнения сотрудника, информация об этом вносится в трудовую книжку в день прекращения действия трудового договора. Согласно нововведениям, в случае прекращения действия трудового договора с сотрудником, запись об увольнении заверяется подписью исключительно работодателя или его представителя, на которого возложены обязанности по заполнению трудовых книжек. Проставление печати обязательно при её наличии, а вот подпись самого уволенного сотрудника не понадобится.
Нововведения при оформление вкладыша к трудовой
В момент выдачи каждого нового вкладыша в самой трудовой книжке делается отметка об этом посредством проставления штампа с надписью «Выдан вкладыш», а также с указанием серии и номера данного вкладыша.
Работа по совместительству
В случае, когда сотрудник работает по совместительству, запись об этом вносится в трудовую книжку «основным» работодателем на основании документа, который подтверждает трудовую деятельность сотрудника по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ).
Согласно положениям порядка № 320н, при необходимости такую запись допустимо внести, даже если в настоящий момент сотрудник не работает по совместительству, но ранее таковое имело место быть. Для этого сотруднику необходимо обратиться к работодателю, у которого он ранее трудился по совместительству.
Внесение записей о приёме на работу, переводе и увольнении по совместительству могут быть внесены в трудовую, как в хронологическом порядке, так и «блоками», т.е. одновременно о приёме и об увольнении по итогам прекращения трудовых отношений.
Перспективы вкладыша при электронной трудовой книжке
До 2021 года трудовая книжка, оформляемая в виде бумажного документа, была единственно возможным вариантом для отражения сведений о работе и наградах за нее. С 2021 года стало обязательным накопление данных, вносимых в трудовую книжку, в электронном виде в базе, хранящейся в ПФР (ст. 66.1 ТК РФ, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).
Наличие электронной базы позволяет обходиться без занесения информации о трудовой деятельности в бумажный документ, поскольку из нее нужные сведения могут быть получены в любой момент — и не только в бумажном варианте, но и в электронном. Тем не менее, бумажная трудовая книжка продолжает быть актуальной, поскольку:
- Она остается источником сведений о работе, имевшей место до 2020 года. В информационной базе фиксируются лишь данные, характеризующие ее по состоянию на 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). При отказе работника от ведения трудовой книжки на бумаге в нее вносится запись об этом (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ) и оформление ее прекращается. Книжку работнику придется хранить у себя.
- Работник вправе сделать выбор в пользу ведения бумажного документа (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В таком случае он будет продолжать оформляться (параллельно с накоплением электронных данных) либо до завершения работником трудовой деятельности (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), либо до принятия им решения о переходе на электронный вариант (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). К трудовой книжке, продолжающейся вестись на бумаге, может потребоваться вкладыш.
Переход сотрудника на ЭТК
Согласно действующему в РФ законодательству, в случае добровольного перехода сотрудника на электронную версию трудовой книжки, работодатель обязан вернуть сотруднику трудовую на бумажном носителе. Тем не менее, ранее срок исполнения этого обязательства не был оговорен законодательно. Сроки возврата бумажной трудовой варьировались от 1 до 3 дней.
Согласно новому порядку, бумажная трудовая книжка сотрудника, перешедшего на ЭТК, должна быть возвращена ему в срок не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления.
ВАЖНО! В настоящий момент подать заявление о переходе на ЭТК имеют право лица, которые:
- на момент 31 декабря 2021 года находились в очередном отпуске, на больничном, имели отстранение от работы с сохранением за ними рабочего места, а потому не могли своевременно подать заявление о переходе на электронную версию трудовой
- на момент 31 декабря 2021 года не имели трудовых отношений
Порядок ведения учёта трудовых книжек
Согласно нововведениям, требование об обязательном ведении приходно-расходной книги учёта бумажных трудовых книжек сотрудников упраздняется. В том числе упраздняется и книга учёта движения трудовых книжек по форме, которая ранее была утверждена Минтрудом в постановлении № 69 от 10.10.2003 года.
Однако это не освобождает работодателя от ведения таких учётных документов, как:
- учёт бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- учёт трудовых книжек и вкладышей в них.
Отмечается, что разработка формы журнала для данной учётной документации является обязанностью самого работодателя. Обязательной является нумерация таковых журналов учёта, кроме того они должны быть еще и прошнурованы, а также иметь заверение подписью руководства и печатью компании.
В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?
Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:
- Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
- С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).
Предлагаем ознакомиться: Куда жаловаться на сотрудников полиции: бездействия, нарушения?
Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:
- трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
- при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.
Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.
В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:
- трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
- предоставление трудкнижки работнику — не услуга.
С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.
Порядок подтверждения наличия трудового стажа сотрудника в случае утери им трудовой книжки
Нововведения к порядку заполнения и ведения трудовых книжек предусматривают новые правила и для таких ситуаций, как подтверждение стажа сотрудника при утере им трудовой книжки. В положениях комментируемого в данной статье закона появилась следующая информация, подчёркивающая обязательства работодателя перед сотрудником в подтверждении трудового стажа последнего. То есть, говоря простым языком, в том случае, когда сотруднику необходимо подтвердить наличие у него трудового стажа, а трудовая книжка утеряна, работодатель обязан оказать такому сотруднику всестороннее содействие в получении документов, которые безоговорочно могут подтвердить наличие у сотрудника трудового стажа, который был получен сотрудником до того, как сотрудник поступил на работу к нынешнему работодателю. Однако такое содействие работодатель обязан оказывать только в том случае, если утеря или утрата (уничтожение) трудовой книжки произошла по вине самого работодателя.
Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку
Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане. На специализированных форумах можно найти разные мнения. По закону, за ведение этого бланка повышенной отчетности отвечает именно работодатель, но обязан ли он покупать этот документ для работников, стоит разобраться.
Необходимость покупки вкладыша
Трудовая книжка – это документ работника, при помощи которого подтверждается его трудовой стаж. Внутри нее есть разделы (определенные страницы) для внесения данных о работе: дата принятия, должность, основания для приема на работу. Отдельно есть графы для занесения отметок относительно наград и поощрений.
Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.
Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться. Использовать другие разделы (награждение, поощрение) для указания «принят», «переведен», «уволен», нельзя. В результате возникает необходимость приобретения вкладыша, который нужен для фиксации данных относительно стажа.
Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую. Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью. Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.
Для того чтобы утвердить наличие вкладыша, его номер и серия вписывается на титульном листе трудовой в верхнем правом углу. Такую отметку может вписать от руки уполномоченное лицо компании. Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша. Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.
Запреты
Есть ряд запрещенных действий в случае, если у сотрудника закончилась трудовая, среди них:
- Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
- Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
- Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.
Покупка
По закону, за внесение данных и сохранность трудовой, пока работник числится в штате компании, отвечает работодатель. В этом случае возникает вопрос, кто должен покупать вкладыш и трудовую книжку? В нормативных актах четко прописано, что приобретает для сотрудника рассматриваемые бланки работодатель. В том числе если трудовая еще не заведена, то есть работник устраивается на первое место после завершения учебы.
Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку. Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно. Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.
Финансовый вопрос относительно покупки трудовых и вкладышей особенно актуален для начинающих предпринимателей, ведь для их прибыли любые затраты могут быть критичными.
Случаи, когда платит наниматель
Но ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:
- При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
- Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.
Другие варианты, когда работодателю нужно самостоятельно оплачивать покупку книжки или вкладыша, не предусмотрены, и его действия относительно высчитывания потраченных средств из заработной платы вполне законны.
Порядок получения трудовой
Как можно приобрести трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость ее из зарплаты. Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.
В первом случае компания, в штате которой наемные работники, заключает договор с производителем книжек и получает их в требуемом количестве на регулярной основе. Такие бланки всегда соответствуют нормам законодательства, они имеют серийный номер, по которому можно проверить подлинность. Также тут полностью исключены любые проблемы с легализацией бланка, ведь его покупка проведена по счетам и вполне законна.
Приобретение этого документа самостоятельно можно осуществить в магазине канцтоваров, который занимается реализацией подобного товара. Но в свободной продаже бланки появились относительно недавно, раньше их можно было купить только при наличии доверенности от работодателя. Не всегда есть смысл покупать трудовую самостоятельно, ведь бланки могут быть нелегальными: без номера или иметь неправильную разлиновку полей. В таком случае придется заплатить дважды, ведь их использовать для внесения данных о стаже нельзя.
Вывод
Трудовая книжка имеет ограниченное количество полей для внесения информации о трудовом стаже. Если человек часто меняет место работы, то не странно, что строк не остается. В тот момент, когда кадровик обнаруживает, что места для следующей записи нет, он вшивает вкладыш установленного образца и в соответствии с правилами.
