С 2021 года у всех работников появилась возможность оформить электронную трудовую книжку. Каждый сам решает, переходить на новый формат или нет. О любом своем решении необходимо сообщить работодателю до 31 декабря 2020 года. При этом без согласия работника книжку не переведут в электронный формат.
Уже с 2021 года новые бумажные книжки заводить не будут. Человек, который впервые устроится на работу в 2021-м и позже, сможет оформить только электронную трудовую книжку. В чем ее преимущества и как ей пользоваться — в материале mos.ru.
Как оформляется “трудовая” в первый раз
Традиционно, “трудовую” выдает наниматель, вместе с заключением и подписанием договора на первой работе. Следовательно, сотруднику не нужно переживать о том, где получить “книжку”.
Согласно законодательству, сотруднику, у которого нет “книжки”, наниматель должен оформить ее в срок – 5 рабочих дней. Оформление и заполнение происходит при обязательном присутствии ее потенциального владельца. Следует очень внимательно отнестись и тщательно проверить правильность написания всей информации о сотруднике, ведь “трудовая” – это такой документ, который в будущем будет являться единственным подтверждением трудового стажа.
Многие юристы, специализирующиеся на трудовых правоотношениях советуют не пренебрегать моментом первого заполнения документа, из-за того, что в будущем, оформляя пенсию или различные льготы, любая информация, занесенная в “книжку”, подлежит тщательной проверки на соответствие записей. Присутствие в ней описок или неточностей может создать определенные трудности для его обладателя.
Если перед устройством на работу, сотрудник был на воинской службе, получал высшее образование или проходил квалификационные курсы, то в “трудовую” можно внести эту информацию.
Сведения, присутствие которых в “трудовой” обязательно:
- дата рождения;
- вид исполняемой работы;
- сведения про перевод или переквалификацию;
- информация о причинах увольнения;
- информация про награды и поощрения;
- имя;
- фамилия;
- отчество;
Информация о личных данных сотрудника должна быть списана исключительно с паспорта, и никак не на слух.
В случае утери “трудовой” сотрудником, оплата за новый бланк ложится на него же.
Что это такое?
Трудовой книжкой называют документ, который включает информацию о трудовой деятельности, производственном стаже граждан. Новый образец установлен Постановлением Правительства «О трудовых книжках», опубликованным 16 апреля 2003 года под № 225.
У документа есть дополнительные средства защиты. Это светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка», специальный шов, скрепляющий страницы. Листы созданы из специальной бумаги с содержанием водяных знаков. Реализация легальных документов выполняется официальным распространителем по договору о продаже.
Новый экземпляр имеет серую обложку, на которой есть герб России. У него меньший формат по сравнению с книжкой, которая была действительна ранее. В нем есть четыре дополнительные страницы.
Продаются книжки в:
- торговых компаниях, реализующих канцелярские товары;
- оптовых торговых фирмах, которые занимаются прямыми поставками;
- отделах сбыта объединения «Гознак».
Работодатель может требовать от принимаемого лица возмещения понесенных на покупку книжки расходов. При первом трудоустройстве сотрудника на работу документ оформляют в течение рабочей недели.
Как получить “трудовую” работнику
Согласно нормам трудового законодательства, “книжка” выдается обратно сотруднику, исключительно, в случае его увольнения. Однако, иногда возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить в определенные организации информацию, содержащуюся в “трудовой”. Например, в иностранное посольство. По его требованию наниматель обязан предоставить так называемые “заверенные выписки”.
Стоит отметить, что при потере “книжки”, у сотрудника есть возможность обратиться к своему последнему работодателю. Спустя пятнадцать дней с момента обращения, наниматель отдает сотруднику дубликат или вкладыш, установленного образца.
Хранение и выдача
В статье указаны нюансы, как оформить трудовую книжку впервые с 18 лет. Именно с этого возраста разрешается официальное трудоустройство. Но как оформить трудовую книжку впервые с 14 лет? Иногда допускается оформление и с этого возраста, но при разрешении родителей и органов опеки. В любом случае надо знать, как открыть трудовую книжку, даже если ее заводят на несовершеннолетнего.
Документ, который хранится в организации, нельзя выдавать работку на время, когда оформлены трудовые отношения. Если он нужен для предоставления в определенную инстанцию, то требуется обращение к работодателю с заявлением о предоставлении копии трудовой книжки или выписки из нее.
Работодатель должен удовлетворить такое заявление. А инстанции не могут требовать предоставление оригинала документа, если он находится по основному месту работы.
Уведомление о необходимости получения “трудовой”
При расторжении трудового договора с сотрудником, нанимателю следует верно соблюсти процедуру увольнения. Главная его обязанность в подобной ситуации – отдать “трудовую” сотруднику в тот же день, когда он увольняется.
Согласно закону, после получения “трудовой”, сотруднику необходимо собственноручно поставить подпись в книге учета движения трудовых книжек. Если сотрудник отсутствует в день, когда увольняется, отказывается или избегает получения своей “трудовой”, на адрес сотрудника посылается заказное письмо. Оно содержит уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Данный этап процедуры увольнения призван освободить нанимателя от обязательства выплатить компенсацию за промедление в предоставлении “трудовой”.
Стоит отметить, что Трудовым кодексом не предусмотрена единая форма уведомления. На практике, работники кадровой службы оформляют его произвольно на бланке учреждения.
Уведомление о необходимости получить трудовую книжку содержит следующие сведения:
- дата и номер документа;
- адрес, где требуется забрать “трудовую”;
- должность, ФИО работника;
- время работы службы, отвечающей за сохранность и выдачу документа;
Если сотрудник не забирает “трудовую”, и не давал своего письменного соглашения на отправку документа почтой, наниматель должен хранить “книжку” до востребования.
Данный документ используется в следующих случаях:
- Увольнение сотрудника по сокращению.
- Увольнение сотрудника, находящегося на испытании, по инициативе нанимателя.
- Увольнение из-за прекращения деятельности учреждения.
- Увольнение из-за несоответствия должности, которую занимает сотрудник, из-за его недостаточной квалификации.
- Осуществление перевода к другому нанимателю.
Заявление
Как завести трудовую книжку? Иногда работодатели требуют написать заявление. Оно составляется на листе А4. Пишут его по следующим правилам:
- В середине указывается — «Заявление».
- Затем необходимо написать о необходимости оформления книжки по причине заключения трудового договора и ч. 4 ст. 65 ТК РФ.
- Потом указывается дата и подпись с расшифровкой.
Это стандартный образец написания заявления. Но обычно составлять его не требуют. Главным является лишь правильное заполнение, ведение документа, а также его хранение и выдача.
Трудовая книжка работодателя
“Трудовая” руководителя
Согласно закону, трудовой договор с лицом, являющимся руководителем предприятия, подписывается после того, как его выберут, или назначат всеобщим сбором участников на руководящую должность, на срок, определяемый уставом общества. Подпись на трудовом договоре от предприятия, как правило, ставит председатель собрания, где выбрали, или назначили руководителя.
Трудовое право не содержит правил, регламентирующих процедуру внесения сведений в “книжку”, при назначении или приеме на руководящие должности.
Что же происходит на практике:
- Первым внутренним приказом новоизбранного или назначенного руководителя будет внутренний приказ о занятии соответствующей должности.
- Правомочным основанием данного приказа, выступает решение всеобщего сбора членов общества и подписанный трудовой договор. Согласно закону, оформлением “трудовых”, записыванием в них сведений, занимается наниматель, на основании внутреннего приказа.
- В “книжке” руководителя будет сделана запись о том, что он принят или назначен на работу – юридическим аргументом, в данном случае выступает протокол общего собрания.
“Трудовая” индивидуального предпринимателя
Очень часто вопросом о надобности заведения “трудовой” задаются многие индивидуальные предприниматели. Заключая трудовой договор со своими работниками, если таковые имеются, ИП обретает статус работодателя. Соответственно, он должен выдавать или хранить “трудовые”, работающих на него сотрудников.
Важно, что собственную “книжку”, сам на себя, он завести не вправе, также как и подписать трудовой договор с самим собой. В будущем, документом, подтверждающим его трудовой стаж, будет являться свидетельство о его государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.
Приказ об оформлении
Приказом называют распоряжение нанимателя об оформлении трудовой книжки. Это будет заключительным этапом рабочего процесса. Распоряжение заверяют подписью руководителя учреждения и печатью. Его издают для подтверждения законности приема или расторжения договора, а также когда в первый раз заводят рабочее удостоверение или вносят в него какие-либо записи.
Оформляют документ с помощью внесения:
- личной информации о руководстве и названии фирмы;
- сведений о подчиненных;
- причины, на основании которой произошло оформление;
- даты вступления в силу акта;
- подписи сторон.
Все граждане, которые начинают свою профессиональную деятельность, должны выполнить оформление трудовой книжки. Чтобы эта процедура была пройдена, требуется обращение к ответственным за данную работу сотрудникам.
Как получить трудовую книжку вместо работника
Согласно гражданскому законодательству, сотрудник владеет правом поручить получение “книжки”, оформив доверенность. Доверенность не может действовать более трех лет, а если в ней срок вовсе не указан, тогда действует общее правило – 1 год.
Нюанс заключается в том, что согласно трудовым правовым нормам, “трудовую” дают в руки сотруднику исключительно в день, когда произошло увольнение. До этого момента ни сотрудник, ни кто-либо другой не имеют права забирать “трудовую”. Сразу после увольнения любой человек, на которого оформлена доверенность, может забирать “книжку”.
Получение трудовой книжки – злоупотребление
На практике, очень часто, работники злоупотребляют предоставленным им правом на денежную компенсацию от работодателя, умышленно не забирая трудовую книжку. Таким образом, они ссылаются на то, что нанимателем не была соблюдена установленная законом процедура увольнения.
Однако, если она была полностью соблюдена, то возможность злоупотреблять своими правами у работника отсутствует. Дело в том, что КЗоТ РФ не содержал правовой нормы, которая бы защищала работодателя от злоупотребления данным трудовым правом, вследствие чего, подобные случаи происходили сплошь и рядом.
Однако, ТК РФ учел подобное злоупотребление со стороны работников, и четко регламентирует, что если работодателем всецело соблюдена процедура увольнения, он освобождается от ответственности.
Последующее трудоустройство
Для того, чтобы устроиться на новую работу, человеку необходимо предоставить в отдел кадров свою трудовую книжку вместе с другими требующимися для приема документами. Ее ему необходимо получить у своего прошлого работодателя при увольнении. Если работодатель не выдал документ – можно смело обращаться в трудовую инспекцию, суд и требовать компенсацию. Если работодатель выдал ее – необходимо надлежаще хранить документ до следующего трудоустройства.
Есть определенных перечень работников, на который могут не заводить трудовую, к ним относятся совместители и фрилансеры. При приеме на работу после такой должности будет не просто доказать имеющийся стаж и опыт работы, в этом может помочь характеристики от прошлого работодателя.
Что делать если работник отказывается получать трудовую книжку
При отказе работника получать “книжку”, необходимо:
- Составить про это акт и задекламировать факт отказа.
- После этого организация обязана послать сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.
Со дня отправления почтой подобного уведомления, наниматель лишается ответственности.
Как выглядит уведомление о получении трудовой книжки и акт об отказе сотрудника в получении трудовой?
Типовые образцы данных документов:
Порядок внесения сведений о награждении
Принцип внесения информации в этом разделе — «Сведения о награждениях» — аналогичен предыдущему разделу. То есть, сначала в виде заголовка пишется полное название организации, затем в соответствующих графах указываются порядковый номер записи, дата награждения, кем, чем и за какие заслуги награжден работник. В последней графе записывается номер приказа о награждении и дата его подписания.
После увольнения все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у одного работодателя, заверяются его печатью. Такое же правило относится и к сведениям о вознаграждениях.
В настоящее время награждения и поощрения объединены в один раздел трудовой книжки, тогда как в документе старого образца их различали. Нет определенного правила, какие виды поощрений вносить в книжку нельзя. Поэтому, помимо государственных наград, званий, знаков, дипломов, владелец трудовой может потребовать внести запись о любом поощрении, вплоть до почетной грамоты и благодарности.
