Как оформить приказ о внесении изменений в график отпусков + образцы

В соответствии с Трудовым законодательством РФ работникам ежегодно предоставляются оплачиваемые отпуска.

В какой очередности работники организации будут уходить в отпуск, определяется графиком отпусков.

Статьей 123 Трудового кодекса РФ установлено, что составление графика отпусков является обязанностью работодателя, а работник в свою очередь обязан его соблюдать.

Итак, график отпусков – это документ, содержащий информацию о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации.

Кадровая служба ежегодно не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года обязана составить и представить к утверждению работодателем график отпусков на следующий год.

Если в организации образован профсоюз, то обязательным является мнение данного органа при составлении графика отпусков.

Многие кадровые работники задают вопрос: необходимо ли составлять приказ об утверждении графика отпусков?

Законодательство не содержит требования об обязательном составлении приказа об утверждении графика отпусков.

Кроме того, унифицированной формой графика отпусков № Т-7 предусмотрено его утверждение непосредственно руководителем организации («гриф утверждения») без издания соответствующего приказа.

Что необходимо учитывать при составлении графика отпусков:

• в график включаются все работники организации, в том числе и те, кто работает в данной организации по совместительству;
• работники, которые приняты уже после утверждения графика отпусков, в график не вписываются (т.е. вносить изменения в утвержденный график не нужно). Таким работникам отпуск будет предоставляться по их заявлению по истечении 6 месяцев работы.
• при составлении графика необходимо учитывать законодательство — какие льготы по предоставлению отпуска и кому предоставляются, а также характер работы организации и в обязательном порядке — пожелания работников.

Значение документа

График помогает решить сразу несколько задач:

1. Распланировать отпускные периоды на следующий год, чтобы не произошло никаких накладок. Например, чтобы все специалисты, выполняющие одинаковые функции, не ушли в отпуск в одно время.
2. Заранее позаботиться о подмене работника на период отпуска или передать его функции коллегам.
3. Исполнить требования трудового законодательства: вовремя оповестить работника о предстоящем отпуске и выплатить отпускные.
4. Держать под контролем вопрос соблюдения сроков отпусков, а также количество неиспользованных дней.

Унифицированная форма Т-7: обязательно ли ее применять?

Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20, форму можно доработать. Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.

На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.

Бланк формы Т-7

На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):

Образец приказа на график отпусков для 2021 года

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

• указание работодателя-составителя;
• номер и дата;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

График отпусков: пошаговая инструкция

Далее рассмотрим по шагам процесс формирования график отпусков по форме Т-7.

Шаг 1. Заполнение формы Т-7

Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.

В заголовке следует указать такие данные:

1. Наименование организации или ФИО предпринимателя. Название фирмы нужно указать полностью так, как оно прописано в учредительных документах. Если название в уставе написано заглавными буквами, также нужно написать и в графике.

2. ОКПО. Восьмизначный код в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Взять его можно из информационного письма территориального подразделения Росстата.

3. Номер документа, дата его составления и период действия графика — в нашем случае это 2021 год.

В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.

В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:

• Графа 1. Наименование структурного подразделения (отдела):

• Графа 2. Должность (специальность) согласно штатному расписанию:

• Графа 3. Фамилия, имя и отчество сотрудника:

• Графа 4. Табельный номер работника (указан в личной карточке или в приказе о приеме на работу):

• Графа 5. Количество календарных дней отпуска, которые положены сотруднику за отработанное время. В него входят также дни отпуска за текущий год, которые работник не использовал:

• Графа 6. Запланированная дата отпуска:

Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже — когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.

Шаг 2. Согласование

Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом — непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.

Обратите внимание! Сотрудник может подать заявление, в котором просит учесть его желание по поводу периода отпуска. Однако работодатель не обязан его согласовывать.

Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде.

Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:

Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником

Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:

Шаг 4. Утверждение руководителем

После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта:

• визирование непосредственно в шапке документа;
• создание приказа на утверждение.

В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:

Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков. Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:

• специалисту по кадрам — ознакомить сотрудников с графиком;
• бухгалтеру — произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.

Приказ составляется в произвольной форме — пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.

Приказ об утверждении отпуска — документ необязательный. Форма Т-7, утвержденная указанным выше способом, является самодостаточным документом.

Шаг 5. Ознакомление сотрудников

Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала. Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.

В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.

Целесообразно добавить две колонки — для даты ознакомления и подписи работника.

Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.

Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

• плановые,
• дополнительные,
• «прошлогодние»,
• а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

• несовершеннолетних,
• инвалидов,
• сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Исполнение и изменение графика

Выше упоминалось, что график отпусков обязателен для исполнения. А значит, работник должен пойти в отпуск в соответствии с графиком, а работодатель обязан его в это период отпустить.

Перед отпуском по графику

Многие кадровики привыкли брать с работников заявление об отпуске, однако большого смысла в этом нет. Сотрудник не обязан писать такое заявление, если он идет в отпуск по графику. А вот работодатель обязан уведомить работника об отпуске, и сделать это не позднее 14 дней до его наступления. Для этого будущему отпускнику направляется письменное уведомление, в котором он должен расписаться.

Перенос отпусков

График отпусков составляется заблаговременно, и нередко требуется его изменить. Трудовой кодекс этого не запрещает, нужно лишь верно это оформить. Изменение графика отпусков может потребоваться по разным причинам, например:

• наняты новые работники, отпуск которых нужно включить в график (они имеют право на отпуск после 6 месяцев работы);
• появилась производственная необходимость перенести отпуск, и работник не стал возражать;
• сотрудник выразил желание перенести отпуск, и работодатель это согласовал;
• потребовалось поменять период отпуска кого-либо из работников, имеющим право на него в удобное время.

Сотрудник, чей отпуск нужно перенести или добавить в график, должен подать работодателю заявление на отпуск. Составляется оно в свободной форме и имеет примерно такой вид:

Руководитель при наличии возможности согласует перенос отпуска и делает об этом отметку на заявлении. Кроме того, создается приказ о внесении изменения в график отпусков. В нем должна содержаться информация, которую нужно изменить, а также новые данные об отпуске. Далее на основе этого приказа в документ вносятся правки. В нашем примере нужно отразить изменения в графах 7-10.

Если работник решил не брать отпуск в текущем году, он должен указать в заявлении, что этот период переносится на следующий год. При этом графа 7 таблицы не заполняется.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

Разъяснения по этому вопросу дано в Письме Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321.

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры. Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Нюансы составления графика

Далее рассмотрим отдельные моменты предоставления отпусков и составления графика, которые зачастую вызывают вопросы.

Отпуск внешнего совместителя

Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:

• отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график;
• планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.

Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год. Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.

Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.

Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.

Продолжительность отпусков: стандартная и удлиненная

Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.

Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности

Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• работающим ненормированный день;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию. Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд — его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.

Кто может брать отпуск в удобное время?

Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска. Согласования с работодателем это не требует. Подробности — в следующей таблице.

Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время

Сколько хранить график отпусков?

Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.

Когда следует составлять график отпусков на следующий год

Расписание отпусков сотрудников на будущий год должно быть полностью готово за 14 дней до его наступления, т.е. ориентировочно 15-17 декабря. Основанием для составления табеля является приказ директора. Чтобы он был готов к назначенному сроку, начальники различных подразделений начинают собирать данные заранее.

При составлении очередности отпусков учитываются пожелания персонала. Предоставление отпусков сотрудникам — обязанность любого работодателя. Есть категории, мнение которых принимается во внимание в первую очередь:

• многодетные матери, дети которых не старше 12 лет;
• несовершеннолетние;
• родители или опекуны ребенка до 18 лет с инвалидностью;
• люди, имеющие особые заслуги перед родиной: герои труда, кавалеры ордена Славы и Трудовой Славы, участники и инвалиды ВОВ, герои Советского Союза и Российской Федерации, почетные доноры, а также пострадавшие в результате ядерных катастроф.

Также есть категории людей, которые имеют законное право отдыхать в любое время года:

• те, кто работает по совместительству и берет отпуск на основной работе;
• беременные женщины и их мужья, если есть показания и назначение врача;
• несовершеннолетние;
• жены военных имеют право отдыхать вместе со своими мужьями.

ВНИМАНИЕ! Сотрудник может уходить на отдых согласно отпускного графика только после того, как он отработал не менее полугода в этой организации, кроме категорий граждан, названных выше.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

• при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
• при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Правила внесения изменений в график отпусков

Работники могут попросить о переносе отпуска и, если это не мешает трудовому процессу, по согласованию с руководством использовать его в другое время. Тогда они пишут заявление, в котором указывают причину. Хорошо, если у них на руках есть бумаги (например, назначения врача), в которых указаны основания для переноса. После этого издается приказ о переносе, новые даты основного оплачиваемого отпуска вносятся в табель, там же указывается номер приказа, а в комментариях — причина, по которой он переносится.

ВНИМАНИЕ! Если в компании появляются новые сотрудники, которые пришли на работу после составления таблицы, то в нее вносятся дополнения по этим работникам в виде приложений. Составляются они так же, как и основной график: вносятся данные подчиненных, согласуются руководителями подразделений, ставятся подписи.