Очередность предоставления отпусков: что про это нужно знать

График отпусков — это один из наиболее спорных документов юридического лица. С одной стороны — он является обязательным и принимается не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. В случае его отсутствия работодатель может быть оштрафован на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Однако существует довольно большое количество причин для того, чтобы игнорировать приведённые в нём сроки. В первую очередь к ним относятся те, что порождаются законодательством, которое позволяет отдельным категориям работников идти в отпуск тогда, когда они пожелают.

Существенную роль играет и производственная необходимость, позволяющая руководству издать приказ о переносе отпуска отдельного работника на тот или иной срок. Иногда меняются и жизненные обстоятельства самих работников. Поэтому в срок, установленный для принятия локальных нормативных актов на основании ст. 372 ТК РФ, график отпусков обычно принимают на всех предприятиях, но впоследствии всё можно несколько раз переиграть.

В силу этого график отпусков становится довольно формальным локальным актом.

Частные аспекты практического применения положений Кодекса об отпусках

Сам по себе факт того, что подходит срок ухода в отпуск по графику, не говорит о том, что работник может взять и не выходить на работу. До сих пор сохраняется актуальность ПП ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2 о последствиях самовольного ухода в отпуск.

Хотя бытует мнение о том, что в силу того, что работодатель должен уведомлять работников о том, что подходит время использования отпускных дней по графику, поэтому писать заявление на отпуск, предусмотренный графиком, работнику не нужно, но достаточно только приказа, который будет составлен на основании графика отпусков.

Мы отметим, что какое-то документальное подтверждение начала отпуска должно быть в любом случае.

Если есть приказ, то заявление на отпуск работник писать не нужно. Если нет приказа, но есть заявление, которое одобрено руководством, то это тоже является основанием для того, чтобы гулять смело. Если же нет ничего, то очень велик риск того, что это станет поводом для объявления прогула с последующим увольнением.

Не будем забывать и о том, что руководитель может издать локальный правовой акт о принятии определённого порядка ухода в отпуск. Тогда это нужно делать строго по установленному им порядку.

Распределение отпусков относительно работников может быть любым. Закон этот вопрос никак не регулирует. В большей части предприятий предпочитают, чтобы в отпуске одновременно было не более двух сотрудников от структурного подразделения. При этом на кого-то из оставшихся возлагается исполнение обязанностей отпускников за определённый процент от их оклада.

Но существуют и предприятия, где предпочитают уходить в отпуск одновременно. На этот срок оно приостанавливает свою работу. Это связано со спецификой в организации производственного процесса.

Вступление в силу графика отпусков

Этот документ имеет обязательную силу как для администрации, так и для персонала. Отступления от графика предоставления ежегодных оплачиваемых периодов отдыха могут быть обусловлены просьбами сотрудника. Если они не связаны со льготными обстоятельствами, то обязательно заключение первичного профсоюзного объединения (при наличии). Кроме того, потребуется согласие администрации.

Вне зависимости от наличия графика, оформление ежегодного оплачиваемого периода отдыха осуществляется специальным документом. Порядок его предоставления требует принятие соответствующего приказа.

Автор статьи

Права отдельных категорий работников

Составление графика отпусков должно учитывать право отдельных категорий работников на использование отпуска в определенное время. Оно возникает на основании положений самого Кодекса и отдельных ФЗ.

Так, работники, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам, могут уходить в отпуск в любое удобное для них время на основании положений ч. 4 ст. 123 ТК РФ, а на основании ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» таким же правом обладают супруги военных.

Существуют 14 особых категорий работников.

Разумеется, в сочетании с различными типами производственной необходимости, составить график отпусков, который соблюдал бы интересы всех работников и учитывал права всех особых категорий очень сложно. Особенно в районах Крайнего Севера и приравненных в ним местностях, где право на внеочередное получение ежегодного оплачиваемого отпуска имеют в определенных случаях работающие родители несовершеннолетних и приравненные к ним в плане прав лица.

Родители в этих регионах могут даже получить очередной отпуск для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в учебное заведение.

График отпусков и его утверждение

Действующий порядок предусматривает ряд базовых правил составления и утверждения графиков ежегодных оплачиваемых периодов отдыха. К ним относятся следующие условия:

• утверждение документа производится работодателем. Он приобретает силу для всех сторон трудовых отношений с момента появления подписи уполномоченного лица. Таковым является руководитель, либо другой сотрудник компании, которому делегировано это полномочие.
• При оформлении документа обязательно принимать в расчет мнение первичного профсоюзного объединения. В настоящее время, такие организации не отличаются широкой распространенностью. Однако их можно встретить на различных производствах. Предполагается, что проект документа, планирующего даты предоставления отпуска, составляется администрацией и передается в профсоюз для утверждения. Соответствующим правом обладает орган управления этим объединением.
• График предоставления отпусков должен быть утвержден не менее, чем за 2 недели до того, как наступит следующий календарный год. Такое ограничение продиктовано необходимостью предоставить сотрудникам возможность заранее определиться с отдыхом. Нередко путевки и туры стоят значительно дешевле, если их приобрести за несколько месяцев до поездки.

Оформление графика отпусков

Правил о том, каким образом работодателю надлежит собирать у сотрудников желаемые ими даты отпуска закон не устанавливает. Обычно всем работникам цеха или отдела выдаётся их список, а напротив каждой фамилии они сами указывают желаемые для них даты. Если коллективный договор содержит положение о том, что отпуск дробится на две части, то два этапа.

Затем руководитель подразделения передаёт результат своему непосредственному начальнику. В некоторых учреждениях издают отдельные приказы, устанавливающие регламент.

Для составления самого графика обычно используется унифицированная форма Т-7, которая утверждена госкомстатом РФ ещё в 2004 году. Не регламентирует закон и то, как график должен проходить утверждение. В некоторых предприятиях для этого используют визу руководителя, а в других издаётся ещё и приказ.

Всё это делает график отпусков обязательным документом, к которому можно относиться довольно произвольно.

Спорность графика отпусков подтверждается тем, что предложения его отмены стали звучать одновременно с предложением отмены трудовых книжек. Однако последние перевели в электронный формат, а вот графики отпусков пока решили не менять. Напомним, что работники в РФ регулярно отзываются из отпусков, а некоторые не пользуются ими по нескольку лет.

Статья 123 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (действующая редакция)

1. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается графиком. График отпусков должен составляться работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на каждый календарный год и утверждаться им не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Например, график отпусков на 2014 г. должен быть утвержден не позднее 18.12.2013.

2. Отпуска могут предоставляться в любое время в течение года, но без нарушения нормальной работы организации. При составлении графика учитываются пожелания работников и особенности производственного процесса.

Важное условие, которое необходимо соблюдать при составлении графика: отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.

Утвержденный график отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск.

Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя и соответствующий выборный орган первичной профсоюзной организации изменить его. С согласия работника время ухода в отпуск может быть изменено и по инициативе работодателя.

Особый порядок предоставления оплачиваемых отпусков установлен для работников FIFA, дочерних организаций FIFA, контрагентов FIFA, конфедераций, национальных футбольных ассоциаций, Российского футбольного союза, Оргкомитета «Россия-2018», его дочерних организаций, трудовая деятельность которых связана с осуществлением мероприятий по подготовке и проведению в Российской Федерации спортивных соревнований — чемпионата мира по футболу FIFA 2021 г. и Кубка конфедераций FIFA 2021 г. Указанным работникам очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем с учетом планов мероприятий соответствующих организаций по подготовке и проведению спортивных соревнований (см. ч. 5 ст. 11 Федерального закона от 07.06.2013 N 108-ФЗ).

3. Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно графики отпусков вывешиваются в подразделениях организации или объявляются работникам под роспись. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели.

4. При составлении графика отпусков следует учитывать, что для некоторых категорий работников законами предусмотрена такая льгота, как право использовать отпуск в удобное для них время года. Число лиц, имеющих право на такую льготу, в настоящее время довольно значительно. К ним, в частности, относятся:

— работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК);

— участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в т.ч. и инвалиды (ст. ст. 14 — 19 Закона о ветеранах);

— Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);

— Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);

— лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 23 Закона о донорстве);

— лица, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы, участники ликвидации катастрофы, граждане, эвакуированные из зоны отчуждения и переселенные (переселяемые) из зоны отселения, и некоторые другие лица, подвергшиеся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, других аварий на атомных объектах военного и гражданского назначения, испытаний, учений и иных работ, связанных с любыми видами ядерных установок (ст. ст. 14 — 22 Закона о Чернобыле).

При составлении графика отпусков следует также учитывать право работника-мужчины получить ежегодный отпуск в период отпуска по беременности и родам его жены, а также право одного из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуна, попечителя) получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение в образовательные учреждения среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (см. коммент. к ст. 322). При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка.

В тех случаях, когда работник имеет право на выбор, при составлении графика отпусков целесообразно предложить ему написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

Если работодатель не соблюдает требования законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время либо нарушает утвержденный график отпусков, работники вправе обратиться за защитой в органы по рассмотрению трудовых споров (комиссию по трудовым спорам, суд).

Источник комментария:

Отв. ред. Ю.П. Орловский «КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ», изд.6-е АКТУАЛИЗАЦИЯ

ОРЛОВСКИЙ Ю.П., ЧИКАНОВА Л.А., НУРТДИНОВА А.Ф., КОРШУНОВА Т.Ю., СЕРЕГИНА Л.В., ГАВРИЛИНА А.К., БОЧАРНИКОВА М.А., ВИНОГРАДОВА З.Д., 2014

Положения ТК РФ об отпусках в судебной практике

Сами по себе положения рассматриваемой статьи довольно просты. Обычно в случае отсутствия графика отпусков, если это обнаруживает проверка компетентных органов, к примеру, трудовой инспекцией, работодатель просто уплачивает штраф, и дело не доходит до суда.

Предметом рассмотрения в судах часто становятся ситуации, которые связаны с традиционным ошибочным пониманием норм права, которое наблюдается у работодателей. Так, многие из них считают, что если в какой-то статье ТК РФ есть нормы того, что отпуск может быть разделён на части, то это даёт им право делить отпуск без согласия работника.

20 марта 2021 г. ВС Республики Северная Осетия-Алания вынес Решение № 72-28/2020 по делу № 72-28/2020. В нём говорится, что в нарушение ст. 123 ТК РФ работнику было вручено уведомление о предоставлении ему части отпуска, тогда как в соответствии со ст. 125 ТК РФ отпуск может быть разделен на части только по соглашению сторон. Соглашение между работником и работодателем в тот раз достигнуто не было.

Постановлением зампрокурора в отношении директора было возбуждено дело об административном правонарушении, предусмотренном ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Приведенные обстоятельства послужили основанием для привлечения директора постановлением ГИТ к административной ответственности.

Это было оспорено директором, но в своём решении ВС Северной Осетии оставил решения об административном взыскании и решение суда нижестоящей инстанции о его правомерности без изменений.

Правила установления и распределения

Кое-что по этой теме уже было изложено выше.

Итак, очередность отпусков устанавливается на основании графика, который каждый работодатель должен составить и утвердить за две недели до конца календарного года. При этом учитывается мнение профсоюза.

Кроме того, нужно принимать во внимание, что не которые категории сотрудников вправе уходить в отпуск, когда им пожелается. Вернее, они должны сообщить работодателю, подготавливающему график, когда хотят уйти отдыхать. Что это за категории работников? Ответ – в таблице:

Таким образом, право выбрать время отпуска предоставляется лицам, которые имеют какие-либо заслуги перед государством. Исключение – мужья, жены которых готовятся стать мамами. Но здесь уже в действии принцип Конституции РФ об особой защите материнства и детства. Женщине во время беременности нужна поддержка и помощь любимого мужчины.

Выходит, что работодатель должен сначала спросить у перечисленных категорий работников, когда они хотят отдыхать, а затем уже «разбрасывать» остальных сотрудников по календарю.

Отдых совместителя

Правила предоставления отпусков данной категории работников установлены в ст. 286 ТК РФ.

Они таковы:

1. Отпуск по совместительству предоставляется в то время, на которое выпадает время отдыха от основной работы.
2. Если сотрудник не отработал больше полугода на дополнительном месте работы, то отпуск предоставляется ему авансом.
3. Если на втором месте работы продолжительность отпуска не такая большая, как на месте основном, то работник вправе попросить о предоставлении ему дней без содержания.

В 2021 году появилась информация о том, что некоторые депутаты Госдумы РФ выступают за то, чтобы запретить совместительство. Поэтому не исключаем вероятности, что данная информация в скором времени не будет актуальной.

Если не использован за прошлый год

Что нужно делать в такой ситуации, чтобы не нарушить закон? Ст. 124 ТК РФ говорит о том, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд. Основываясь на данном положении и других нормах ТК РФ, можно сделать вывод, что сотрудник, который не ходил в отпуск в прошлом году, должен все отгулять в этом.

Напрашивается еще один вывод: если работник не хочет идти в отпуск второй год подряд, то работодатель должен его «выгнать». Иначе, контролирующие органы могут применить санкции.

Регистрация

По просьбе работника вы обязаны предоставить ему оплачиваемый отпуск и раньше полугодового срока. В частности, право на оплачиваемый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы имеют (ст. 122 ТК РФ):

• женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники, которым еще не исполнилось 18 лет;
• сотрудники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Досрочный отпуск сотрудник может получить и в других случаях, предусмотренных законодательством.

Так, например, в статье 123 Трудового кодекса есть такая норма: по желанию мужа ему могут предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск на период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам. При этом не имеет значения, сколько времени этот человек проработал на фирме.

Кроме того, вопрос о возможности предоставления отпуска авансом может быть отрегулирован в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте компании.

Хотя выплаты отпускных за неотработанные периоды могут привести к негативным последствиям.

Если к моменту увольнения сотрудник получил отпускные, которые еще не отработал, и удержать их было не из чего, взыскать излишне выплаченную сумму через суд, по мнению Верховного Суда, после увольнения невозможно (Определение ВС РФ от 5 февраля 2021 года № 59-КГ17-19).

Работодатель (Отдел МВД России) потребовал взыскать через суд с бывшего сотрудника сумм выплат за период не отработанного им отпуска. Также ему авансом была выплачена заработная плата.

Суды первых двух инстанций признали требования нанимателя законными. Они исходили из того, что образовавшаяся у служащего задолженность, которую было невозможно удержать при увольнении, является для бывшего работодателя материальным ущербом. А материальный ущерб (прямой действительный ущерб) подлежит возмещению в соответствии со статьей 238 Трудового кодекса. Спорные выплаты, на первый взгляд, подпадают под определение прямого действительного ущерба, поскольку в результате у работодателя произошло реальное уменьшение наличного имущества.

Однако ВС РФ с такой оценкой не согласился. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (ст. 233 ТК РФ). В рассматриваемом же случае возникновение у служащего задолженности перед нанимателем не было связано его противоправными действиями – ни при выплате отпускных, ни при выплате зарплаты.

Не было и счетных ошибок.

Таким образом, нужно помнить: удержать задолженность за неотработанные дни отпуска можно только из причитающихся работнику при увольнении сумм. Других оснований для взыскания нет.

А незаработанный аванс можно взыскивать через суд в двух случаях: счетная ошибка или неправомерные действия работника, повлекшие излишнюю выплату зарплаты.