В организации может возникнуть ситуация, когда какому-либо работнику придется перенести дату начала отпуска. Причины этого прописаны в Трудовом кодексе. Работодатель должен будет предоставить работнику эту возможность, но сначала все надо оформить правильно. Одним из этапов оформления будет издание приказа о переносе ежегодного отпуска и внесении изменений в график отпусков. Разберемся, как составить такой документ.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
ФАЙЛЫ
Причины для переноса отпуска
График отпусков — обязательный документ на предприятии. Его заполняют в начале нового года либо в конце старого с учетом очередности периодов отдыха работников. Об этом говорится в ст. 123 ТК РФ. Можно использовать унифицированную форму Т-7, которую закрепил Госкомстат постановлением от 5 января 2004 г. №1. Также организация вправе применять форму, разработанную самостоятельно.
Основаниями для переноса отпуска могут быть следующие (ст. 124 ТК РФ):
- больничный лист сотрудника;
- принятие на работу сотрудников после издания графика отпусков;
- работник передумал идти в отпуск в зафиксированные в графике сроки;
- требование организации по причине каких-либо важных событий (проверки, производственная необходимость), но только с согласия самого работника;
- нарушение даты выплаты отпускных.
Можно ли изменять после утверждения?
Изменение графика отпусков после его утверждения на основании приказа допускается при наличии на то оснований.
Как правило, причиной внесения изменений становятся следующие причины:
- основания из ст.124 ТК РФ – уход на больничный или исполнение государственных обязанностей в отпуске;
- несоблюдение работодателем правил предоставления ежегодных отпусков – не выдана в положенный срок отпускные или сотрудник не предупрежден заранее за 2 недели о предстоящем отдыхе;
- семейные обстоятельства работника;
- производственная необходимость;
- прием нового сотрудника или увольнение действующего.
Изменяет график ответственный работник на основании приказа, который составляется руководителем при наличии оснований.
Существует два способа внесения изменений:
- Изменить существующий утвержденный график, внеся изменения в графы 8-10.
- Оформить дополнение к утвержденной форме – удобно использовать, например, при принятии на работу новых сотрудников.
Дополнительный график составляется по той же форме, что и основной, но делается пометка, что это дополнение к другому документу (указываются его реквизиты).
Если меняется утвержденный график, то заполняются графы 8 и 9, предназначенные для отражения данных о перенесении отпуска:
- гр.8 – документ, на основании которого меняются даты отпуска (приказ);
- гр.9 – новая дата начала отпуска.
- В гр.10 вносится примечание – поясняется суть и причина изменений.
Как внести корректировки по желанию работника?
Часто с инициативой изменить даты отпуска выступает сам сотрудник. Отпуска планируются заранее, вероятна ситуация, что у работника появятся непредвиденные обстоятельства, которые потребуют изменения отпускных дат.
Кроме того, ТК РФ предусматривает случаи, когда работодатель обязан перенести отдых на другой срок по заявлению трудящегося.
Можно выделить несколько причин для изменения отпускных дат в графике Т-7:
- Работодатель не уведомил сотрудника за 2 недели о дате начала отдых – это нарушение ТК РФ позволяет работнику требовать переноса отпуска на любой удобный для него срок. Нужно понимать, что ознакомление с графиком под роспись уже является фактом ознакомления.
- Работодатель не выплатил отпускные за 3 до начала отпуска – по ст.124 ТК РФ это нарушение также может выступать основанием для переноса отпуска по желанию работника.
- Сотрудник в период нахождения в ежегодном отпуске заболел и оформил на себя больничный – дни, совпавшие с болезнью, можно перенести на другое время по согласованию с руководством (можно на это время также продлить текущий отпускной период).
- Сотрудника вызывали на работу в период отпуска для исполнения обязанностей.
- У трудящегося возникли обстоятельства, требующие предоставления отдыха в другое время – семейные обстоятельства. Вопрос переноса решается по согласованию двух сторон.
Во всех случаях, когда инициатива исходит от работника, им пишется заявление.
Если в заявлении указана одна из первых четырех причин, то работодатель должен удовлетворить просьбу заявителя о переносе.
Оформить приказ и внести изменения в график.
Если работник просит изменить даты по семейным обстоятельствам, то руководитель может решить вопрос на свое усмотрение – вправе отказать.
Если заявление получено и одобрено руководством, выбраны даты, на которые переносится отпуск, то оформляется приказ, в котором руководитель отдает распоряжение внести изменения в график отпусков.
Кадровый работник корректирует даты и заполняется графы с 8 по 10.
Пример при переносе в связи с больничным, досрочным отзывом
Если причиной изменений выступает перенос отпуска в связи с временной нетрудоспособностью во время отдыха, то следует получить от работника заявление о том, что он хочет именно перенести даты, а не продлить их.
Далее согласовываются сторонами даты и оформляется приказ. Распоряжение служит для кадровика основанием для изменения графика.
Пример изменения графика при переносе в связи с больничным:
Если работник досрочно вызван на работу до окончания отпускного периода (это возможно только с согласия отпускника), то неотгулянная часть предоставляется в выбранное сотрудником время.
При этом оформляется заявление о согласии на отзыв, где указываются сроки переноса.
Работодатель также оформляет приказ, а кадровый специалист корректирует график.
Пример изменения в связи с досрочным отзывом на работу:
Правила оформления по инициативе работодателя
Работодатель не может в одностороннем порядке перенести отпуск сотрудника, если его даты закреплены в графике.
Нет ни одной причины в ТК РФ, которые позволяют внести изменения без согласования с самим работником.
Если руководству по какой-либо причину нужно перенести отдых одного или нескольких сотрудников, то каждому нужно составить письменное уведомление, в котором предлагает изменить отпускные даты и указывается причина этому.
Получив уведомление, работник может отказаться и уйти отдыхать точно в запланированные сроки. Никто его за это не накажет и не уволит.
Только личное согласие работника, оформленное в письменном виде, может послужить основанием для составления приказа о переносе отпуска и изменении графика по инициативе работодателя.
Руководству нужно согласовать с трудящимся вопрос изменений, выбрать новые даты, которые будут удобны обеим сторонам, после этого можно менять сам график.
Образец внесения изменения в связи с производственной необходимостью:
Нужно ли менять при приеме нового сотрудника?
Еще одной причиной для корректировки отпускного расписания может выступать прием новый работников в организацию. Нужно ли вносить сведения о предоставлении отдыха для вновь принятых в текущем году — подробнее читайте здесь.
Право на отпуск у новых работников появляется через полгода работы, но работодатель может предоставить отпуск и раньше, в том числе авансом.
Если планируется отправить сотрудника отдыхать в том же году, в котором он принят на работу, то можно пойти двумя путями:
- Изменить текущий график, внеся в него сведения об отпуске вновь принятого сотрудника.
- Предоставить новому работнику отдых на основании его заявления, не меняя расписание.
Второй вариант удобнее, так как не требует изменять текущий график или оформлять к нему дополнения.
Если организация большая, и кадровые перестановки в ней не редкость, то составлять постоянно новое дополнение каждый раз при приеме нового человека – дело весьма трудоемкое.
Законодательство не обязывает работодателей вносить сведения об отдыхе вновь принятых работников в график после его утверждения.
Если руководитель все-таки хочет закрепить договоренности об отпуске на бумаге, то следует составить дополнительный документ по той же форме Т-7, указать в нем, что он дополняет основной график.
В дополнение вносятся сведения только для принятого на работу сотрудника, при этом в графе «Примечание» делается пометка о том, что это новый человек трудоустроен в организацию.
Образец оформления дополнения при приеме нового работника:
Порядок действий для внесения изменений в график отпусков
Для того чтобы внести изменения в график отпусков, придерживаются такого алгоритма:
- Работник, планирующий перенести отпуск, пишет заявление на имя руководителя организации.
- Руководитель рассматривает заявление.
- Если результат рассмотрения положительный, то глава организации (или его доверенное лицо) визирует заявление.
- Отдел кадров формирует и издает приказ о внесении изменений в график отпусков и переносе отпуска работника.
- В график включают все необходимые изменения.
Важно! Если руководитель отклоняет перенос отпуска, то никакие изменения в график отпусков не вносят.
Как правило, самостоятельный приказ о внесении изменений в график отпусков не издают, эта часть фиксируется вместе с фактом переноса отпуска сотрудника.
Данный приказ относится к документам по личному составу организации, поэтому его нужно хранить в течение 5 лет.
Как составить приказ
Законодательно утвержденной формы такого приказа не существует, поэтому его составляют в свободной форме, используя стандартную структуру для приказов. Документ должен содержать такую информацию:
- Наименование и сведения об организации.
- Наименование, номер и дату составления документа.
- Причину переноса отпуска и внесения изменений в график отпусков.
- Поручение перенести дату начала отпуска, ФИО работника, которому нужно перенести отпуск, дату, на которую его нужно перенести.
- Поручение внести изменения в график отпусков, ФИО работника, которому поручили эту задачу.
- Подписи руководителя организации и работников, упомянутых в приказе.
Как откорректировать остатки отпусков
Заходим в программу 1С «Зарплата и Управление Персоналом», рабочий стол Бухгалтера. На рабочем столе выбираем закладку «Кадровый учет» /«Остатки отпусков».
В открывшемся диалоговом окне видим список сотрудников на конкретную дату и информацию о них: наименование, должность, подразделение, вид договора, …, остаток отпуска. Выбираем сотрудника, для которого необходимо ввести остаток неиспользуемого отпуска или откорректировать его. Выбираем инструмент «Редактировать остаток отпуска».
Откорректировать остатки отпусков можно двумя способами:
1.Простой ввод остатков,
2. Детальный ввод остатков.
1. Простой ввод остатков.
Вводится дата (на которую вводятся остатки. С даты, следующей после даты остатков, начнется новый рабочий год) и общее число дней. Нажимаем «ОК».
2. Детальный ввод остатков.
Вводится дата (на которую вводятся остатки. С даты, следующей после даты остатков, начнется новый рабочий год). Нажимаем «Детальный ввод остатков» и открывается табличное поле детального ввода остатков. Нажимаем «Добавить», выбираем вид ежегодного отпуска, вводим периоды работы: года работы, за которые предоставляется отпуск и количество дней отпуска. Нажимаем «ОК».
Количество дней отпуска изменилось, теперь можно делать отчеты, начисление отпуска и рассчитывать компенсации отпуска при увольнении.
Если в процессе эксплуатации механизма 1С, медленнее проводятся документы или формируются отчеты по отпускам, заполнение справочника поможет решить эту проблему. Программа будет рассчитывать остатки каждого сотрудника не с даты приема на работу, а только для тех рабочих лет, для которых нет записей в справочнике остатков.
Кнопка «Рассчитать» в форме редактирования остатков по сотруднику, позволяет рассчитать остатки автоматически с даты приема сотрудника на работу, используя данные о фактических отпусках, введенных в программу и проигнорировав все остатки, введенные вручную.
Этим механизмом можно воспользоваться, если необходимо откорректировать остатки отпусков, если они неправильно перенеслись при переходе с 1С7.7 в 1С8 и заметили ошибку несколько лет спустя.
Так же этим механизмом можно воспользоваться, в ситуации, если работник уходил в отпуск по беременности и родам, потом — в отпуск по уходу за ребенком до трех лет и его рабочий год необходимо внести изменения. Если по каким- либо причинам это не делается автоматически.
В ст.121 ТК РФ содержится перечень времени, включаемого и не включаемого в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно указанной статье время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается (ч.2 ст. 121 ТК РФ). Следовательно, окончание рабочего года смещается на количество дней такого отпуска работника.
