Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец

Навигация по статье

Увольнение главного бухгалтера — передача дел

Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.

Расторжение договора проходит на общих основаниях:

• по собственному желанию;
• инициативе руководства;
• причинам, сопряженным с материальной ответственностью.

Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:

• объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
• субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компанию, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.

Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.

Главный бухгалтер в организации

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

• Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
• Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
• Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Как передать дела при увольнении главного бухгалтера?

В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказа директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:

• статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
• сроки проверки, передачи дел;
• члены комиссии, ответственные за проведение проверки;
• сведения о принимающей дела стороне;
• подписи сторон и печать.

Дела передаются новому главбуху, заместителю или руководителю компании. Процедура проходит в 6 этапов.

Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел

Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера.

Этап 2. Проведение инвентаризации

Перед сменой главбуха обычно организуют инвентаризацию, в ходе которой проверяют товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами. Итоги инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.

Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности

Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов, а также всех видов отчетности. В ходе процедуры он оценивает:

• учредительные и регистрационные документы;
• данные об учетной политике компании;
• первичную документацию;
• отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
• отчетность во внебюджетные фонды;
• акты сверок с налоговыми органами;
• описи по факту инвентаризаций;
• кассовые документы и выписки о банковских операциях;
• документы, касающиеся кадрового состава;
• должностные инструкции рядовых бухгалтеров.

Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи. После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года. Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.

Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок. Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха.

Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении: основные документы

Теперь коснемся того, что должен передать бухгалтер при своем увольнении. Речь идет о документах, которые отражают специфику и результаты деятельности компании:

• учредительные документы (устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации);
• документы по организации бухгалтерского учета (учетная политика, план счетов, должностные инструкции);
• регистры бухгалтерского и налогового учетов;
• бухгалтерская и налоговая отчетность (декларации, отчеты, журнал учета);
• приказы о проведении инвентаризации и описи;
• документы о взаимоотношениях с налоговой (акты проверок и сверок с налоговыми органами);
• документы по учету основных средств (приказ о создании комиссии, акты приема-передачи на бланке ОС-1, инвентарные карточки);
• документы по учету ТМЦ (карточки учета материалов, приходные ордера, накладные);
• документы по учету денежных средств (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные поручения, выписки с расчетного счета);
• документы по кадровому составу (трудовые договоры, приказы о приеме на должность и увольнении, расчетно-платежные ведомости);
• договоры с поставщиками и клиентами, акты сверок с кредиторами;
• первичные документы и бухгалтерские справки;
• бланки строгой отчетности;
• доверенности, путевые листы.

Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера

Сопутствующие увольнению главного бухгалтера процедуры, касающиеся передачи дел, также включают письменные или устные пояснения для нового сотрудника. Предоставляемые сведения обычно содержат информацию о порядке ведения бухгалтерского и налогового учетов, особенностях взаимодействия с другими подразделениями компании, поставщиками и кредиторами.

Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел

В обязательном порядке передача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:

• ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
• дата передачи обязанностей;
• дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
• названия и количество переданных документов;
• серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
• сведения об утерянных документах;
• ошибки, выявленные проверкой;
• количество переданных печатей, штампов;
• последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.

Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:

• об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
• учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
• учете основных средств и нематериальных активов;
• учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
• расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
• бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
• хранении и уничтожении документов.

Главный бухгалтер решил уволиться

Сегодня с трудом можно найти такую организацию, в которой хотя бы единожды не сменился главный бухгалтер. Это действие требует большого количества времени и нервов.

Начнем с того, что увольнение главного бухгалтера имеет отличие от другого увольнения. Оно «штормит» организацию с величиной баллов, соответствующей выездной налоговой проверке. Не будем вдаваться в правовые подробности ухода главного бухгалтера. Скажем только, что кроме стандартных, есть у главного бухгалтера особенные основания уволиться. Главный бухгалтер имеет право уйти, если:

1. Права владения активами организации перешли к новому собственнику.
2. Произошла любая реорганизация организационно-правовой формы организации.
3. Изменилось ведомство государственного учреждения.

Но есть и ограничительная черта — смена главного бухгалтера возможна только в период между отчетами.

Первый шаг к сдаче дел

Все действие начинается с приказа произвести передачу дел. Информация будет исчерпывающей, если приказ конкретно и четко изложит следующее:

1. Ссылаясь на основание, побудившее создать данный приказ, прикажет передать дела вновь принимаемому главному бухгалтеру.
2. Установит срок для выполнения.
3. Определит комиссию, присутствующую при передаче дел, и ее председателя.
4. Укажет конечную дату готовности акта к утверждению.
5. Утвердит количество экземпляров акта равной юридической силы, их принадлежность сторонам.
6. В отдельном приложении к приказу можно разместить образец акта приема передачи дел главного бухгалтера.

Случается, когда в качестве независимого участника передачи бухгалтерии привлекается внештатный сотрудник, например, аудитор. Его нужно будет также приказом включить в комиссию. Если же это ревизор, направленный вышестоящим органом, то сделайте ссылку на уполномочившее его распоряжение.

Что и кому обязан главный бухгалтер при увольнении?

Трудовое законодательство не выделяет увольнение главного бухгалтера, прекращение трудового договора подчиняется тем же статьям ТК РФ, что и в отношении иных работников.

Но сама специфика работы этого должностного лица настолько важна для всего предприятия, что нельзя просто встать и уйти, ведь порой даже первый руководитель меньше знает о финансовом положении дел в организации, чем главбух.

Обязанность этого сотрудника передавать дела ни в одном законодательном акте не закреплена, однако есть практика отлаженной процедуры передачи дел, почерпнутая из таких нормативных актов:

• закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»>;
• положения о главбухах, утв. Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 N 59.

Именно в этих документах указано, что и как предпринять перед увольнением главбуха, чтобы руководство и новых главный счетовод или заместитель представляли финансовое состояние – каков баланс, имеются ли средства на счете предприятия, каковы суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, и пр.

Срок передачи дел не конкретизирован ни водном законодательном акте, он зависит от масштаба предприятия и от числа направлений деятельности, а также от того, насколько упорядочена документация.

Срок и порядок передачи дел определяется каждой организацией, исходя из конкретных условий и потребностей, и закрепляется в приказе, а следующий день может стать уже последним рабочим днем главбуха в стенах этой организации.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, а также отсутствие ошибок в ней сохраняется за главбухом еще год после увольнения. Такие указания дает ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

• за несвоевременную сдачу отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
• грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.

К уголовной ответственности сотрудник может быть привлечен за уклонение от уплаты налогов в крупном размере. За такие нарушения бухгалтера наказывают штрафом до 500 тыс. р. либо лишением свободы до шести лет. Кроме того, специалист не имеет права занимать аналогичную должность в течение трех лет.

Бухгалтер также несет материальную ответственность перед руководством компании. Бывший работодатель может потребовать возмещения ущерба, нанесенного в ходе выполнения профессиональных обязанностей (по статье 238 ТК РФ).

За реальный ущерб принимаются доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Кроме того, эта возможность должна быть указана в трудовом договоре с главбухом.

Процедура производится в судебном порядке и требует предоставления доказательств:

• трудового договора;
• платежных документов;
• актов проверки надзорных органов.

Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера

Итак, всего 4 вида причин для увольнения:

1. Увольнение по собственному желанию. Бухгалтер сообщает руководителю за 14 дней до наступления даты предполагаемого ухода с работы. В этот период его основная обязанность – передать дела другому лицу. Акт передачи дел при увольнении подписывается им и лицом, принимающим дела. Таким образом, происходит передача ответственности. В оставшееся время для увольнения стоит сосредоточиться на приведении в порядок основных дел, чтобы следующий работник мог быстрее освоиться и понять все тонкости работы бухгалтерии предприятия. Иная обязательная отработка при увольнении по собственному желанию законом не предусмотрена. Это значит, что требовать выполнения всех текущих дел и завершения необходимых финансовых отчетов руководитель не сможет. Компенсации при увольнении включают в себя оплату неиспользованных дней ежегодного отдыха и выходное пособие.
2. Увольнение по инициативе работодателя происходит, если сотрудник нарушил дисциплину или своими действиями причинил ущерб работодателю. Для бухгалтера специфичным основанием будет увольнение за ущерб, нанесенный организации его административными решениями. Например, списание ценного имущества, которое могло принести пользу. Главный бухгалтер освобождается от своей должности при желании нового собственника организации. Ему будет выплачена дополнительная компенсация – выходное пособие, предоставляемое главному бухгалтеру в размере среднемесячного заработка за три месяца. Такая же компенсация положена при увольнении по сокращению штата. Например, когда руководитель для экономии денежных средств собирается самостоятельно выполнять функции бухгалтера.
3. Срок увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит в любой момент, а увольнение по собственному заявлению невозможно без обязательной двухнедельной отработки. Сроки увольнения по соглашению освобождения работником должности главного бухгалтера могут быть установлены любые по усмотрению сторон.
4. Наступление обстоятельств, независящих от воли сторон. Например, смерть работника, работодателя (если им был индивидуальный предприниматель) соответственно становится естественной причиной расторжения трудового договора.

Процедура увольнения главного бухгалтера в бюджетном учреждении ничем не отличается от увольнения из частного предприятия. Оба случая регулируются едиными правилами, установленными Трудовым кодексом.

Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.

Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.

Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.

Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.

Увольнение по собственному желанию

Если главный бухгалтер сам решил уйти из компании, он пишет заявление об увольнении на имя директора за 2 недели до ухода. Закон не разрешает директору удерживать бухгалтера на его должности, хотя часто руководители противодействуют уходу такого важного специалиста, по крайней мере, пока не найдут ему достойную замену. Но работнику достаточно зарегистрировать свое заявление в канцелярии — и через две недели он имеет полное право уйти с работы.

Лучше договориться с главбухом полюбовно и скорее искать нового сотрудника: тогда бухгалтер сможет передать ему дела и сообщить все бухгалтерские хитрости компании своему преемнику. Если преемника нет, уходящий главбух составляет письменные инструкции и пытается донести всю важную информацию до директора.

Уведомление налоговой службы о смене главного бухгалтера

Увольнение старого главного бухгалтера и передача его дел новому является довольно трудоемким процессом. И зачастую у руководителей возникает вопрос о том, есть ли обязательство у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей уведомлять об этом контролирующие органы. В сегодняшней статье будут раскрыты вопросы о том, когда необходимо составлять извещение, кого поставить в известность о произошедших изменениях, и в какой форме следует это сделать.

Когда это нужно?

Действующими нормативно-правовыми актами не предусмотрены обязательства организаций относительно уведомления контролирующих органов о произошедшей смене обозначенного должностного лица. Исключение составляет ситуация, когда главный бухгалтер получает право подписи от имени юридического лица без соответствующей доверенности.

В соответствии с Федеральным законом РФ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» за №129-ФЗ от 08 августа 2001 года в ЕГРЮЛ (Едином государственном реестре юридических лиц) содержатся лишь такие сведения о хозяйствующем субъекте, как полное имя и занимаемая должность лица, наделенного правом подписи без доверенности, а также реквизиты паспортных данных и ИНН в случае наличия такового.

Следует также иметь в виду, что право действовать без доверенности от имени предприятия или организации будет зависеть от организационно – правовой формы конкретного юридического лица.

Согласно закону РФ за №14-ФЗ от 08 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также федеральному закону за №208 – ФЗ «Об акционерных обществах» право на осуществление действий без наличия доверенности может получить лишь исполнительный орган общества, включая генерального директора, президента компании и т.п. Таким правом могут быть также наделены и управляющие компании.

Главный бухгалтер, как должностное лицо, не наделяется правом подписи без доверенности, в связи с чем сведения о нем не были включены в ЕГРЮЛ.

Помимо того, в главном фискальном документе РФ нет требований относительно предоставления в налоговую инспекцию сведений о нанятом ответственном лице организации. Поэтому в случае его смены нет необходимости в оповещении об этом налоговых органов.

Кому сообщать

Ни одна организация не должна уведомлять налоговые органы о смене бухгалтера, потому что такая процедура нигде не прописана. Заявление нужно подавать, только если меняется руководитель компании. Но так как главный бухгалтер во всех отчетных документах для налоговой службы ставит свою подпись, то фирма, при желании, может сообщить в налоговую, что произошло увольнение бухгалтера и на его места назначено новое лицо. Это поможет избежать возможных конфликтных ситуаций. Для этого бывший бухгалтер самостоятельно пишет письмо в налоговую службу, причем оно может быть оформлено в произвольной форме, здесь требований нет. К этому письму желательно приложить копию приказа руководителя об увольнении. Никакой ответственности за несообщение в налоговую о смена бухгалтера не предусмотрено.

Ответственности за несообщение в налоговую о смена бухгалтера не предусмотрено, однако уведомление может помочь избежать конфликтных ситуаций, если смена происходит в середине налогового периода.

А вот извещать банковские организации нужно в обязательном порядке. В противном случае финансовая деятельность фирмы может быть приостановлена. Для этого есть общий пакет документов, но уточнить его содержание лучше в своем банке, возможны отличия. Общий пакет документов таков:

• Сопроводительное письмо в двух экземплярах.
• Приказ об увольнении старого главного бухгалтера (копия).
• Приказ о принятии на работу бухгалтера нового (копия).
• Новая банковская карточка, которая содержит образцы подписей лиц, которые имеют право данным счетом распоряжаться.
• Нотариально заверенный оттиск печати юридического лица.
• Паспорт нового главбуха (ксерокопия).

Каждая ксерокопия в обязательном порядке должна быть заверена руководителем компании. На копиях должна быть подпись директора, его ФИО и пометка, что копия верна. Кроме этого нужно указать точную дату и поставить печать организации. В противном случае ксерокопии не будут иметь законную силу, и банк просто может их не принять. Этот пакет документации нужно отправить в банк, причем лучше всего отнести лично с помощью ответственного лица. Если банковская организация потребует дополнительные бумаги, то нужно их предоставить.

Освобождаемся от персональной ответственности

В распоряжении увольняющегося главного бухгалтера могли находиться печати, штампы, ключи и пароли доступа в системы интернет-банков и электронной отчетности, трудовые книжки и другие предметы, влекущие за собой персональную ответственность.

Право на их владение и использование в работе дается лично руководителем. Поэтому было бы более разумным сдать такое имущество ему назад под расписку. Пусть в дальнейшем сам выдаст эти вещи новому главному бухгалтеру, когда сочтет нужным.

Совет: если шеф настаивает отдать все сразу вновь принятому главному бухгалтеру, то получите его личное письменное распоряжение с подробным списком. И смело вручайте принимающей стороне, но тоже под расписку.