Образец ведения журнала регистрации приказов по личному составу в 2021 году

Что такое приказ по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

о приеме на работу;
переводе на другую должность;
увольнении;
изменении персональных данных;
изменении заработной платы или премировании;
об отпуске;
о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

учет;
контроль исполнения;
возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

журнал или книга;
база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Кадровые приказы

Приказ

– правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу

оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа

– приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие
срок хранения 75 лет:

о приеме на работу (заключение трудового договора);
о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия работника, т.е. изменение трудового договора);
об увольнении (прекращение трудового договора);
об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
о направлении в командировку (длительную зарубежную);
о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

о предоставлении отпуска;
о направлении в командировку (краткосрочную);
о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов

. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Журнал регистрации приказов по личному составу
Журнал регистрации кадровых приказов
Журнал регистрации приказов на отпуск
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Журнал регистрации приказов

Все журналы (книги) регистрации

ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
Т-1. Приказ о приеме по совместительству
Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

Форма Т-5. Унифицированная форма приказа о переводе
Форма Т-5а. Унифицированная форма приказа о переводе (несколько сотрудников)
Т-5а Приказ о переводе нескольких сотрудников (пример)
Т-5. Приказ о переводе в связи с сокращением штата
Т-5. Приказ о переводе по состоянию здоровья
Т-5. Приказ о переводе, повышение в должности
Т-5. Приказ о переводе, временно, в связи с трудовым увечьем
Т-5. Приказ о переводе, временно, ввиду беременности
Т-5. Приказ о переводе, временно, до достижения ребенком полутора лет
Т-5. Приказ о переводе по результатам аттестации
Приказ О перемещении работника в другое структурное подразделение
Приказ О временном переводе в другое подразделение

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

Форма Т-6. Унифицированная форма приказа на отпуск
Форма Т-6а. Унифицированная форма приказа на отпуск (несколько сотрудников)
Т-6 Приказ О предоставлении отпуска (образец)
Т-6а Приказ О предоставлении отпуска (несколько сотрудников) (образец)
Т-6 Приказ О предоставлении отпуска по беременности и родам
Т-6 Приказ О предоставлении отпуска по беременности и родам работнице, усыновившей ребёнка
Приказ О предоставлении дополнительного дня отдыха работнику-донору
Приказ О переносе отпуска работника
Приказ О замене части отпуска денежной компенсацией
Приказ О замене дополнительного отпуска денежной компенсацией
Приказ О досрочном выходе работника из отпуска без сохранения заработной платы
Приказ О досрочном выходе работника из отпуска по уходу за ребенком
Приказ О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска работника в связи с временной нетрудоспособностью
Приказ Об освобождении от работы работника-донора в день сдачи им крови
Приказ О продолжительности рабочего времени
Приказ Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени
Приказ Об установлении неполного рабочего времени
Приказ О работе на условиях неполного рабочего времени
Приказ О привлечении к работе в ночное время
Приказ О привлечении к сверхурочной работе (без согласия работника)
Приказ О привлечении к сверхурочной работе
Приказ О предоставлении дополнительного времени отдыха

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

Приказ О совмещении должностей
Приказ Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
Приказ Об увеличении объема выполняемой работы

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

Форма Т-11. Унифицированная форма приказа о поощрении
Форма Т-11а. Унифицированная форма приказа о поощрении (несколько сотрудников)
Приказ О наложении дисциплинароного взыскания (выговор)
Приказ Об отстранении работника от работы

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

Форма Т-9. Унифицированная форма приказа о направлении в командировку
Форма Т-9а. Унифицированная форма приказа о направлении в командировку (несколько сотрудников)
Т-9 Приказ О направлении в командировку (краткосрочную)
Т-9а Приказ О направлении в командировку (краткосрочную), несколько сотрудников
Приказ О возмещении работнику расходов, произведенных им в командировке
Приказ О направлении работников на повышение квалификации (с отрывом от работы)

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

Форма Т-8. Унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора (увольнении)
Форма Т-8а. Унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора (несколько сотрудников)
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с предоставлением работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с признанием судом работника безвестно отсутствующим
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с неудовлетварительным результатом испытания
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с лишением работника специального права (на управление транспортным средством), влекущее за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с нарушением установленных правил заключения трудового договора, исключающих возможность продолжения работы
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с призывом работника на военную службу
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с приемом на работу работника, для которого эта работа будет являться основной
Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с совершением аморального поступка, несовместимого с продолжением работы
Приказ О восстановлении на работе
Приказ Об аннулировании трудового договора

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

Приказ Об изменении фамилии
Приказ Об изменении отчества

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

регистрация изданных компанией кадровых документов;
быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

Дата издания.
Уникальный номер регистрации в программе.
Краткое описание.
Исполнитель.

Правила ведения журнала

Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.

На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

По окончании формуляр передается в архив.

Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

Какие сведения отражать

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

порядковый номер позиции;
номер и дата издания приказа;
тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
подпись об ознакомлении;
отметка об исполнении и передаче в архив.

Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

о дисциплинарных взысканиях;
о ежегодных оплачиваемых отпусках;
об учебных отпусках;
о дежурствах;
о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Приказы, которые принимаются в организации и подлежат нумерации

Приказ – это распорядительный документ, который принимается руководителем организации (единоличным исполнительным органом) с целью регулирования внутренних и внешних правоотношений. Виды приказов, которые могут быть приняты в организации отражены в Приказе Минкультуры России № 558. Разумеется, представленный перечень не является исчерпывающим, однако может дать представление о том, какие приказы могут приниматься в фирме.

Важно! Разграничение приказов друг от друга и их нумерация важны еще и потому, что для каждого документа предусмотрен свой срок хранения.

Приказы, принимаемые в организации условно можно разделить на следующие виды:

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России, доб. 453

По личному составу. Это распоряжения, связанные с приемом и увольнением сотрудников, и т.д.
По основной деятельности. Это локальные акты любой направленности, например, Положение об охране труда.
По административно-хозяйственной деятельности. Это приказы по порядку посещения производственных помещений, организации охраны, и т.д.