Как вести журнал регистрации приказов по личному составу


Что такое приказ по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  • учет;
  • контроль исполнения;
  • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

  • журнал или книга;
  • база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Кадровые приказы

Приказ

– правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу

оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа

– приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие
срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов

. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

  • Журнал регистрации приказов по личному составу
  • Журнал регистрации кадровых приказов
  • Журнал регистрации приказов на отпуск
  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • Журнал регистрации приказов

Все журналы (книги) регистрации

ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

  • Форма Т-5. Унифицированная форма приказа о переводе
  • Форма Т-5а. Унифицированная форма приказа о переводе (несколько сотрудников)
  • Т-5а Приказ о переводе нескольких сотрудников (пример)
  • Т-5. Приказ о переводе в связи с сокращением штата
  • Т-5. Приказ о переводе по состоянию здоровья
  • Т-5. Приказ о переводе, повышение в должности
  • Т-5. Приказ о переводе, временно, в связи с трудовым увечьем
  • Т-5. Приказ о переводе, временно, ввиду беременности
  • Т-5. Приказ о переводе, временно, до достижения ребенком полутора лет
  • Т-5. Приказ о переводе по результатам аттестации
  • Приказ О перемещении работника в другое структурное подразделение
  • Приказ О временном переводе в другое подразделение

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

  • Форма Т-6. Унифицированная форма приказа на отпуск
  • Форма Т-6а. Унифицированная форма приказа на отпуск (несколько сотрудников)
  • Т-6 Приказ О предоставлении отпуска (образец)
  • Т-6а Приказ О предоставлении отпуска (несколько сотрудников) (образец)
  • Т-6 Приказ О предоставлении отпуска по беременности и родам
  • Т-6 Приказ О предоставлении отпуска по беременности и родам работнице, усыновившей ребёнка
  • Приказ О предоставлении дополнительного дня отдыха работнику-донору
  • Приказ О переносе отпуска работника
  • Приказ О замене части отпуска денежной компенсацией
  • Приказ О замене дополнительного отпуска денежной компенсацией
  • Приказ О досрочном выходе работника из отпуска без сохранения заработной платы
  • Приказ О досрочном выходе работника из отпуска по уходу за ребенком
  • Приказ О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска работника в связи с временной нетрудоспособностью
  • Приказ Об освобождении от работы работника-донора в день сдачи им крови
  • Приказ О продолжительности рабочего времени
  • Приказ Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени
  • Приказ Об установлении неполного рабочего времени
  • Приказ О работе на условиях неполного рабочего времени
  • Приказ О привлечении к работе в ночное время
  • Приказ О привлечении к сверхурочной работе (без согласия работника)
  • Приказ О привлечении к сверхурочной работе
  • Приказ О предоставлении дополнительного времени отдыха

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

  • Приказ О совмещении должностей
  • Приказ Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
  • Приказ Об увеличении объема выполняемой работы

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

  • Форма Т-11. Унифицированная форма приказа о поощрении
  • Форма Т-11а. Унифицированная форма приказа о поощрении (несколько сотрудников)
  • Приказ О наложении дисциплинароного взыскания (выговор)
  • Приказ Об отстранении работника от работы

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

  • Форма Т-9. Унифицированная форма приказа о направлении в командировку
  • Форма Т-9а. Унифицированная форма приказа о направлении в командировку (несколько сотрудников)
  • Т-9 Приказ О направлении в командировку (краткосрочную)
  • Т-9а Приказ О направлении в командировку (краткосрочную), несколько сотрудников
  • Приказ О возмещении работнику расходов, произведенных им в командировке
  • Приказ О направлении работников на повышение квалификации (с отрывом от работы)

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

  • Форма Т-8. Унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора (увольнении)
  • Форма Т-8а. Унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора (несколько сотрудников)
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с предоставлением работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с признанием судом работника безвестно отсутствующим
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с неудовлетварительным результатом испытания
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с лишением работника специального права (на управление транспортным средством), влекущее за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с нарушением установленных правил заключения трудового договора, исключающих возможность продолжения работы
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с призывом работника на военную службу
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с приемом на работу работника, для которого эта работа будет являться основной
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с совершением аморального поступка, несовместимого с продолжением работы
  • Приказ О восстановлении на работе
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Правила ведения журнала

Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.

На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

По окончании формуляр передается в архив.

Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

Какие сведения отражать

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

  • порядковый номер позиции;
  • номер и дата издания приказа;
  • тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
  • основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
  • краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
  • Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
  • подпись об ознакомлении;
  • отметка об исполнении и передаче в архив.

Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Приказы, которые принимаются в организации и подлежат нумерации

Приказ – это распорядительный документ, который принимается руководителем организации (единоличным исполнительным органом) с целью регулирования внутренних и внешних правоотношений. Виды приказов, которые могут быть приняты в организации отражены в Приказе Минкультуры России № 558. Разумеется, представленный перечень не является исчерпывающим, однако может дать представление о том, какие приказы могут приниматься в фирме.

Важно! Разграничение приказов друг от друга и их нумерация важны еще и потому, что для каждого документа предусмотрен свой срок хранения.

Приказы, принимаемые в организации условно можно разделить на следующие виды:

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России, доб. 453

  1. По личному составу. Это распоряжения, связанные с приемом и увольнением сотрудников, и т.д.
  2. По основной деятельности. Это локальные акты любой направленности, например, Положение об охране труда.
  3. По административно-хозяйственной деятельности. Это приказы по порядку посещения производственных помещений, организации охраны, и т.д.
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Для любых предложений по сайту: [email protected]