Как и когда осуществляется исполнение обязанностей временно отсутствующего работника согласно ТК РФ

Временно отсутствующие и временно исполняющие сотрудники: законодательство

Приказы и табели учета – основные документы, где фиксируются сведения относительно граждан после приема на работу. На основании этой информации потом определяют вознаграждение за труд.

При отсутствии сотрудника на предприятии в паспорт вносят отметку. В ней дают подробное описание для оснований, но это не равнозначно праву увольнения. Госкомстат РФ выпустил Постановление №1, где описывают кодировку для различных причин отсутствия. Из необходимой информации отмечают описание сохранения зарплаты на период, либо её отсутствия.

Временно отсутствующими признают тех, кого некоторое время нети на рабочем месте по серьёзным причинам. То есть, текущее законодательство не нарушается.

На этапе создания компаний руководство разрабатывает штатные расписания. В них написано, сколько человек требуется для выполнения той или иной задачи за определенное время. Разовое отсутствие подчинённого серьёзного ущерба не приносит. Другое дело – когда временный период такого события длинный. Поэтому законы разрешают оформлять другого человека на ту же должность.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Не менее интересной формой привлечения сотрудника к дополнительной работе признается замещение одного или двух сотрудников на определенное время (например, период отпуска). В данном случае может происходить расширение зоны обслуживания, то есть увеличение объема работы, что превышает нормы, которые фиксирует трудовой договор.

Например, на время отпуска сотрудника одна уборщица, договор которой предусматривает объем работы в 50 кв. метров, может быть привлечена к уборке дополнительных 20 метров. Для этого подписывается соглашение с работником, если он может совместить указанный размер (объем) работы в свое основное время.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что расширение зоны обслуживания – это одна из ключевых форм замены работников при их временном отсутствии, то есть на время отпуска или больничного. Но при этом подобное совмещение может происходить только по одной профессии, но никак не по вакантным должностям.

Чтобы официально оформить подобное привлечение трудящихся к дополнительной работе на время отпуска другого сотрудника, следует получить письменное согласие субъекта трудовых отношений.

Только после этого можно подписывать соглашение, которое будет полностью легитимным и дополнит трудовой договор. После этого публикуется приказ о временном исполнении обязанностей, который должен содержать как срок дополнительных работ, так и размер оплаты труда. Кроме того, руководитель организации может установить доплату сотруднику, расчет которой будет осуществляться в соответствии с внутренним уставом на предприятии.

Какие люди могут исполнять обязанности?

Обязанности для каждого отдельного сотрудника разрабатывают на предприятии индивидуально. Но допускается вариант создания тождественных вакансий. Благодаря чему люди и могут заменять друг друга. При этом предполагается создание новых обязанностей, либо расширение списка тех, что уже имеются.

Руководству разрешают использовать труд сторонних сотрудников с заключением с ними срочных трудовых соглашений. Это актуально, если первоначальный штат не очень большой.

Ещё есть так называемое внутреннее совместительство. Предполагается, что задействуют одного из внутренних сотрудников предприятия. Просто режим труда будет отличаться от стандартных схем, которые применялись ранее. Но исполнять обязанности по данной схеме можно только в свободное время от основной должности.

Причины введения замещения

Согласно ТК РФ, у всех штатных сотрудников есть право на равноценную оплату и труд, отдых, другие дополнительные гарантии. Следующие причины считаются законными основаниями для отсутствия на работе:

1. Медицинские показания, либо необходимость оформить какие-либо специальные разрешения.
2. Исполнение государственных обязанностей. Пример – когда принимают участие в военных сборах.
3. Повышение квалификации, если руководство ранее выпустило соответствующий приказ.
4. Обучение согласно графику, установленному в учреждении.
5. Болезни, включая беременность и роды.
6. Направление в командировку.
7. Ежегодный либо административный отпуск.

Доплата за временно отсутствующего сотрудника: общие положения

Доплата за временно отсутствующего сотрудника

Право на получение сотрудником доплаты за выполнение трудовых обязанностей другого работника на период его отсутствия закреплено в Трудовом законодательстве. Доплата начисляется при одновременном соблюдении следующих условий:

• один из сотрудников временно отсутствует на работе в связи с отпуском, болезнь, либо по иным причинам, в связи с чем его должностные обязанности выполняется другой сотрудник;
• работник, замещающий временно отсутствующего сотрудника, не освобождается от выполнения собственных трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

Замещение временно отсутствующего работника подразумевает под собой расширение трудовых обязанностей и зоны ответственности замещающего сотрудника, без увеличения длительности рабочего дня (трудовой смены).

В чём разница между ВРИО и замещением?

Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.

Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.

Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками. У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах. Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.

О доплатах и компенсациях, гарантиях

Принцип обязательного вознаграждения за любые выполненные объемы работы – один из главных при построении рабочих отношений между сторонами. Но замещение и совместительство отличаются от обычных рабочих схем, которые применяются на предприятиях. Поэтому и оплата труда организуется по-разному.

Замещение ВРИО предполагает специальные доплаты согласно действующему законодательству. Стороны договариваются о суммах заранее, опираясь на указанный объём работы.

Но чаще всего руководители просто вписывают условие по доплатам во все локальные акты, применимые к сотрудникам. Чтобы не тратить время и силы на разработку индивидуальных предложений. Обычно используются нормативы относительно определенных должностей. Учитывают время, которое было отработано фактически.

Совместительство предполагает организацию отдельной должности, поэтому порядок вознаграждений тоже будет иным. Совместители могут рассчитывать не только на ежегодные отпуска, но и на другие гарантии, предусмотренные для разных категорий сотрудников. В режиме замещения только доплачивают за обязанности, выполненные на протяжении указанного временного промежутка.

Оплата труда исполняющего обязанности

На время командировки директора исполняющей его обязанности была назначена начальник отдела кадров, имеющая персональную надбавку по основной работе. Оплата за совмещение за 2 недели выплачена из оклада директора. В результате за 2 недели ее зарплата вышла выше, чем у директора. Не возникнет ли у налоговой претензий по обоснованности отнесения затрат по налогу на прибыль?

Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника)

– это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные
выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты
(
доплаты и надбавки
стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Оклад (должностной оклад)

– это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

При этом заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности

выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается (
ст. 132 ТК РФ
).

Заработная плата

работнику
устанавливается трудовым договором
в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда (
ст. 135 ТК РФ
).

Таким образом, установленные трудовым договором начальнику отдела кадров оклад и надбавка признаются правомерными.

Ст. 60.2 ТК РФ

установлено, что с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.

Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы

, определенной трудовым договором,
работнику может быть поручена дополнительная работа
как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Срок

, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу,
ее содержание и объем
устанавливаются работодателем
с письменного согласия работника
.

Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

В соответствии со ст. 151 ТК РФ
при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
без освобождения от работы, определенной трудовым договором,
работнику производится доплата
.

Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора

с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.

То есть в Вашем случае доплата является обязательной

.

Размер доплаты

регулируется только соглашением между работодателем и
максимальным размером не ограничен
.

Для целей налогообложения прибыли

в соответствии со
ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам
в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки,
компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда
, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

К расходам на оплату труда относятся

, в частности начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе
надбавки
к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме,
за совмещение профессий
, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ.

Поскольку в Вашем случае доплата за совмещение установлена в соответствии с ТК РФ, для целей налогообложения прибыли она признается экономически обоснованной.

Минфин РФ в письме от 29.10.2009 г. № 03-03-06/1/702 также сообщил, что трудовое законодательство не ограничивает размер доплаты за совмещение профессий (должностей)

, расширение зон обслуживания, увеличение объема работы
или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы
.

Поэтому согласно положениям ст. 255 НК РФ налогоплательщик вправе признать в составе расходов

на оплату труда
доплату за
совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или
исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
без освобождения от работы
в размере, определенном соглашением сторон трудового договора
.

Рекомендации по оформлению

Обязательное требование – оформление приказа по организации. Для документа отсутствует унифицированная форма, разработанная на законодательном уровне. Допускается ситуация, когда кадровая служба готовит приказ самостоятельно. Письменные сведения включают в себя:

• должность, по которой на сотрудника возлагаются обязательства;
• ФИО;
• доплату за исполнение обязательств в необычном режиме.

Необходимость издания отдельных приказов возникает в случаях, когда отсутствие на работе не связано с инициативой руководителя. Или когда другие специальные виды оформления не используются.

Вопрос стандартно решается в приказах и сообщениях, связанных с получением командировки или отпуска. С постановлениями всегда знакомят обоих подчинённых, заинтересованных в решении вопроса. Потом сведения помещают в личное дело, связанное с тем или иным гражданином.