Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

Несмотря на постоянные разговоры о том, что трудовые книжки пора отменить, организации все так же исправно вносят в них записи, и так же исправно вынуждены решать вопросы, возникающие при их оформлении. Например, когда имеют место ситуации, при которых организация обязана выдавать работнику дубликат этого документа. Причины для этого могут быть разные, в частности, если находящаяся в книжке запись признается судом недействительной. В этом случае, согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225, а также пункту 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (приложение № 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69), сотрудник, настаивающий на замене основного рабочего документа, должен написать заявление в организацию, ставшую для него последним местом службы. А компания, в свою очередь, в течение пятнадцати дней выдает ему дубликат книжки без записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы копии делается надпись: «Дубликат», а на титульном листе «бывшей» книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

На заметку

Если в записи в трудовой книжке работника была допущена ошибка, это не дает безусловных оснований сотруднику требовать компенсировать ему средний заработок до даты внесения исправлений. Сначала следует разобраться, действительно ли эта ошибка настолько страшна, что именно она стала причиной невозможности найти новую работу.

Для того чтобы получить обновленную трудовую книжку, и сотруднику, и организации нужно выполнить совсем не сложный, но четкий алгоритм действий. Казалось бы – все несложно. Однако у фирм и сотрудников не всегда получается действовать в соответствии с законом: первые постоянно «выбиваются» за пределы сроков выдачи копий и допускают ошибки уже в новых документах, а вторые склонны пренебрегать процедурой истребования замены книжки и представлять оплошности работодателей в гигантских масштабах, дабы «снять» с предприятия деньги практически за любой «шаг в сторону».

Именно так произошло с питерской организацией, уволившей одну из своих работниц по неприглядному основанию, изложенному в пункте 8 части 1 статьи 81 ТК РФ (совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы).

Дубликат

Такой документ выдается в случаях утери или непригодности оригинала книжки, например, после потопов, пожаров, или неаккуратного обращения, которое привело к механическим повреждениям. Если причиной стали повреждения, на первой странице документа присутствует надпись «вместо выдан дубликат». В случае же утери, будет лишь пометка «дубликат».

Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:

• Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
• Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
• Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
• В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
• Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.

Себе дороже

Кстати, далеко не все компании считают, что признание записи об увольнении незаконной – достаточный повод для выдачи сотруднику дубликата трудовой книжки (даже если сотрудник написал соответствующее заявление). Ведь оспоренную в суде формулировку можно просто зачеркнуть! И рядом написать, что «запись признана недействительной на основании…». Это – не фантазия автора, а, к сожалению, многократно подтвержденный практикой факт, который может привести несговорчивую организацию прямиком в суд. В качестве примера приведу следующий инцидент.

Один сотрудник был уволен из компании в связи с утратой доверия материально ответственного лица за совершение виновных действий по пункту 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса с соответствующей записью об этом в трудовой книжке. Как и в рассмотренном до этого случае, сотрудник оспорил неприглядную формулировку. И на основании судебного определения уволивший его из компании аккуратно указал, что запись об увольнении по инициативе работодателя в связи с утратой доверия считается недействительной, он уволен по собственному желанию (т. е. по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Получив на руки такую книжку, бывший сотрудник неоднократно обращался к экс-работодателю с просьбой выдать ему дубликат без внесения записи, признанной недействительной. Однако фирма каждый раз отвечала отказом, ссылаясь на то, что последняя запись сделана в полном соответствии с определением суда. В такой ситуации человеку ничего не оставалось делать, как только обратиться за защитой своих пав в суд.

Ознакомившись с материалами дела, служители Фемиды сразу пришли к выводу о незаконности отказа в выдаче дубликата. Требование истца выдать ему дубликат без записи, признанной недействительной, является абсолютно законным и обоснованным, и должно быть удовлетворено в силу пункта 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Апелляционное определение Самарского областного суда от 19 ноября 2012 г. по делу № 33-10574).

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Выберите из нашего каталога >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Кто восстанавливает трудовую книжку?

Процедуру восстановления должен брать на себя последний работодатель. Но возьмется он за это только после получения правильно оформленного заявления об утере. Нередкими можно считать случаи, когда работники «случайно» теряли документ, чтобы скрыть, например, увольнение по статье. В таком случае за дубликатом можно обращаться к более раннему работодателю, который не посмеет отказать.

Устраиваясь на работу, можно заявить кадровикам об отсутствии документа, написать соответствующее прошение и получить дубликат уже на новом месте.

В каких случаях нужен

Существует 3 ситуации, когда требуется получить дубликат:

• владелец или работодатель потеряли оригинал. Сюда входят утрата документов в связи с уважительными причинами;
• документ больше невозможно использовать. Например, ее залили водой, обожгли или порвали;
• в бумагах обнаружили ошибки, которые суд признал недействительными. Дубликат выписывается по заявлению владельца оригинала.

Законом установлено, что человек обязан обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Однако нет положений, которые бы указали на наказания в случае утери книжки по вине человека.

Заявление

Как уже было сказано, никто не станет выдавать дубликат без предварительного заявления. Это официальный документ, который должен быть составлен в соответствии с нормативами. Для того чтобы поторопить кадровиков, лучше соблюдать неписаные правила составления и непосредственного вручения заявления:

• Так как по закону (в теории), дубликат выдают на последнем месте работы, название организации или предприятия должно фигурировать в первом абзаце документа.
• С новой строки следует указание причины отсутствия трудовой книжки начиная от кражи и пожаров, заканчивая банальной невнимательностью. Совет: если документ был утрачен по вине работника, то лучше указать причину, более вескую, чем «просто потерял».
• Если документ был испорчен, но имеется в наличии, лучше приложить его в качестве доказательства.
• Если имеет место ссылка на кражу, необходимо обязательно представить копию заявления в полицию.
• Третий абзац призван напомнить отделу кадров о том, что как бы много дел у них ни было, они все же обязаны предоставить вам дубликат по истечении 15-дневного срока.
• Для того чтобы заявление не пропало, сразу снимите его копию, которая станет на вашу защиту в случае невыполнения работодателем действующего законодательства и своих обязанностей.
• Очень важно знать о том, что правило 15 дней не действует, если выдачей дубликата занимается текущий работодатель.

Порядок выдачи

Чтобы вернуть подтверждение о стаже, сотруднику достаточно выполнить несколько простых действий:

• найти работодателя, который должен заниматься переоформлением. Если гражданин имеет официальное место работы, ответственность за выдачу ляжет на текущего работодателя. Если гражданин безработный, он подходит в отдел кадров по последнему месту работы. У них останется копия трудовой книжки бывшего сотрудника;
• заполнить бумагу на оформление и получение копии;
• подготовить документы, подтверждающие основания заявителя. Если работодатель виноват в утере книжки, бумаги подготавливает он. Однако работник должен оказывать содействие предпринимателю, чтобы дело шло быстрее.

Когда бумаги подготовлены, сотрудник выдает гражданину дубликат книжки.

Образец приказа

Копия документа выдается после проверки официального заявления и подписания приказа, в котором обязательно прописываются следующие пункты:

• номер и дата заполнения;
• причины, по которым гражданину понадобилось восстановить документ;
• подписи с расшифровкой работодателя и сотрудника.

Приказ имеет силу только в письменной форме. Когда документы оформлены, заявитель читает приказ и ставит свою подпись. Для оформления распоряжения работодатели должны использовать установленные бланки. Записи ставятся в свободные графы.

Бланк можно .

Как составить заявление и его образец

Изготовление документа требуется, если оригинал книжки исчез по вине сотрудника. Стандартное заявление содержит следующие пункты:

• ФИО полностью и должность сотрудника, который пишет заявление и человека, которому оно отправляется;
• доказательства порчи, утери или других основаниях, из-за которых требуется создание дубликата;
• просьба о предоставлении копии заявителю;
• подпись и дата.

Документы разрешено оформлять на компьютере или от руки. На некоторых предприятиях разработаны свои бланки с печатями.

Особенности его составления и вручения

Вместе с написанным заявлением, нужно предоставить в отдел кадров все документы, которые хоть как-то подтверждают вашу трудовую деятельность. Это могут быть рабочие документы с подписью и датой и выписки и заработной плате.

Работники отдела кадров заполняют бланк, в котором указывают:

1. Номер записи (по порядку).
2. Дата приема на работу и увольнение (если такое имело место быть).
3. Название организации, должность, образование и профессия сотрудника. Причина снятия с должности.
4. Номера актов, в соответствии с которыми сделаны записи.

Образец

ЗАЯВЛЕНИЕ

№ 1111111

Об оформлении дубликата трудовой книжки Кому (название должности руководителя) Название организации ФИО руководителя От (ФИО заявителя) Должность сотрудника Название цеха, подразделения и т.д.

В связи с (причина отсутствия документа), прошу оформить мне дубликат трудовой книжки. Прежние места работы:

№ Название организации, ее адрес Период работы (можно примерно)

Документация, подтверждающая стаж: № Наименование документа

_________________ Подпись сотрудника

Оформлен дубликат трудовой книжки серия ТК №______________________ «число (цифрами)»_ месяц прописью_год (цифрами) ___________________ Подпись сотрудника отдела кадров

Типовой образец заявления на восстановление трудовой книжки – скачать в формате .doc (Word файл) 24 кб.

По ошибке и расплата

Решением Василеостровского районного суда Санкт-Петербурга от 14 ноября 2014 года исковые требования работницы были удовлетворены частично. С организации-ответчика была взыскана не вся заявленная ею сумма, а лишь заработная плата за период задержки выдачи дубликата продолжительностью в 142 дня, а также небольшая компенсация морального вреда. В удовлетворении остальной части иска отказано. Однако истица рассчитывала на получение более внушительной суммы денег, и решила обжаловать отказ в полноценной компенсации в апелляцию.

В апелляционной инстанции представитель истицы снова просил судей о взыскании с ответчика заработной платы за задержку выдачи дубликата трудовой книжки по день вынесения решения суда. Но судебная коллегия поддержала выводы коллег из первой инстанции. Свое решение судьи объяснили так.

Согласно статье 234 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить сотруднику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если человек не имел возможности работать в результате задержки выдачи ему трудовой книжки, или внесения в нее неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения. Далее, в пункте 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что фирма обязана выдать сотруднику этот документ в последний день его работы. При этом в книжку должна быть внесена запись об увольнении. И если выдача задерживается по вине фирмы (в т. ч. из-за ошибки в заполнении документа), то она обязана возместить сотруднику не полученный им за все время задержки заработок.

На заметку

Далеко не все компании считают, что признание записи об увольнении незаконной – достаточный повод для выдачи сотруднику дубликата трудовой книжки. Подобное убеждение может привести несговорчивую организацию прямиком в суд.

Судьи суммировали все периоды времени, в течение которых женщина не по своей вине ждала правильно оформленную книжку, и общий срок задержки выдачи дубликата, с которым можно было устраиваться на работу, составил 142 рабочих дня, в связи с чем судом обоснованно с ответчика в пользу истца взыскана заработная плата именно за такой отрезок времени.

А вот требование истицы приплюсовать к этому периоду еще и время с даты получения второго дубликата до вынесения решения суда, так как второй дубликат, по ее словам, также содержит недостатки, судьи не поддержали. Они указали, что, во-первых, дата приказа № 86 относится к периоду устранения ответчиком нарушений, указанных в представлении прокурора. А во-вторых, истица не доказала суду, что данная ошибка действительно столь фатальна, что помешала ей трудоустроиться на другую работу.

Что же касается размера компенсации морального вреда, то судьи указали, что заявленная истицей сумма несоразмерна причиненному ей вреду и характеру допущенных ответчиком нарушений. А вот сумма, назначенная судьями первой инстанции, вполне соответствует требованиям принципов разумности и справедливости. Поэтому оснований для взыскания компенсации морального вреда в заявленном истцом размере с учетом вышеизложенных обстоятельств коллегия не усматривает (Решение Василеостровского районного суда Санкт- Петербурга от 14 ноября 2014 г. и Апелляционное определение Санкт- Петербургского городского суда от 25 февраля 2015 г. № 33-2520/ 2-15 по делу № 2-3835/2014).

На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки

Обычно, достаточно нескольких бумаг, таких как:

1. Документация и справки с печатью и подписью руководителя.
2. Приказы, их копии, отдельные выписки из постановлений.
3. «Корешки» заработной платы.
4. Приказы о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении.
5. В некоторых случаях можно получить судебное заключение, которое подтвердит наличие стажа.

Каждый из представленных документов (за исключением оригиналов), должен быть официально заверенным. 32 пункт из Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 запрещает вносить в трудовую книгу неподтвержденные данные о стаже.

Основные правила

Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.

Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

• он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
• исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
• вносится персональная информация о работнике;
• перечисляются занимаемые должности и позиции;
• фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
• заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.

В новую трудкнижку не вносят данные:

• которые нет возможности подтвердить документально;
• неточные, ошибочные и недостоверные.

Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):

1. Подготовить новый бланк.
2. Правильно внести подтвержденные записи.

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

В идеале, в дубликат вносятся те же записи, что и в оригинал документа. Но воплотить это в жизнь очень сложно, поэтому существуют нормы, регламентирующие необходимый минимум записей в трудовой:

• Ведомости об общем и/или непрерывном трудовом стаже, который был зафиксирован до прихода на новое место работы. В данном случае не нужно уточнять периоды работы на каждом из предыдущих мест. Достаточно полной суммы в формате: «количество лет-месяцев-дней».
• Поощрения с последнего места работы (если такие имеются).
• Данные о приеме на работу.
• Наименование предприятия, название цеха/подразделения, должность, профессия и специальность и квалификация.
• Если имел место факт перевода на другую должность, это нужно указать.
• Данные об увольнении (дата, причина, номер приказа).
• Далее, указывается номер документа, послужившего причиной выдачи дубликата (заявление и соответствующее решение).

Процедура получения дубликата

Когда человек трудоустроен, ответственность за хранение его трудкнижки несет работодатель. Если она теряется в этот период, то чаще всего по недосмотру кадровых специалистов, реже — при чрезвычайной ситуации вроде пожара или аварии.

Работники теряют книжки, как правило, в перерывах между трудоустройством и тогда приходят в новую компанию без подтверждения прошлого стажа. Еще один вариант утери — когда сотрудник получает книжку в отделе кадров для предъявления в какой-то орган, но не приносит обратно.

Если потерял работник

Перед тем как восстановить трудовую книжку при утере работником, кадровик должен получить заявление с просьбой о выдаче дубликата и объяснением причин потери. Это требование пункта 31 Правил. Этим же пунктом предусмотрено, что у кадровой службы есть на восстановление максимум 15 дней.

Срок, в который работник должен запросить дубликат, законом не ограничен. Человек может прийти к вам на следующий день после потери или через год. Отказывать в выдаче нельзя. Требовать доказательства пропажи — тоже.

Чтобы получить правильно оформленный дубликат рабочего паспорта, работник должен предъявить документы, которые подтверждают его стаж. Эти акты дают возможность как восстановить записи в трудовой книжке, так и посчитать общий стаж. Ваша задача, как кадровика — помочь человеку в сборе обоснований. Стоимость бланка для дубликата надо удержать с работника.

Если потерял работодатель

Испорчена ли только одна книжка или произошла массовая утеря этих документов — работники не должны писать никаких заявлений. Все действия по восстановлению осуществляет кадровая служба:

• Если потеряна или испорчена одна трудкнижка. Надо вычислить общий рабочий стаж, опираясь на документы в текущей компании и запросив сведения у бывших работодателей.
• Если случилась массовая порча. Первым делом надо получить основание для оформления дубликатов. Для этого собирают специальную комиссию, куда наряду с руководством компании должны входить представители трудящихся и местной администрации. Комиссия расследует обстоятельства порчи или утери и составляет акт, на основании которого кадровики выписывают дубликаты трудовых.

Расходы на новые бланки несет работодатель.

Восстановление трудовой книжки работодателем: какие нужны документы

Для расчета общего стажа используются Правила, утвержденные постановлением Правительства №1015 от 02.10.2014. Согласно этому акту, к документам, которые служат базой для определения стажа, относят:

• Трудовой договор.
• Справки с прошлых мест работы.
• Архивные выписки о периодах работы у прошлых работодателей.
• Приказы о трудоустройстве или увольнении.
• Зарплатные ведомости.
• Справки из колхозов.

В идеале нужны оригиналы. Но если их нет, можно сделать копии, но их обязательно надо заверить мокрыми печатями и подписями.

Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку

Работник, не имеющий трудовой книжки, не подвергается ни одному из видов наказаний или санкций. С работодателем же дело обстоит иначе: в случае проверки, его обязательно оштрафуют за отсутствие такого важного документа. В статье 65 ТК РФ сказано, что работодатель, нанимая на работу человека без трудовой книжки, обязан принять у него заявление и выдать дубликат. Исключение составляют только случаи первого трудоустройства и работы по совместительству.

Из этого следует, что восстанавливать трудовую необходимо в обязательном порядке, так как вас просто не возьмут на работу. К негативным последствиям отсутствия трудовой и ее дубликата можно отнести еще и проблемы, которые возникнут при оформлении пенсии. В теории, все копии сведений должны храниться в электронном варианте, но на деле все немного сложнее. В случае неправильных подсчетов, очень сложно найти виновного и исправить сложившееся положение.

Как происходит на практике

В Трудовом Законодательстве четко прописан процесс восстановления различного рода документации. Но бывают случаи, когда приходится искать альтернативные выходы. Сюда относят работу на подставные фирмы, обанкроченные предприятия, мошеннические компании и многое другое. Как поступить в такой сложной ситуации и где искать помощи?

• Попробовать отослать работодателям запросы на получение выписки с указанием стажа. Честные работодатели даже после закрытия бизнеса сохраняют документацию и ведомости о сотрудниках.
• Если найти их (работодателей) не удалось, следует пойти в Государственный архив, который предоставит необходимые ведомости. В случае незаконного существования и/или закрытия компании, Гос. Архив бессилен.
• Обращение в Пенсионный Фонд может значительно ускорить процесс получения данных. Следует отметить, что это бесплатно и не отнимет у вас более 10 дней.
• Последней инстанцией является суд. До него дело доходит редко, но все же, лучше знать о таком варианте.