Титульный лист трудовой книжки: все нюансы и образец заполнения

Недавно был опубликован Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021, которым вводится новый порядок ведения бумажных трудовых книжек, а также новая форма трудовой книжки.

При этом ныне действующая Инструкция № 69 от 10.10.2003 будет отменена.

Новые правила заработают с 1 сентября 2021 года и будут действовать до 1 сентября 2027 года.

Отметим, что новый порядок был представлен на общественное обсуждение в январе этого года. Потом в марте проект был изменен. Мы об этом писали.

Между тем уже принятый приказ отличается от того проекта. Поэтому в этом материале — обзор новых правил, которые зарегистрированы в Минюсте.

И кстати, в тексте мы нашли некоторые странности.

Меняется форма трудовой книжки и вкладыша к ней

Изменения несущественные. В частности, меняется количество разворотов, отведенных под сведения о работе и разворотов для отражения награждений.

При этом можно спокойно пользоваться старыми бланками трудовых и вкладышей, если у работодателя имеется их запас.

Ранее Минтруд разъяснял, что новые трудовые будут применяться с 2023 года. Однако в принятом Приказе об этом речи нет. Он вступает в силу с 1 сентября 2021.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе представленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Уточнили правила внесения записей о совместительстве

По-прежнему делать запись будет основной работодатель. Но если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого он ранее осуществлял работу по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

При этом запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.

Образец заполнения трудовой книжки

Бланк трудовой книжки утвержден постановлением правительства №225 от 16.04.2003.

Рассмотрим, как заполнять документ по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ состоит из трех частей:

• титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Правила исправление записей в трудовой книжке не дописали

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Такое правило будет сейчас, оно же было и раньше.

Но, что удивительно, в новом приказе после этой фразы идет следующий абзац:

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Возникает резонный вопрос — в каком таком порядке? Ведь никакой порядок не описан.

А все дело в том, что между этими двумя абзацами должен быть еще один (он был в проекте). Вот он:

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» с такого-то числа и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Но этот абзац в Приказ Минтруда не вошел.

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

• оформить бланк при первом трудоустройстве;
• вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
• дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
• использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
• вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
• вернуть книжку владельцу при увольнении, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
• заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
• уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
• дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
• вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф. И. О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
• подпись работника должна заверить сведения.

Меняются правила внесения записи об увольнении по собственному желанию

По новым правилам в случае увольнения надо будет указывать не только статью и пункт, но и ее часть.

Кроме того, теперь не будет разночтений по поводу формулировок записи об увольнении. Дело в том, что в действующих правилах, с одной стороны, указано, что формулировки записей должны соответствовать формулировкам ТК, а с другой стороны приведена конкретная формулировка увольнения по п.3 ст. 77, которая не соответствует той, что озвучена в ТК.

Из-за этого кадровики в недоумении — что писать: «уволен по собственному желанию» или «трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

На эту тему мы, кстати, проводили опрос. Лидирует формулировка из ТК.

Так вот, в новых правилах пример об увольнении по собственному желанию вообще убрали. Хотя в проекте эта фраза была.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Как писать о профессии

В данной строке запись нужно выполнить на основании данных из аттестата или диплома. Несмотря на выполненную запись, копии документов об образовании следует хранить в личном деле работника.

Выпускникам всех заведений присваивается квалификация и специальность, которая прописывается в аттестате или в дипломе. Бывает, что указывается специальность без квалификации, поэтому данную строку можно оставлять без заполнения.

Нарушением нормативной базы это мероприятие считаться не будет. Название специально длиннее, чем названия квалификации. В связи с этим последнее название указывается чаще.

Если требуется выполнить запись о присвоении сотруднику квалификации, то на титульном листе тоже данная информация записывается. Но при этом если не указана квалификация сотруднике, то это не будет рассматриваться как нарушение.

Исправление ошибок

Возможны два варианта исправления ошибок. Если трудовая книжка оформляется первый раз, то проще всего ее ликвидировать. Именно этот вариант больше всего подходит тогда, когда ошибки были совершены при заполнении лицевого листа трудовой книжки.

Другой вариант предусматривает исправление ошибок без ликвидации трудовой книжки. Описанные ниже манипуляции разрешено осуществлять только с неправильно указанными именем, фамилией, отчеством и датой рождения.

Если в одной из этих записей была допущена ошибка, то неправильную запись можно тонкой линией зачеркнуть, а над ними указать правильную запись. На обороте титульника нужно поместить ссылки на документы, согласно которым были внесены поправки на титульном листе трудовой книжки.

Стоит отметить, что второй способ исправления ошибок применим к ситуациям, когда субъект, являющееся владельцем трудовой книжки, спустя некоторый промежуток времени, например, меняет свою фамилию.

Частичные исправления, к примеру, одной буквы в фамилии или одной цифры в дате рождения недопустимы. Работодатели или различные госструктуры, к примеру пенсионный фонд, могут счесть трудовую книжку с частично перечеркнутыми записями на титульном листе недостоверной.

В таком случае придется готовиться к судебным тяжбам, которые отнимут лишнее время. Поэтому лучше данную ситуацию избежать заранее, исправив недействительную запись целиком.

Более подробно о том, что делать в случае ошибочной записи, читайте по ссылке.

Как записывать данные об образовании

Чтобы не допустить ошибку в том, как заполнить образование в трудовой книжке, ориентируйтесь на ст. 10 ФЗ № 273. Существуют несколько видов образования:

• основное общее;
• среднее общее;
• среднее профессиональное;
• высшее (с некоторыми нюансами).

Основное общее пишется после окончания 9 классов, среднее общее — после 11 классов. А если человек окончил колледж, профтехучилище, техникум, какое образование писать в трудовой книжке, — среднее профессиональное, а не среднее специальное, как указывалось ранее.

Есть некоторые тонкости и в уровнях, которые указывают после учебы в вузах. Уровень необходимо записывать вместе со степенью, которая присвоена выпускнику. Вот как это делать:

• высшее специалитет (если получил степень специалиста);
• высшее бакалавриат (бакалавра);
• высшее магистратура (магистра);
• высшее подготовка кадров высшей квалификации (если окончил аспирантуру, ординатуру, ассистентуру).

Если учеба завершена до реформы образовательной системы, то указывают сведения из диплома, например, «высшее профессиональное». Ранее эти степени являлись не уровнем профобразования, а его ступенями, и их не указывали на первой станице. Сейчас правила другие, это обязательный атрибут при внесении записей. После заполнения этих данных указывают профессию, специальность как в документах о завершении учебы.

ВАЖНО!

Работодатель не обязан запрашивать данные о будущем подчиненном, он предоставляет их сам (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

То же самое касается подлинности образовательных документов, которые предоставлены работодателю. Он не обязан их проверять. Только если человек не нанимается в МВД, военную и космическую отрасли, структуры госбезопасности. Но обязательно сделайте копию документов, чтобы в дальнейшем не появилось сложностей с проверяющими инстанциями. Если руководство решит проверить, насколько достоверен диплом, то потребуется письменное разрешение сотрудника.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, к какому уровню образования приравнивается образование, полученное в колледже. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие существуют правила при заполнении

Титульный лист трудовой книжки заполняется от имени работодателя. Необходимо знать, что документ следует оформить, когда работник был принят в организационную структуру и проработал неделю. Бывает, что оформление документа вызывает вопросы и становится во главе ошибок, в его содержании допускаются помарки и исправления.

Человеческий фактор является тому виной. Кадровика могли отвлечь либо он отвлекся сам и поэтому допустил неаккуратность. Чтобы избежать подобных ситуаций, достаточно воспользоваться следующими правилами:

1. Определиться, каким цветом чернил будут заноситься записи. Можно выбрать фиолетовый, черный или синий.
2. Нельзя допускать сокращения слов при внесении записи. Нужно писать разборчивым почерком, учитывая при этом компактность письма.
3. На титульном листе необходимо в полном контексте указать фамилию и инициалы сотрудника. Эти сведения прописаны в паспорте, или в ином документе, удостоверяющем личность.
4. Сведения о рождении прописываются четко арабскими цифрами, римских цифр не должно быть вообще. Число и месяц прописывают двумя цифрами, а сведения по году рождения из четырех.
5. Из диплома учебного учреждения нужно заполнить строку об образовании сотрудника. В том же месте указывается, какое образование.
6. Где находится строка профессия, то прописывается специальность сотрудника, указанная в дипломе.
7. На титульном листе снизу место отведено для подписи ее владельца, здесь же указывается расшифровка подписи, дата и печать предприятия.

Указывается ли информация об учебе в электронной трудовой книжке

Цифровую базу данных о книжках ведет Пенсионный фонд России. Для внесения актуальных сведений о занятости работодатель подает их в ПФР в установленном порядке. Что касается учебы, то передавать сведения или нет, зависит от того, когда она происходила. Если до начала официальной работы, то уведомлять о нем ПФР не понадобится. Если в рабочий период в организации сотрудник параллельно учился и получил новую специальность или повысил квалификацию, то придется предоставить отчет СЗВ-ТД. ПФР внесет новые данные в цифровую систему.

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. ТК РФ).

Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Если присутствует буква «ё»

Когда в инициалах или в фамилии есть буква Ё, и если ее записали как Е, то однозначно это может вызвать сложности при оформлении пенсии. Могут потребоваться иные доказывающие бумаги, о том, как правильно пишутся эти слова. Получается, что букву Ё писать требуется так, как она звучит. Неважно в фамилии, отчестве или в имени.

Например, в водительских правах написана буква Ё, а в книжке о трудовой деятельности сотрудника Е. На судебном разбирательстве выяснено, что двоякого значения у второй буквы не существует, и получается, что в целом никакого влияния на определение личности она не оказывает. Смысл в целом не утрачивается и ПФ обязан начислить пенсию без вопросов.

Увольнение

Вносим данные по той же схеме. Здесь нюансы такие:

1. Информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем.
2. Все произведенные кадровиком записи сотруднику следует прочитать и подписать. Это правило планируют отменить, но пока оно действует.
3. При указании основания увольнения указывается не только пункт статьи , но и ее часть (ст. 84.1 ТК РФ).

Вот как выглядит образец заполнения трудовой книжки в этом случае:

При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя. Что делать? Оформить вкладыш в трудовую книжку и продолжить записи в нем. Подробнее «Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжку»

Дата заполнения

Пункт «Дата заполнения», в котором фиксируется день, когда трудовая книжка была оформлена, также располагается на ее титульном листе, однако упоминание о нем было вынесено из инструкции в отдельный подраздел.

Данному аспекту адресуется особое внимание, потому что организация может завести трудовую книжку на нового сотрудника не в течение пяти дней, как того требует Инструкция, а через длительный промежуток времени. Например, бланков в организации на тот момент не оказалось, а когда они появились, то в них данную дату решают проставить «задним числом».

В данном случае следует помнить, что каждая трудовая книжка, как и любой другой документ, имеет серию и номер, которые напрямую зависят от даты ее выпуска.