10 ошибок при изменении условий трудового договора

13 Ноября 2019

Советы

Изменение рабочего времени или места сотрудников, их обязанностей или размера зарплаты должно быть отражено в их договорах. При этом внесение корректировок в документы нередко становится причиной обращения работников в суд из-за нарушения их прав

На случай изменения технологии производства или организационных перестановок Трудовой кодекс предусматривает четко регламентированную процедуру внесения корректировок в трудовые договоры. При этом защищает ТК РФ в первую очередь работника. Несмотря на это, количество судебных дел, связанных с нарушением прав сотрудников при внесении изменений в договоры, может соперничать только с числом дел о незаконном увольнении.

В статье мы рассмотрим, как внести изменения в трудовые договоры и избежать основных рисков оспаривания этой процедуры работниками.

Как вносятся корректировки в трудовой договор?

Представим, что в вашей компании обновили производственное оборудование, провели структурную реорганизацию и объединили несколько отделов в один, перешли с программы бухучета 1С на SAP или Navision. Условия труда работников в таком случае стали иными: это может быть изменение рабочего времени или места, должностных обязанностей, размера заработной платы и т.д. И поскольку эти условия отражаются в трудовом договоре, то в него необходимо внести поправки. Для этого существует два пути1:

• внесение изменений в договор по взаимному соглашению работника и работодателя. Этот способ наиболее предпочтителен, поскольку он быстр (изменения вступают в силу в тот же день), а главное – работник сам соглашается на изменения и в будущем сможет их оспорить, только если его принуждали к заключению такого соглашения, что доказать сложно;
• внесение изменений в договор по инициативе работодателя. Этот способ рассчитан на случаи, когда работник потенциально может быть не согласен на работу в новых условиях. Его мы и рассмотрим ниже.

Правила и содержание документа

Соглашение о дополнении к трудовому договору в обязательном порядке оформляется с согласия всех сторон в письменном виде. Работник и работодатель получают оригиналы такого соглашения с подписями сторон. Исполнение такого соглашения обязательно. Количество заключаемых доп. соглашений не ограничено законом.

В случае когда трудовой договор заверен нотариально, то заключаемое доп. соглашение также должно быть подтверждено подписью и печатью нотариуса.

Сам документ должен содержать:

• номер и дату трудового договора,
• дату и место вынесения соглашения,
• полное наименование работодателя и данные работника,
• пункты, о которых договорились стороны,
• дата и подписи сторон.

В каком случае работодатель вправе менять трудовой договор по своей инициативе?

Трудовой кодекс с присущей ему лаконичностью указывает на два случая, когда работодатель может инициировать внесение корректировок в трудовой договор по своей инициативе: изменение организационных и технологических условий труда.
При этом ТК РФ не дает ответа на вопрос о том, что понимается под организационными и технологическими изменениями условий труда. И именно этот факт провоцирует множество судебных споров. Обратимся же в таком случае к судебной практике – она хоть и не является в России источником права, однако позволяет прозондировать почву.

К организационным условиям относятся2:

• структура управления организации;
• формы организации труда (бригадные, арендные, подрядные и др.);
• режим труда и отдыха;
• нормы труда;
• нагрузки на подразделения или на конкретные должности.

К технологическим условиям труда относятся:

• технологии производства;
• станки, агрегаты, механизмы;
• рабочие места и условия труда на них;
• выпускаемые виды продукции;
• технические регламенты работы.

Данный перечень не является исчерпывающим. Это означает, что могут существовать и иные условия труда, в связи с изменением которых работодатель вправе в одностороннем порядке менять трудовые договоры с работниками. Например:

• переход от ведения отчетности на бумажном носителе к использованию программного обеспечения для ведения этой отчетности (технологическое условие)3;
• сокращение должности и перераспределение обязанностей по этой должности между другими работниками (организационное условие)4;
• внутренняя реорганизация, вызвавшая перенос рабочих мест в другой регион (организационное условие)5;
• реорганизация отделов и подразделений, оптимизация технологии производства, повлекшая за собой перераспределение обязанностей между работниками (организационное и технологическое изменения)6;
• внедрение профессиональных стандартов и конкретизация в связи с этим должностных обязанностей работников (организационное изменение)7.

Однако работодатель не вправе по своей инициативе менять условия трудового договора при следующих обстоятельствах:

• снижение спроса на продукцию и услуги работодателя, отсутствие достаточного объема работы, тяжелое финансовое положение работодателя и уменьшение в связи с этим заработной платы работников в целях оптимизации его расходов8;
• перераспределение частей заработной платы (уменьшение оклада и введение надбавки), если это не связано с выполнением норм труда9.

Основания изменения условий труда

Условия труда могут меняться с течением времени, основания для них могут быть обусловлены:

• внутренними изменениями специфики работы организации, смене собственника организации;
• внешними факторами: изменением законодательства или личными потребностями работника.

Первое указанное нами специфическое основание указано в ст.74 Трудового кодекса РФ ( далее по тексту ТК РФ). Организация может устранить свой филиал, реорганизовать, объединить или разделить свои подразделения. Также специфика работы может быть изменена технологически: переоснащение, усовершенствование технологии.

Независимо от вида основания, доп. соглашение заключается только при согласии сторон на добровольной основе.

Изменение оклада

В трудовом договоре обязательно прописаны условия оплаты труда, любые изменения суммы оклада должны оформляться дополнительным соглашением к договору. Если оклад увеличивается, то работник и работодатель заключают дополнительное соглашение, в котором они указывают новую сумму оклада, она должна быть больше той, что указана в первоначально заключенном трудовом договоре. Уведомление работника об увеличении оклада не требуется.

В случае уменьшения оклада процедура его оформления более сложная. Инициатива уменьшения оклада идет от работодателя, он обязан уведомить работника за 60 суток до срока вступления в силу доп. соглашения. Но если работодатель физическое лицо этот срок уменьшается до 14 суток, если религиозная организация – 7 дней.

Об уменьшении оклада работник узнает из уведомления, в котором должен поставить свою подпись. Если работник несогласен на уменьшение оклада, работодатель предлагает ему в письменном виде под роспись список равнозначных и нижестоящих должностей с суммами окладов.

Работодатель не может предложить работнику должность в другой местности, за исключением, когда с ним заключен коллективный договор. Если нет подходящей должности или работник отказывается от предложенных, с ним расторгается трудовой договор.

После подписания доп. соглашения об изменении должностного оклада работодателем издается приказ, составляется он в свободной форме, с которым знакомится работник. В нем обязательно указывается:

• основания изменения оклада;
• ФИО работника и сумма оклада;
• указание бухгалтерии о выплате указанному работнику нового оклада;
• указание работнику отдела кадров ознакомить работника с данным приказом под роспись;
• подпись руководителя предприятия и отметка об ознакомлении с приказом работника.

Совмещение должностей

Совмещение должностей работником предусмотрено ТК РФ, это когда работник исполняет свои непосредственные обязанности по трудовому договору и также исполняет дополнительные обязанности по другой должности по штату, получая за это доплату.

Такое совмещение происходит в трех случаях:

• временно отсутствует работник с совмещаемой должности;
• увеличился объем работ;
• расширились зоны обслуживания.

В первом случае работник временно отсутствует, но за ним остается должность, он находится в отпуске, на больничном или в командировке, исполнение его обязанностей наряду со своими и есть совмещение должностей. В остальных случаях работник выполняет такие же обязанности, как и по своей должности, только в большем объеме.

Условия совмещения должностей должны быть прописаны в доп. соглашении. Обычно инициатором возложения на работника дополнительных обязанностей выступает работодатель, о чем он в письменной форме оформляет предложение к работнику, в котором указывает:

• штатная должность и обязанности к исполнению,
• срок и содержание работы;
• ее объем;
• сумма доплаты за выполнение указанных дополнительных обязанностей.

После ознакомления с данным предложением, работник соглашается или отказывается от выполнения предлагаемых обязанностей. Данное решение оформляется в письменном виде.

Изменение режима работы

Режим рабочего времени может быть отражен в трудовом договоре между работником и работодателем и в правилах внутреннего трудового распорядка.

В первом случае изменение режима работы может быть принято по доп. соглашению сторон трудового договора. Оно оформляется в письменном виде по взаимному согласию сторон.

Также работодатель издает приказ об изменении режима работы на предприятии, в котором указывает обстоятельства и причины изменений, рамки нового режима работы. С данным приказом знакомятся все работники, которых касается изменение режима работы.

Переименование организации

Переименование организации влечет изменение данных работодателя, указанных в трудовом договоре. Но законом не закреплено обязательное вынесение доп. соглашений к трудовому договору при переименовании организации.

Относительно этого вопроса, правоведы разделились на три части:

1. Одни считают, что доп. соглашение не нужно заключать, так как переименование организации не меняют условия труда работника, это сведенья которые могут быть внесены непосредственно в заключенный ранее трудовой договор;
2. Вторые такого же мнения, но опираются на то, что переименование не влияет на трудовые отношения.
3. Третьи склоняются к тому, что необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в связи с тем, что в сам трудовой договор по ТК РФ могут быть внесены только недостающие сведение, но не изменённые.

Принятие решения, как оформить переименование организации, отдается в руки работодателю. Обязательно нужно внести новую запись о наименовании организации в трудовую книжку, иначе при расторжении трудового договора возникнут трудности в определении срока стажа работы.

Как должен действовать работодатель при изменении условий трудового договора по своей инициативе?

Последовательность действий выглядит следующим образом10:
1. Подготовка документов, обосновывающих и подтверждающих изменение условий труда, которые повлекут за собой внесение корректировок в трудовые договоры11.

2. Издание приказа о предстоящем внесении изменений в договоры.

3. Уведомление работников под роспись о внесении корректировок в их договоры с указанием всех предстоящих изменений12. Это уведомление вручается не позднее чем за два месяца до внесения поправок в договоры13. Во избежание судебных споров в нем рекомендуется указать права и обязанности работника в период уведомления, сроки принятия решения работником и последствия его согласия или отказа от продолжения работы в новых условиях.

В случае отказа работника от ознакомления с уведомлением следует составить об этом акт в присутствии одного-двух свидетелей.

4. Получение согласия или отказа работника от продолжения работы в новых условиях.

5. В случае согласия работника – подписание с ним дополнительного соглашения о внесении изменений в трудовой договор по инициативе работодателя. Вместе с тем до истечения двухмесячного срока работник вправе свое согласие на работу в новых условиях отозвать14.

6. В случае отказа работника или отзыва ранее данного согласия – предложить работнику другие вакантные должности, которые он может занимать с учетом его квалификации, а при их отсутствии – нижестоящие и нижеоплачиваемые должности, а также должности на «полную» и «неполную» ставку. Вакансии должны быть в той же местности, что и текущая работа сотрудника. Лучше предлагать вакансии в письменной форме. При этом следует указать не только наименования должностей, но и обязанности, условия труда и оплаты15.

Если работник согласен занять предложенную должность, то с ним подписывается дополнительное соглашение о переводе. Если же работник отказался или у работодателя нет вакансий, то трудовой договор расторгается, но только по истечении двух месяцев с момента уведомления о предстоящем изменении его условий16 . Помимо обычных выплат при увольнении (оплата отработанного времени, компенсация неиспользованного отпуска) работнику дополнительно причитается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка17.

Обратите внимание: только одно условие трудового договора не может быть изменено по инициативе работодателя в вышеописанном порядке – это трудовая функция работника (профессия, специальность)18. Для этого в ТК РФ предусмотрен отдельный порядок – перевод на другую работу, предусматривающий свои гарантии соблюдения прав работников.

Соглашение сторон и внесение изменений

На законодательном уровне предусмотрена особая процедура, которая влечет изменение определенных сторонами условий трудового договора. Ее можно разделить на несколько этапов:

• на начальном этапе работодателю предстоит определиться, кого из сотрудников могут затронуть изменения и какие условия контрактов должны быть изменены посредством заключения допсоглашения.
• Следующий этап предполагает, что работодатель должен направить уведомление об изменении условий трудового договора всем работникам, которых коснуться подобные изменения. В уведомлении должна быть информация не только о грядущих переменах, но и о причинах, которые их вызвали. Информировать сотрудников нужно как минимум за 60 дней. По истечении этого времени сторонами должно быть заключено дополнительное соглашение, а работодателем издан приказ.
• Следующий этап наступает только в случае отказа работать в обновленных условиях, поступившего от сотрудника. В случае отказа работодатель должен предложить такой особе работу, которая соответствует ее квалификации, также может быть предложена вакантная позиция, которая оплачивается ниже. В случае достижения согласия по данному вопросу этап также завершается подписанием дополнительного соглашения и его оформлением соответствующим приказом.
• Четвертый этап наступает в случае невозможности обеспечения сотрудника работой, которая отвечает законодательным требованиям, либо в случае отказа работника от предложенной ему работы. В подобной ситуации трудовые правоотношения завершаются согласно статье 77 ТК России, а именно п. 7 ч. 1.

Изменение определенных сторонами условий трудового договора может быть инициировано как работодателем, так и работником. Если инициатором выступает сотрудник, он оформляет свои предложения в форме заявления, в котором излагает предложение о создании дополнительных условий труда или их изменении.

Внесение изменений по инициативе работодателя начинается с подготовки приказа об изменении условий труда. В приказе должны быть указаны характер, основания и дата, с которой вводимые изменения будут актуальны.

Важно помнить, что работники должны быть уведомлены об изменении не позже, чем за два месяца (статья 74 ТК).

Статья 306 ТК определяет, что если работодателем является физическое лицо, работник должен быть предупрежден за 14 дней, а согласно статье 344 ТК, если в качестве работодателя выступает религиозная структура – за неделю.

Если от работника не поступил отказ от работы в новых условиях, а также в случае отсутствия отказа со стороны работодателя (если инициатором выступает работник), обе стороны должны подписать дополнительное соглашение к контракту.

Допсоглашение к контракту, в котором отображены предстоящие изменения основных условий труда, подготавливается в двух экземплярах. Оба экземпляра дополнительного соглашения должны быть подписаны одной и второй стороной. Первый вариант допсоглашения передается на хранение работнику, второй вариант допсоглашения хранится на предприятии. Период хранения составляет 75 лет. Оформить дополнительное соглашение можно по аналогии с трудовым контрактом, в нем должны быть указаны:

• наименование документа;
• его номер и дата;
• место, где он был подписан;
• данные, которые позволят идентифицировать, кто является сторонами контракта;
• подписи обеих сторон.