Копия трудовой книжки может потребоваться каждому человеку и объясняется это тем, что сам оригинал этого документа на протяжении всего срока трудоустройства человека не может выноситься из стен организации. Поэтому при возникновении необходимости предоставления дубликата трудовой работник должен обратиться в отдел кадров организации, при отсутствии же такого подразделения на предприятии эта задача выполняется самим руководителем организации, в чьем ведении и находится ведение, внесение записей и хранение трудовых книг работников.
Как и к другим документам, к ксерокопии трудовой книжки предъявляются определенные требования. Для того чтобы дважды не исправлять ошибки, тем самым тратя на это личное время, каждый человек должен знать, как именно должна быть оформлена ксерокопия трудовой, об этом и пойдет речь в данной статье.
Образец заверения трудовой книжки
В случае возникновения необходимости предоставить заверенную копию трудовой, прежде чем обращаться за ее получением к кадровику по месту работы лучше ознакомиться с образцами подобных копий и обратить внимание, как именно ксерокопия должна быть оформлена, какие надписи обязательны и каким образом должны быть проставлены печати.
Оптимальным способом будет более подробно уточнить о требованиях к дубликату трудовой и ее заверению по месту требования, такой подход позволит сэкономить как время работника, так и кадровика.
Нужно ли прошивать копии заверенного работодателем трудового договора
Зависит от того, для какой цели Вам нужно отдавать копии трудового договора в посольство, и смотреть какие у них требования к копиям предоставляемого договора. По общему правилу прошивание копий документов не обязательно, но в определённых случаях такое требование может быть установлено.
Напишите мне в Чат, где мы сможем более подробно обсудить Вашу ситуацию. При необходимости Вы можете заказать у меня изготовление документов, таких как исковое заявление, договор, претензия и др. Если документы Вам пока не нужны, можете заказать только консультацию.
Копия трудовой книжки
При начале трудовой деятельности гражданином на первом месте работы кадровым отделом заводится на нового работника трудовая книжка. В этот документ вносится не только сведения о принятии на работу, но и другие отметки, такие как:
- Повышение квалификации (разряда, категории, звания).
- Переход из одного структурного подразделения предприятия в другое.
- Пребывание женщин в декретном и отпуске по уходу за ребенком.
Таким образом, вполне допустимо назвать трудовую книгу, паспортом гражданина на месте работы. Поэтому и копия этого документа не может быть просто отксерокопирована, она должна быть соответствующим способом заверена.
Копия трудового договора заверенная работодателем
Для заверки копии договора, нужно иметь при себе сам трудовой договор или его дубликат. Чтобы он имел силу, на нем должна стоять печать организации, в которой осуществляется деятельность на текущий момент.
- Любые внесения в оригинал документа означают, что требуется получение другой копии, которая будет соответствовать всем сведениям, предоставленным в изначальном договоре.
- Копия, нотариально заверенная у специалиста по всем правилам, приравнивается к оригиналу документа, но может считаться непринятой в ряде случаев. Если речь идет о предоставлении дубликата спустя месяц после её непосредственного заверения. В таком случае может потребоваться новая копия или же сам оригинал трудового договора. Если специалист, заверивший дубликат документа, не имеет на это прав, она тоже будет недействительной.
В каких случаях нужна копия трудовой книжки
Очень часто в жизни могут возникнуть ситуации, когда в той или иной государственной инстанции или в каком-то учреждении для оформления документов может потребоваться ксерокопия трудовой книги, так ее могут запросить в следующих ситуациях:
- Повышение квалификации (разряда, категории, звания).
- Переход из одного структурного подразделения предприятия в другое.
- Пребывание женщин в декретном и отпуске по уходу за ребенком.
Как видно из данного перечня, случаев запроса копии трудовой предостаточно, а если учесть, что в учреждениях часто бывают большие очереди, как, например, при оформлении загранпаспорта, лучше будет человеку знать каким образом должен быть оформлен дубликат, в этом случае это позволит значительно сэкономить время.
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя).
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством.
Предлагаем ознакомиться: Трудовой договор после испытательного срока
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Формат копии
Очень часто на практике встречаются случаи снятия ксерокопии с трудовой в виде четырех страниц документа на одном офисном листе бумаги стандартного формата, объясняется выполнение ксерокопирование таким образом элементарно- экономией бумаги. Но такой вариант многими организациями не принимается и возвращается с требованием предъявления ксерокопии подобно оригиналу, то есть одного разворота на одном листе офисной бумаги.
Нельзя не упомянуть и о желательном оформлении копии схоже оформлению книги, так как оно более удобно для прочтения и восприятия информации, изложенной на этом носителе информации, в отличие от альбомного. Если учесть, что данный бумажный носитель в дальнейшем будет подшит к делу, то оформлении копии подобно книге избавит от необходимости переворачивания документа, что не всегда бывает удобно.
Какие ошибки можно допустить при заверении копии?
При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.
В документе не должно быть:
- дописок, сделанных карандашом или ручкой;
- размытого текста;
- нечетких подписей и штампа;
- печатей неверного образца.
Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.
Отметка о копийности
Как уже упоминалось выше дубликат трудовой книги это непросто скопированная бумага, он в обязательном порядке подлежит соответствующим образом заверению, то есть на каждом листочке обязательно проставление пометки, свидетельствующей о том, что это копия.
Однако, вот в этом пункте и есть двоякость, так как единственный ГОСТ, в котором прописываются правила заверения документа, гласит о том, что достаточно на каждой страничке поставить пометку «Верно», но во многих инстанциях требуют дубликата, на котором сделана надпись «Копия верна».
С одной стороны, это можно признать за противоречие между практикой и нормативными требованиями, но с другой, если учесть, что этот ГОСТ относится ко всем видам документов, а не только к ксерокопиям трудовых книг это вполне объяснимо.
К тому этот нормативный документ носит необязательный, а рекомендательный характер, то намного проще еще на этапе заверения отксерокопированных листов упомянуть о желаемой отметке это избавит и секретаря от повторной работы и человека, обратившегося за дубликатом, от лишних временных потерь.
Подпись заверяющего лица
На дубликате трудовой книги кроме отметки о том, что данный документ является копией, должна присутствовать и подпись сотрудника организации, который уполномочен заверять такого рода бумаги. При наличии в организации отдела кадров, это – подпись заведующего этого подразделения, если же по тем или иным причинам такого в организации нет, то ксерокопия трудовой должна быть заверена подписью руководителя организации.
Заверяющий копию должен расписаться ниже метки о том, что это дубликат, рядом с подписью обязательно указание на должности данного лица и расшифровка росписи, без наличия этих элементов ксерокопия будет недействительной.
Общая информация
Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.
Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.
Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.
Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.
Как правильно сделать копию трудовой книжки для банка? Получить копию вашей трудовой книжки не составит труда, если вы будете прислушиваться к некоторым нашим советам, а также усвоите ряд правил, которые помогут вам быстрее осуществить задуманное.
Конечно, вопрос о получении ксерокопии зависит от того, где именно находится трудовая. Как правило, местонахождение трудовой можно определить в зависимости, осуществляете ли вы где то трудовую функцию, или же нет.
Так, если вы официально трудоустроены, то трудовая книжка вместе с некоторыми другими документами будет хранится в организации работодателя или же в отделе кадров.
Если вы не работаете, то соответственно, трудовая книжка находится у вас на руках. Таким образом, в зависимости от положения документа, меняются и способы снятия ксерокопии.
О заверение трудовой книжки для других оснований можно прочесть тут.
Дата
На ксерокопии трудовой, как и в любом другом документе должна быть указана дата оформления этого дубликата, этот момент очень важен, так как он является показателем достоверности данных, которые отражены на этих листах бумаги. Так, например, если работник запрашивает копию для предоставления в кредитную организацию, то сведения о трудоустройстве играют ключевую роль при принятии банком положительного или отрицательного решения для выдачи займа, обратившемуся клиенту.
Основная масса банков нашей страны устанавливает срок годности этой копии в один календарный месяц. Форма же проставления даты выдачи копии может быть любой: как цифрами, так и прописаны словами, нередко можно встретить и оформление в виде сочетания цифрового и словарного обозначения даты заверения ксерокопии трудовой.
Срок действия копии трудовой книжки
Работник имеет право предоставить ксерокопию трудовой в течение месяца, с того дня когда она была заверена, если же в течение этих тридцати дней в основной трудовой документ человека были внесены новые записи и поправки, то в этом случае ранее полученная копия становится недействительной, так как не содержит всех данных, которые имеются в подлиннике.
Но учреждения, в которые предъявляются эти копии, могут и сократить этот срок, так часто в требованиях банков можно встретить цифру в 14 дней. Это не является нарушением, а вполне правомочное явление.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Для заверки ксерокопии основного трудового документа нужно сделать ксерокопию всех страничек трудовой книги. Ксерокопия должна быть качественной, не следует менять масштабность на аппарате, после того как все листы документа, на которых имеются записи, будут отксерокопированы. Их нужно заверить. На последней отксеренной странице должны быть указаны следующие сведения:
- Номер исходящей записи.
- Прописано, то что работник по сегодняшний день является таковым.
- Точная дата оформления копии.
- ФИО, заверившего эту копию, с указанием занимаемой им должности.
- Штамп организации.
Кроме этого, внизу каждой странички копии должно быть указано, что это копия, кем и когда она выдана, и обязательно наличие печати. Печать проставляется не на пустом чистом месте листа, а если учесть размер трудовой и размер офисной бумаги, то пустого пространства там будет достаточно. Штамп же должен быть поставлен именно на трудовой.
Способы заверения
В делопроизводственной практике можно встретить два способа заверения копий основных трудовых документов граждан:
- постранично.
- подшивая.
Разница между этими способами заключается в том, что в первом случае вся информация о факте заверки проставляется на каждой страничке копии, во втором же сведения о дубликатности и заверке записываются только на последний лист, то есть на подшитый дополнительный листок.
Второй способ является менее гарантирующим подлинность, так как при желании листы копии трудовой могут быть с легкостью заменены, поэтому большую популярность получала постраничный способ заверки.
Дополнительные надписи
Во многих организациях, для предъявления в которые и заверяется ксерокопия трудовой, выносится такое требование, как обязательное присутствие после последней записи в трудовой упоминания о том, что работник до нынешнего дня трудоустроен в этом предприятии. Но вследствие того, что такого требования нет в правилах оформления трудовых книг в большинстве случаев таких записи кадровиками не выполняются.
В результате этой двоякости заверенные копии с первого раза не принимаются и работник бывает вынужден переделывать ксерокопию согласно выдвинутым требованиям. Нужно отметить, что в таких случаях уже кадровики вносят такие изменения, но тем самым нарушают основной свод правил, которым руководствуются. Ведь, если рассуждать логически, то отсутствие записи об увольнении является прямым доказательством, того что работник и по сей день трудится в данной организации.
Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?
Если трудовая книжка у вас на руках – это значит, что вы нигде не работаете и тем более, не имеете возможности обратиться в отдел кадров за получением ксерокопии.
Но не отчаивайтесь, выход всегда есть и в первую очередь он заключается в оформлении ксерокопии у нотариуса.
Так как трудовая книжка у вас уже на руках – смело идите в нотариальную контору, не забыв прихватить с собой паспорт. В нотариальной конторе вам предложат на специальном бланке составить заявление о том, чтобы заверить ксерокопию. Ознакомившись с заявлением, нотариус решает отказывать вам в просьбе или же наоборот, согласиться.
Если решение принято в вашу пользу – предоставьте нотариусу трудовую. Он сам снимет с нее ксерокопии и поставит печать. Также в ксерокопии он утвердит, что копии верны и поставит подпись и дату.
Помните о том, что ксерокопии трудовой, сделанные у нотариуса действительны такое же время, как и копии, сделанные в отделе кадров.
Таким образом, вы познакомились с двумя законными способами получения заверенных ксерокопий. Предоставляя их в банк не у кого не будет сомнений в том, что вы действительно законопослушный гражданин. Главное – не забывайте о сроках действия ксерокопии.
Предлагаем ознакомиться: Законы детского сада и права родителей
Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.
Если вы хотите оставить более официальную запись, то вам подойдет такой вариант: «Осуществляет трудовую деятельность в такой — то должности по настоящее время».
Если же вы хотите оставить более короткое обоснование, то пишите: «Работает по настоящее время».
Если же работник переведен, то оставьте информацию с какой должности на какую, основываясь на информации в приказе или же в трудовой книге.
Если трудовая книга находится у вас на руках, вам не подойдет такой способ, как заверение трудовой в организации, вам необходимо обратиться к нотариусу.
С помощью нотариуса
Для обращения к нотариусу вам не нужно заполнять никаких заявлений. Вы самостоятельно снимаете копии с трудовой и относите их в нотариальную контору.
Там нотариус знакомится с вашими документами, а именно паспортом и оригиналом трудовой, а затем проставляет печати и свои подписи на каждой странице копии трудовой.
На последней странице им оставляется запись о том, что копия верна, а также ставятся инициалы и контакты нотариальной палаты.
Вы, ознакомившись с записью, оставляете на последней странице дату и подпись.
Штампы
На предприятиях с большим числом работников для ускорения процесса заверки дубликатов трудовых используются штампы, то есть своеобразная печать , в которой уже присутствуют все пометки, необходимые для того, чтобы снятая ксерокопия трудовой считалась действительной, а вручную же работнику при их использовании нужно поставить только лишь свою подпись.
В нынешнее время признаются действительными как ксерокопии, заверенные вручную, так и проштампованные. Поэтому увидев штамп, на ксерокопии трудовой не стоит опасаться.
Заверенная копия трудовой довольно востребованный документ, если учесть, как часто люди в нынешнее время обращаются за кредитами или оформляют загранпаспорта.
Во всех этих и во многих других случаях обязательно среди других документов должен присутствовать и этот, поэтому не стоит относиться к нему как к обычной отксерокопированной бумаге, а желательно знать каким образом он должен быть оформлен. Это позволит избежать лишних затрат времени на решение бюрократических задач.
Обязан ли работодатель выдать копию трудового договора работнику на руки
Вообще работодатель изначально должен оформлять трудовой договор в двух экземплярах (ст.67 ТК). Если же Вы потеряли свой экземпляр, то по Вашему письменному заявлению работодатель обязан предоставить Вам безвозмездно его заверенную копию (ст.62 ТК). ПАри отказе обращайтесь в трудовую инспекцию.
Работодатель обязан по Вашему письменному заявлению выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанные с работой. В том числе, и копию трудового договора. Ему на это дано 3 рабочих дня. После чего его действия могут быть обжалованы. Но Вы должны будете подтвердить, что действительно обращались к нему с подобной просьбой. То есть Ваше заявление должно быть зарегистрировано. Илм отправлено заказным письмом.
