Командировка в выходной день – как оформить и компенсировать

Законодательная база

Трудовое законодательство полностью регулирует процесс прохождения командировок сотрудниками: возмещение и расчет командировочных, оформления удостоверения при командировке, регулирует правила расчета, а также содержит информацию об отдельной категории сотрудников, которым запрещены командировки или ограничены согласно законодательной базе.
Но согласно постановлению Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 года были отменены командировочные удостоверения и это намного упростило работу бухгалтерии (уменьшилось количество отчетов по командировочным работников, что обязаны были после окончания командировки заполнить соответствующий отчет).

Постановление № 771 от 29 июля 2015 года Правительства страны отменило правила ведения учета журнала работников, что отправились или вернулись из командировки. Теперь одним из важных документов, что подтверждает направление сотрудника в командировку является приказ о направлении в командировку. Но несмотря на это, нет утвержденного формата приказа о направлении рабочего в командировку, составляется в свободном виде.

Если по каким-то причинам работник не может выполнить задание за отведенные период командировочных дней, то бухгалтерским отделом составляется новых документ – приказ об изменении сроков командировки.

Самый важный реквизит командировочного приказа – цель командировки, ее нужно обязательно детализировать, так как обозначает деловой характер документа. Этот пункт нежелательно оставлять пустым, во избежания недоразумений с аудиторской службой.

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных? Посмотреть ответ

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

• расстояния до места выполнения служебного поручения;
• реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
• объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ? Посмотреть ответ

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

1. Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
2. Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете средний заработок, сохраняемый за работником на время однодневной служебной командировки? Работник направлен в однодневную служебную командировку в марте 2021 г. Должностной оклад работника составляет 60 000 руб. В организации установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде работник находился в основном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 июля 2019 г.), в связи с чем сумма начисленной заработной платы за фактически отработанное в июле 2021 г. время составила 7 826,09 руб. Иные периоды, исключаемые из расчетного, а также начисленные за эти периоды выплаты в пользу работника отсутствуют. Сумма среднего заработка перечисляется на банковский счет работника. Командировка связана с производственной деятельностью организации и не направлена на приобретение активов. Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления. Посмотреть ответ

После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ).

Командировочные в выходные дни, их расчет

По правилах трудового урегулирования рабочих отношений в праздничные и выходные дни, если работник в это время отправлен в рабочую поездку, то ему начисляется соответствующая компенсация.

Ее можно провести двумя способами:

1. Любой другой день, что должен быть рабочим, можно сделать выходным, соответственно после окончания срока командировки.
2. Финансовая компенсация (командировочные дни в праздники и выходные, включая время проведенное в пути, должны быть оплачены по повышенной ставке и это регулируется правилами и нормами ТК).

Для проведения соответствующей оплаты бухгалтера выходного дня, проведенного в командировке, потребуются документы, фиксирующие нахождения сотрудника в командировке.

Для учета зарплаты сотрудникам один из основных документов по начислению заработной платы и командировочных является – табель учета рабочего времени.

Для табеля рабочего времени существует специальная унифицированная таблица кодов (для обозначения каждого рабочего дня) или же в небольших организациях (где отсутствует электронный документооборот) можно самостоятельно разработать кодовую систему и это разрешено законодательством.

Бухгалтерия в выходные и праздничные дни, проведенные сотрудником в рабочем отъезде, может компенсировать эти дни по двойному тарифу обычного рабочего дня (согласно норм ст. 153 ТК РФ). Поскольку существуют ситуации, когда сотрудник командируются для выполнения своих рабочих обязанностей непосредственно в праздничные и выходные дни, тогда соответственно и оплата будут начисляться только по двойному тарифу среднего оклада за день.

В размере среднего заработка, как и остальные дни командировки

Порядок действий:

1. Создать документ Индивидуальный график
   , в котором указать выходные как рабочие. Чтобы общее количество рабочих дней совпадало в
   Производственным календарем
   , необходимо изменить такое же количество рабочих дней на выходные
2. Создать документ Командировка
   , указав фактические дни нахождения с учетом выходных. Документ рассчитает оплату по среднему за все дни, включая и выходные

Следует учесть, что:

• Необходимо в индивидуальном графике сотрудника на месяц соблюдать количество рабочих дней, установленных законодательством
• Необходимо порядок оплаты выходных в командировке отразить в учетной политике и оплачивать выходные в сходных ситуациях всем работникам одинаково, во избежание юридических споров

Инструкция

Для оформления командировки нужно следовать следующим этапам:

1. Указание цели служебной поездки (при этом выписывать командировочное удостоверение нет необходимости).
2. Указание всех необходимых реквизитов в приказе на командировку.
3. Создание приказа о командировке (кто издает приказ можно уточнить у главного бухгалтера или генерального директора).
4. Заполнения учетного журнала по командировкам.
5. Выбор формы отчета о проделанной работе сотрудником за весь период командировки.

В каждой организации существуют соответственно свои внутренние правила документооборота, и несмотря на то, что работник может не предоставлять никаких отчетов о выполненной работы (согласно новым изменениям в трудовом законодательстве), но все же во многих организациях (особенно частных), руководство все же требует предоставлять данный вид отчетности работником.

Как возместить потерянный выходной день проведенный в рабочем отъезде

Согласно Постановлению РФ № 749 от 13 октября 2008 года сотруднику, что находится в командировке сохраняется средний заработок, но при этом праздничные и выходные дни не оплачиваются по данной схеме.

В праздничные и выходные дни сотруднику, что находился в командировке, оплата возможна, только если он работал в эти дни или находился в пути до места назначения.

Согласно Трудового Кодекса, если сотрудник работает в свой выходной день, то предусмотрена оплата в двойном размере (за рабочее время свыше нормы рабочего времени) или за этот день можно взять отгул (тогда соответственно компенсация будет в одинарном размере).

Для документальной фиксации работы сотрудника в выходной или праздничный день в обязательном порядке создается соответствующий приказ.

Во избежание непонятных ситуаций со днями (к примеру, в последний день отпуска) и рабочими часами, проведенными в пути в течение командировки во многих организациях, создаются специальные локальные акты, регулирующие соответствующие нормы и расчеты.

Если сотрудник задержался в командировке на выходные

(Письмо Минфина РФ от 10.06.2010 г. № 03-04-06/6-111)

Ст. 166 ТК РФ

установлено, что
служебной командировкой
признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки

, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749,
срок командировки
определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда

в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а
днем приезда
из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства
в место постоянной работы
.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ

в случае направления в служебную командировку работодатель обязан
возмещать работнику расходы по проезду
.

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд

до места командировки и обратно к месту работы, оплачиваемые работодателем,
не облагаются НДФЛ
(
п. 2 ст. 217 НК РФ
).

По мнению чиновников, в том случае, если работник убывает

в командировку
ранее даты
, указанной в приказе о командировании (
возвращается
из командировки
позднее
установленной даты), оплата его проезда
в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов
, связанных со служебной командировкой.

Минфин РФ в комментируемом письме рассмотрел 2 ситуации

:

1) когда работник совмещает командировку и отпуск

;

2) когда работник совмещает командировку и выходные дни

.

Если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования

), имеет место получение работником
экономической выгоды
, предусмотренной
ст. 41 НК РФ
, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

При получении налогоплательщиком дохода

от организаций и индивидуальных предпринимателей
в натуральной форме
в виде товаров (работ, услуг), иного имущества, налоговая база по НДФЛ определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг) иного имущества, исчисленная исходя из их рыночных цен (
ст. 211 НК РФ
).

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с п.п. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ

признается его
доходом, полученным в натуральной форме
.

Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ

.

До настоящего времени Минфин указывал, что в случае возвращения работника из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, за счет использования выходных дней

,
оплата его проезда
от места нахождения в эти дни до места работы
не может рассматриваться как компенсация
расходов, связанных со служебной командировкой (письмо от 22.09.2009 г. № 03-04-06-01/244).

Однако сейчас финансовое ведомство, проанализировав ст. 106 и ст. 107 ТК РФ

, сообщило, что ввиду того, что выходные дни и нерабочие праздничные дни – это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы
не приводит к возникновению у него экономической выгоды
.

Таким образом, если сотрудник вернулся из командировки, предположим, не в пятницу, а в понедельник (выходные дни провел в месте командировки), то стоимость обратного билета не будет облагаться НДФЛ

.

Средний заработок при дальнейших поездках

Работнику, что отправлен в командировку согласно правилам Трудового Кодекса предоставляются следующие гарантии:

• рабочее место;
• средняя заработная плата;
• возмещения всех расходов на протяжении командировки (оплата проезда, питания, проживания и т. д.).

Расчет средней заработной платы согласно правовых норм по оплате труда включает все виды выплат от работодателя со всех источников.

Одним из спорных вопросов, что возникает у бухгалтеров “Как быть в ситуации, если сотрудник повторно отправляется в командировку?”. Официального правила в законодательстве нет, как оплатить выходные дни между командировками, если они будут рабочими.

Поэтому некоторые специалисты (руководствуясь дополнительно внутренними нормативными актами) рассчитывают оплату в эти дни по среднему тарифу, а некоторые рассчитывают, как двойная оплата в выходной день (именно этой точки зрения также придерживаются работники Минздравсоцразвития).

Командировки сотрудника в рабочие дни

Если работник отправлен в командировку только в рабочие дни, то соответственно командировочные ему начисляются и выплачиваются с расчета среднедневного дохода за день. Среднедневной доход вычисляется путем деления фактического заработанного дохода (заработной платы) на количество отработанного времени (количество фактически отработанных дней) за определенный период времени (как правило за два месяца).

В учет среднемесячных выплат включают следующие виды компенсаций:

• различные виды премий госслужащим;
• премии по поводу памятных дат и юбилеев;
• компенсации за неистраченный отпуск;
• выходные пособия;
• другие виды материальной помощи.

Все рабочие дни, что сотрудник находился в отъезде по работе, отображаются в табеле учета рабочего времени. При этом день выбытия и прибытия в откомандирование считаются рабочими и оплачиваются по общей схеме. Также нужно учитывать, что даты выбытия и прибытия, зафиксированные в билетах, должны совпадать с датами в приказе о направлении сотрудника в командировку. Поскольку сам приказ – это важный документ внутреннего документооборота организации, а билеты служат только основанием для учета рабочего времени в табеле сотрудника.

Для непредвиденных ситуаций (к примеру, сотрудник заболел в командировке, непредвиденная задержка во время командировки, направление в командировку по совместительству, направления в командировку во время нетрудоспособности сотрудником, сотрудник отправился в командировку на личном автомобиле или на транспортном средстве, что находится во владении компании и т. д.) трудовым законодательством предусмотрено применения дополнительных схем и расчетов материальных компенсаций сотрудникам, а также регулируются правилами внутреннего трудового распорядка организации и соответственно требуются дополнительные подтверждающие документы (путевые листы, чеки, фиксирующие расходы топлива и т.д.), и составления дополнительных служебных записок на компенсацию затраченных средств во время пребывания в командировке.

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

• суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.
  После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

  В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

• оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.

Как оплачивается командировка новому работнику?

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

1. Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
   Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

   Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.

2. Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
   Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

   В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

3. Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.