Как правильно рассчитать отпускные за неполный год в 2021 году

Тема отпускных волнует каждого работодателя. Обо всех нюансах этой непростой темы читайте в нашем сегодняшнем материале от Элеоноры Дзгоевой, главного бухгалтера крупной торговой организации и автора блога в Инстаграм, где доступно для непрофессионалов рассказывается о начислении выплатах пособий, о налогообложении, налоговых вычетах и многом другом.

За свою многолетнюю практику в должности бухгалтера по заработной плате, а позже и главного бухгалтера, я убедилась в том, что мало кто из работников понимает, каким образом им рассчитываются отпускные. У них возникают вопросы, которые они нередко задают с негативной интонацией. А недовольство связано прежде всего с тем, что отпускные получаются меньше, чем привычная заработная плата. И первая мысль, приходящая в голову: «Меня обсчитали».

Сегодня чаще всего расчет зарплаты и отпускных ведется в специальных программах, предназначенных для этого. Все автоматизировано, алгоритм расчета привязан к действующему законодательству. Но, несмотря на это, надо знать правила расчета. Не лишним бывает перепроверить, корректен ли расчет. Машина тоже может ошибаться, особенно, если ранее, при вводе в нее каких-то данных, ошибся человек.

Средний дневной заработок в 2021 году

Общий порядок расчета среднего заработка регулирует статья 139 Трудового кодекса.

Более подробные правила, которыми надо руководствоваться при расчете отпускных, утверждены постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922.

Для отпускных средний дневной заработок рассчитывают за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

За каждый полностью отработанный месяц учитывают 29,3 дня. Это среднемесячное количество дней ((365 дней — 14 праздничных дней в году) / 12 мес.).

В таком же порядке рассчитывают и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Воспользуйтесь онлайн калькулятором для расчета отпускных

Определение рабочего года

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, — промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу.

Порядок его определения следующий:

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время. Сдвиг рабочего года не влечет за собой изменение продолжительности трудового отпуска, положенного работнику согласно условиям трудового договора.

Более подробно примеры расчёта рабочего года, а также практические ситуации когда рабочий год сдвигается, читайте в статье:

Сдвигаем рабочий год при предоставлении отпуска

Как рассчитать среднедневной заработок

Для расчета среднего дневного заработка, нужно:

Во-первых, определить расчетный период.

Во-вторых, сумму выплат, которую получил работник в расчетном периоде.

Расчетный период для отпускных равен 12 месяцам, которые предшествуют месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск.

В расчет нужно брать календарный месяц:

Январь: 1-го по 30-е числа месяца включительно.

Февраль: с 1-го по 28-е число месяца включительно.

Март: с 1-го по 31-е число месяца включительно.

… и так далее.
ПРИМЕР 1. КАК ОПРЕДЕЛИТЬ РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД
Работник организации уходит в отпуск с 10 июля 2021 года.В расчетный период включаем:— Июль-декабрь 2021 года— Январь-июнь 2019 года

СДЗ для больничных

Шаг 1: определите расчётный период

Расчётный период — два календарных года до больничного сотрудника.

Николай заболел 17 июня 2021 года. Расчётный период — с 1 января 2019 года до 31 декабря 2021 года.

Если в расчётном периоде сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам, один или оба года можно заменить на другие — до отпуска. Но только в том случае, если замена увеличит сумму пособия. Для этого работник пишет заявление о замене одного или двух лет расчётного периода на годы перед отпуском.

Шаг 2: посчитайте заработок сотрудника за расчётный период

Учитывайте все выплаты сотруднику, с которых перечисляли взносы на нетрудоспособность: например, зарплату, премии, отпускные.

Не учитывайте больничные, материальную помощь до 4 000 рублей, суточные до 700 рублей и другие выплаты из статьи 422 Налогового кодекса.

Если сотрудник работает у вас меньше двух календарных лет, посмотрите его доходы в справке о зарплате из предыдущей компании.

Доходы нужно учитывать в пределах лимитов. Максимальный размер доходов в год ограничен суммой, с которой рассчитываются взносы. Минимальный — МРОТом, умноженным на количество месяцев в расчетном периоде. Если доходы за год не вписываются в эти рамки, берите минимальный или максимальный размер.

Максимальный размер доходов:

• за 2021 год — 718 тысяч рублей
• за 2021 год — 755 тысяч рублей
• за 2021 год — 815 тысяч рублей
• за 2021 год — 865 тысяч рублей
• за 2021 — 912 тысяч рублей

Минимальный размер доходов считается по формуле 24 х МРОТ:

• с 1 января 2021 года по 30 июня 2021 года — 148 896 рублей
• с 1 июля 2021 года по 30 июня 2021 года — 180 тысяч рублей
• с 1 июля 2021 года по 31 декабря 2021 года— 187 200 рублей
• с 1 января 2021 года до 30 апреля 2021 года — 227 736 рублей
• с 1 мая 2021 года до 31 декабря 2021 года — 267 912 рублей
• с 1 января 2021 года — 270 720 рублей
• c 1 января 2021 года — 291 120 рублей

Если доходы за год не вписываются в эти рамки, берите минимальный или максимальный размер.

Шаг 3: посчитайте средний дневной заработок

Средний дневной заработок = Выплаты за расчётный период/ 730

Расчет отпускных в 2021 году

После того, как определили расчетный период, нужно подсчитать сумму выплат за этот время.

В расчет включают все выплаты за отработанные дни, в том числе премии, доплаты, надбавки, поощрения и т.д.

Выплаты, которые учитываются, перечислены в постановлении Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

К ним относят, в частности, заработная плату в денежной и неденежной форме, надбавки и доплаты (за классность, квалификационный разряд, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.), компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда.

Не включаются в расчет среднего заработка: материальная помощь, дивиденды, кредиты и другие выплаты, которые не имеют отношения к оплате труда.
ПРИМЕР 2. РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА С УЧЕТОМ ВСЕХ ВЫПЛАТ
Работник уходит в отпуск с 5 июля 2021 года.Расчетный период – это 12 месяцев, предшествующих отпуску.Берем в расчет периоды:— Июль-декабрь 2021 года и— Январь-июнь 2021 года.Ежемесячный оклад работника составляет 20 000 рублей.Кроме оклада работник получает премии за выполнение и перевыполнение плана продаж согласно Положению о премировании.В марте работник перевыполнил план продаж и получил премию в размере – 8 000 рублей.В апреле работник снова перевыполнил план продаж, но на этот раз в меньшем объеме и получил премию в размере 5 000 рублей.В мае работник план не выполнил, но получил материальную помощь в размере 4 000 рублей в связи с рождением ребенка.Рассчитаем средник заработок работника:1) Считаем заработную плату за 12 месяцев:12 мес. × 20 000 руб. = 240 000 руб.2) Включаем в расчет две премии, выплаченные в марте и апреле 2019 года.240 000 руб. + 8 000 руб. + 5 000 руб. = 253 000 руб.3) Материальную помощью в расчет не включаем.

Формула расчета среднего заработка

Средний дневной заработок работника для оплаты отпускных определяют по формуле:

Формула расчета отпускных

Сумму отпускных рассчитывают так:

ПРИМЕР 3. РАСЧЕТ ОТПУСКНЫХ НА 2021 ГОД
Работник уходит в отпуск с 7 августа 2021 года на 14 календарных дней.Ежемесячный оклад работника составляет: 20 000 руб. В апреле сотрудник получил премию в размере 5 000 руб.Расчетный период – 12 месяцев, предшествующих отпуску: август-декабрь 2021 года и январь-июль 2021 года.Средний дневной заработок равен:(20 000 руб. × 12 мес.+ 5000 руб.) : 12 мес. : 29,3 календарных дня = 696,81 руб.Сумма отпускных составит:696,81 руб. × 14 дней отпуска = 7 755,34 руб.

СДЗ для отпуска

Шаг 1: определите расчётный период

Если сотрудник работает у вас больше года, расчётный период — 12 календарных месяцев перед отпуском.

Отпуск у Даши начинается 14 августа 2021 года, значит, расчётный период — с 1 августа 2021 года до 31 июля 2021 года.

Если сотрудник работает у вас меньше года — с даты приёма на работу до последнего дня месяца перед отпуском.

Андрей пришёл в компанию 1 февраля, а с 3 сентября уходит в отпуск. Расчётный период — с 1 февраля до 31 августа.

Если сотрудница берёт отпуск сразу после декрета — 12 календарных месяцев до начала декрета.

Маша была в декрете и отпуске по уходу за ребёнком с 11 мая 2021 года по 25 июля 2021 года. А с 26 июля она взяла обычный отпуск. Расчётный период — с 1 мая 2021 года по 30 апреля 2018 года.

Шаг 2: посчитайте заработок за расчётный период

Учитывайте зарплату со всеми надбавками и коэффициентами, а премии — по правилам из пункта 15 Постановления Правительства.

Не учитывайте отпускные, командировочные, больничные и другие выплаты, которые считаются по среднему заработку, материальную помощь, компенсацию расходов на питание.

Шаг 3: посчитайте количество отработанных дней за расчётный период

Для этого определите, сколько отработанных дней в каждом месяце периода:

• Если сотрудник полностью отработал месяц, количество дней — 29,3.
• Если в некоторые дни месяца сотрудник не работал. Количество дней = Количество отработанных дней / Количество календарных дней в месяце х 29,3.

Отработанными считаются будни, выходные и праздники, когда сотрудник не в отпуске, командировке и не на больничном. Для расчета берем календарные дни, а не фактически отработанные. Например, у сотрудника с графиком 5/2 — для расчета в неделю берем 7 календарных, а не 5 фактически отработанных дней

Сложите отработанные дни в каждом месяце, и получится количество отработанных дней за расчётный период.

Шаг 4: посчитайте средний дневной заработок по формуле

СДЗ = Заработок за расчётный период / Отработанные дни за расчётный период

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев

Расчет отпускных, если в компании установлен неполный рабочий день

Сейчас на предприятиях распространена практика сокращенного рабочего дня для многих категорий работников. Вместо 8-ми часового рабочего дня может быть установлен 6-ти, 7-ми, 4-ех и т.д. часовой рабочий дней.

Для сотрудников, которые работают с сокращенным рабочим днем, отпускные рассчитывают также, как для всех работников.

Нужно взять сумму выплат за 12 месяцев, предшествующих отпуску, добавить все надбавки, премия и вознаграждения, общую сумму разделить на 12 и разделить на 29,3 руб.

Оформление отпуска

Для предоставления отпуска работник пишет заявление на имя директора или лица, его заменяющего. Заявление может визироваться руководителем сотрудника.

Образец заявления об отпуске можете изучить здесь >>>
Обычно отпуска оформляют приказом руководителя. Форму приказа вы можете найти в разделе «Документы» по этой ссылке.

Как рассчитывать отпускные, если сотрудник болел, учился или был в отпуске за свой счет

На практике редко приходится сталкиваться с ситуациями из учебника, когда для расчета отпускных нужно знать только оклад.

Для отпускных расчетным периодом являются 12 месяцев, предшествующих отпуску. В это время сотрудник мог взять больничный, уйти в учебный отпуск, взять несколько дней за свой счет.

В этих случаях из расчетного периода нужно вычесть время, пока сотрудника не было на работе. А из общей суммы выплат нужно вычесть выплаты за время отсутствия.

В постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» вы можете посмотреть перечень выплат, которые исключаются. Это периоды, когда сотрудник:

• был в ежегодном основном, дополнительном или учебном отпуске;
• получал пособие по больничному;
• получал пособие по беременности и родам;
• был в отпуске за свой счет;
• получил дополнительные оплачиваемые выходные или дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• не работал из-за простоя по вине работодателя;
• получил отгулы и т. п.

Как посчитать отпускные, если заработная плата изменилась

Если в вашей организации в пределах расчетного периода, после расчетного периода, но до отпуска сотрудника или во время отпуска изменилась заработная плата, сумму отпускных придется пересчитать.

Такое правило установлено п. 16 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Формула расчета коэффициента корректировки отпускных при повышении заработной платы

ПРИМЕР 5. РАСЧЕТ КОЭФФИЦИЕНТА ПОВЫШЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
Оклад сотрудника в сентябре и октябре 2021 года составлял 20 000 руб. С ноября 2021 года заработная плата сотрудника была повышена до 24 000 руб. – на 4 000 руб.Коэффициент повышения заработной платы равен:24 000 руб. : 20 000 руб. = 1,2.

Если заработную плату повысили в пределах расчетного периода, то оклад работника, который был у него до повышения, нужно умножить на коэффициент повышения.
ПРИМЕР 6. РАСЧЕТ ОТПУСКНЫХ С КОЭФФИЦИЕНТОМ ПОВЫШЕНИЯ
С 21 августа 2021 года сотрудник уходит в отпуск на 28 календарных дней.Оклад сотрудника составлял до 1 февраля 20 000 рублей. С 1 февраля – 22 000 рублей.Рассчитаем отпускные для сотрудника:1) Вычисляем коэффициент повышения:22 000 руб. : 20 000 руб. = 1,1.2) Определяем месяцы, которые войдут в расчетный период:— август-декабрь 2021 года;— январь-июль 2021 года.3) Считаем сумму выплат, которую мы должны учесть при оплате отпуска:— учитываем сумму заработной платы до её повышения за 6 месяцев (август 2021 г. – февраль 2021 г.) с коэффициентом 1,1 и сумму заработной платы после повышения без коэффициента (февраль – июль 2017 г.)(20 000 руб. × 6 мес. × 1,1) + (22 000 руб. × 6 мес.) = 264 000 руб.4) Рассчитываем средний дневной заработок:264 000 руб. : 29,3 календ. дн. : 12 мес. = 750, 85 руб.5) Считаем сумму отпускных:750, 85 руб. × 28 дней отпуска = 21 023,8 руб.

Скорректировать средний заработок нужно и в том случае, если повышение заработной платы произошло уже за пределами расчетного периода, но до момента, когда сотрудник ушел в отпуск.
ПРИМЕР 7. КОРРЕКТИРОВКА ОТПУСКНЫХ, ЕСЛИ ЗАРАБОТНУЮ ПЛАТУ ПОВЫСИЛИ ПОСЛЕ РАСЧЕТНОГО ПЕРИОДА, НО ДО НАЧАЛА ОТПУСКА
Сотрудник уходит в отпуск с 21 августа 2021 года на 14 календарных дней. До 1 августа его оклад составлял 18 000 руб.С 1 августа в организации повысили оклады, и заработная плата сотрудника составила: 21 600 руб.Рассчитаем отпускные:1) Вычислим коэффициент повышения:21 600 руб. : 18 000 руб. = 1,2.2) Определяем расчетный период.В него войдут: август-декабрь 2021 года и январь-июль 2021 года.Работник в расчетный период не болел, отпуск за свой счет не брал – проработал полный период.3) Средний заработок для расчета отпускных составит:(18 000 руб. × 12 мес.) : 12 мес. : 29,3 календ. дн. = 614, 33 руб.4) Рассчитываем сумму отпускных на 14 календарных дней:614, 33 руб. × 14 календ. дн = 8 600 руб.5) Скорректируем сумму отпускных с учетом коэффициента. Заработная плата была увеличена после расчетного периода, но до начала отпуска. 8 600 руб. × 1,2 = 20 320 руб.

Если заработная плата повышается в период отпуска, что на практике встречается очень редко, скорректировать нужно только ту часть среднего заработка, которая приходится на период с момента повышения зарплаты и до окончания отпуска.
ПРИМЕР 8. КОРРЕКТИРОВКА ОТПУСКНЫХ, ЕСЛИ ЗАРАБОТНУЮ ПЛАТУ ПОВЫСИЛИ ВО ВРЕМЯ ОТПУСКА
Сотрудник уходит в отпуск с 27 марта 2021 года на 14 календарных дней – до 9 апреля.Оклад сотрудника – 28 000 руб.В расчетный период входят: март – декабрь 2021 года и январь-февраль 2017 года.Сотрудник за последние 12 месяцев до отпуска не болел. Работал весь расчетный период.С 3 апреля в компании произошло повышение заработной платы. Заработная плата сотрудника составила – 30 000 руб.Рассчитаем отпускные сотрудника:1) Считаем средний заработок:(28 000 руб. × 12 мес.): 12 мес. : 29,3 календ.дн.= 955,63 руб.2) Считаем отпускные по общему правилу:955, 63 руб. × 14 календ. дн. = 13 378,82 руб.3) Во время отпуска заработная плата была повышена. Поэтому, рассчитаем коэффициент повышения заработной платы: 30 000 руб : 28 000 руб. = 1.07Помним, что заработная плата повышена по время отпуска. Значит, нам нужно скорректировать ту часть, которая приходится на период с 3 по 9 апреля 2021 года (7 календарных дней).4) Рассчитаем сумму отпускных за 7 календарных дней, которые приходятся на период до повышения заработной платы.Средний заработок до ухода в отпуск составлял: 955,63 руб.Сумма отпускных за 7 календарных дней (до повышения заработной платы) составила:955,63 руб. × 7 календ.дн. = 6 689,41 руб.5) Рассчитаем сумму отпускных за тот период, на который приходится повышение заработной платы – 7 календарных дней.Для этого умножить заработок на коэффициент повышения.955,63 руб. × 7 календ.дн. × 1,07 = 7 157,67 руб.6) Подсчитаем общую сумму отпускных. Для этого нужно сложить две цифры: сумма отпускных до повышения и после.6 689,41 руб.+ 7 157,67 руб.= 13 847, 08 руб.7) Определим сумму, которую нужно доплатить сотруднику.Так как отпускные сотруднику были выплачены до отпуска, нам нужно подсчитать разницу, которая получается при пересчете отпускных за 7 календарных дней после повышения заработной платы с коэффициентом. Разницу нужно выплатить сотруднику.Она составляет:13 847,08 – 13 378, 82 руб. = 468, 26 руб.

Расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени

Если предприятие работает непрерывно, для работников, как правило, устанавливают суммированный учет рабочего времени. Тогда для каждого работника учитывают количество часов отработанных за месяц, квартал, полугодие и год.

При суммированном учете рабочего времени отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитывают в соответствии со статьей 139 ТК РФ.

Для начала определяют средний часовой заработок, а затем рассчитывают средний заработок для расчета отпускных.

Формула расчета среднего часового заработка при суммированном учете рабочего времени

Формула расчета среднего заработка при суммированном учете рабочего времени

СДЗ для командировки

Шаг 1: определите расчётный период

Расчётный период — 12 месяцев до командировки.

Людмила уехала в командировку 15 июня 2021 года, расчетный период — с 1 июня 2021 года по 31 мая 2021 года.

Если сотрудник отработал меньше года, возьмите для расчета период с даты приёма до последнего дня месяца перед отпуском.

Максим пришел в компанию 15 января, 8 июля его отправили в командировку. Значит, расчетный период — с 15 января по 31 июня.

Шаг 2: посчитайте заработок за расчётный период

Учитывайте зарплату со всеми надбавками и коэффициентами, премии — по правилам из пункта 15 Постановления Правительства.

Не учитывайте больничные и пособия, отпускные, оплаты по среднему заработку и прочие начисления из пункта 5 Постановления Правительства.

Шаг 3: посчитайте количество фактически отработанных дней за расчётный период

Посмотрите количество рабочих дней по табелю учета рабочего времени. Сложите фактически отработанные дни в каждом месяце, и получится количество отработанных дней за расчётный период.

Шаг 4: посчитайте средний дневной заработок по формуле

СДЗ = Заработок за расчётный период / отработанные дни за расчётный период